Уведомления работников: как составить, вручить и хранить
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Уведомления работников: как составить, вручить и хранить». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Чаще всего уведомления составляются в силу прямого указания закона. Уведомление о работе иностранного гражданина – не направили, будет штраф. Уведомление об изменении условий трудового договора – не составили, грозит проверка трудовой инспекции. Уведомление в Роспотребнадзор «забыли» отправить – штраф.
Особенности составления
Правила составления уведомления зависят от того, кто является его получателем:
- Внешние пользователи. К примеру, это могут быть контрагенты, ЮЛ, госорганы и лица, которые не работают в компании. Для составления уведомления используется общий бланк для письма. В документе могут присутствовать таблицы. Его необходимо обязательно подписать. Желательно, чтобы на уведомлении стояла подпись. Иногда уведомление отправляется вместе с сопроводительным письмом.
- Внутренние пользователи. К примеру, это могут быть сотрудники компании. Для составления документа используется бланк, в котором присутствуют необходимые реквизиты: название компании, наименование документа.
Как правило, к документу для внешних пользователей предъявляются более строгие требования. На нем должна стоять подпись, печать. Указывается вся полнота информации: реквизиты отправителя и получателя, название фирмы, наименование документа.
Как правильно написать уведомление?
- Любой документ подпадает под определенную классификацию в делопроизводстве, а письмо-уведомление мы можем смело отнести к разряду информационных посланий.
- Информационное письмо отличается от обычного тем, что содержит какую-либо информацию исключительно официального свойства. Благодаря этому, информационные сообщения широко применяются на практике разнообразными службами и предприятиями всех форм собственности.
- Если человек или организация собирается уведомить о чем-либо адресата (о заключении или расторжении договора, подключении или отключении услуги, увольнении сотрудника и тому подобное), то достаточно написать уведомление, которое можно рассматривать как полноценный документ.
Как правильно написать уведомление работникам?
- Если вы планируете отправить сотрудника в очередной оплачиваемый отпуск (согласно ст. 122 ТК РФ), то на основании составленного графика отпусков вы должны заранее написать уведомление об этом.
- Статья 123 ТК РФ гласит, что предприятие обязано уведомить сотрудника о предстоящем отпуске за две недели до его начала (если, конечно же, данный отпуск предоставляется согласно с графиком, а не переносится по письменному заявлению самого сотрудника). Невыполнение данной законодательной нормы карается штрафом, размер которого указан в п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.
- Сам бланк уведомления о начале очередного оплачиваемого отпуска каждое предприятие разрабатываем самостоятельно, однако основные позиции в нем обязательно должны присутствовать: реквизиты предприятия; дата, номер и название данного документа; ФИО и должность сотрудника, отправляемого в отпуск; количество дней, которые человек пробудет в отпуске; даты начала и конца отдыха; подписи руководителя предприятия и сотрудника, собирающегося в отпуск.
Что такое письмо-уведомление и в каких случаях оформляется
Назначение документа — уведомление о предстоящем (произошедшем) событии, затрагивающего интересы и адресата, и отправителя. Оформление осуществляется по общепринятым нормам деловой переписки.
Письма-извещения (уведомления) составляются при возникновении изменений в компании: тарифов, договорных цен, условий отгрузки товара, банковских реквизитов. Зачастую письма используются при массовой рассылке.
В зависимости от получателя уведомления различаются на:
- Внешние — к ним относятся государственные органы, лица, не трудоустроенные в организации, контрагенты. При оформлении используется общий бланк, где могут присутствовать таблицы. На уведомлении обязательно проставляется подпись уполномоченного лица, иногда документ направляется вместе с сопроводительным письмом.
- Внутренние — получателем являются сотрудники предприятия, в бланке обозначаются название документа.
Для внешних пользователей при оформлении уведомления предъявляются более высокие требования, при внутреннем использовании количество обязательных сведений сокращается (нет необходимости обозначать наименование учреждения и исходящий номер).
В разных случаях уведомление оформляется по-разному, зависит от темы. Если юридическое значение в возникшей определенной ситуации не определяется законами, документ составляется в произвольной форме.
Если документ должен иметь юридическую силу, будет представляться в суде, как письменное доказательство, то он должен содержать:
- 1) адрес получателя (кого уведомляют);
2) адрес отправителя (кто составляет, отправляет);
3) причину, со ссылками на законы, правовые документы, договора, соглашения;
4) дату составления, подпись составителя, при необходимости количество листов в приложении.
Примечание! Вручаться такие письма могут лично, с подписью получившего в копии документа или заказными письмами по почте России. Письмо должно быть заказным, с описью, обратным уведомлением о вручении.
Судебные уведомления – информативное письмо с заседания суда (о принятии решения по заявлению, иску, жалобы). Они обязательны к отправлению получателю по ст.364 Гражданского кодекса РФ. Не выполнение требований кодекса, может служить причиной отмены вынесенного судебного решения.
Содержат приложения: копию решения суда, исковых заявлений, т.п.
Обычно отправляются почтой, факсом, телеграммой.
Если гражданин, которому необходимо вручить судебное уведомление, зарегистрирован по одному адресу, а проживает по-другому, то оно может прийти на место его работы. Суд может сам запросить, отыскать место жительства получателя.
Должно выдаваться под личную подпись, по предоставлению документа, удостоверяющего личность. Обычно почтальоны, отдают подобные письма под роспись родственников, сожителей, друзей. Подобное действие можно использовать в качестве доказательного факта о вручении.
Данный вид уведомления хранится 1 неделю, по истечению срока оно отправляется отправителю.
Почему вы должны написать письмо-уведомление за 2 недели?
Есть две основные причины, по которым вам следует написать письмо-уведомление за 2 недели. Прежде всего, это письмо — вежливый способ сообщить вашему работодателю о том, что вы намерены бросить свою текущую работу. Люди постоянно увольняются с работы и переходят на новую. Убедитесь, что ваш работодатель сможет положительно отзываться о вашем уходе во время этой процедуры. Например, внезапный уход с работы без предупреждения может поставить вашего работодателя в затруднительное положение. Это может ограничить вашу способность использовать вашего нынешнего работодателя в качестве рекомендации для будущей работы или может подвергнуть вас риску того, что потенциальный работодатель узнает о вашем непрофессиональном уходе.
Во многих случаях ваше уведомление предоставит вашему работодателю достаточно времени, чтобы рассчитаться по любым счетам от вашего имени или гарантировать получение вами окончательной финансовой информации, такой как пенсионные счета или задолженность по зарплате. Вашему работодателю также может потребоваться время, чтобы перечислить вашу предыдущую работу и найти подходящего кандидата на замену.
Вторая причина, по которой вы должны отправить уведомление за 2 недели, заключается в том, чтобы иметь письменную запись о вашем намерении уйти в отставку. Этот документ можно использовать для различных целей, включая определение причин увольнения сотрудников или ведение юридических записей.
То, как вы увольняетесь с работы, также может повлиять на ваш будущий успех на работе. Какой бы ни была причина вашего ухода, вам следует избегать производить ужасное впечатление на протяжении всего процесса отставки.
Как правильно написать уведомление?
- Любой документ подпадает под определенную классификацию в делопроизводстве, а письмо-уведомление мы можем смело отнести к разряду информационных посланий.
- Информационное письмо отличается от обычного тем, что содержит какую-либо информацию исключительно официального свойства. Благодаря этому, информационные сообщения широко применяются на практике разнообразными службами и предприятиями всех форм собственности.
- Если человек или организация собирается уведомить о чем-либо адресата (о заключении или расторжении договора, подключении или отключении услуги, увольнении сотрудника и тому подобное), то достаточно написать уведомление, которое можно рассматривать как полноценный документ.
Особенности составления
Правила составления уведомления зависят от того, кто является его получателем:
- Внешние пользователи. К примеру, это могут быть контрагенты, ЮЛ, госорганы и лица, которые не работают в компании. Для составления уведомления используется общий бланк для письма. В документе могут присутствовать таблицы. Его необходимо обязательно подписать. Желательно, чтобы на уведомлении стояла подпись. Иногда уведомление отправляется вместе с сопроводительным письмом.
- Внутренние пользователи. К примеру, это могут быть сотрудники компании. Для составления документа используется бланк, в котором присутствуют необходимые реквизиты: название компании, наименование документа.
Как правило, к документу для внешних пользователей предъявляются более строгие требования. На нем должна стоять подпись, печать. Указывается вся полнота информации: реквизиты отправителя и получателя, название фирмы, наименование документа.
Скажем, можно задуматься над другими причинами оформления изучаемой бумаги. Как правильно написать уведомление? Образец о расторжении договора, приведенный далее, хорошо показывает, каким именно образом пишется основная часть подобного документа. На практике он встречается не так часто, как вариант с задолженностью.
Правила, помогающие в данной затее, следующие:
- в самом начале указывается пункт для расторжения соглашения;
- далее пишется основание, по которому прекращается действие договора;
- обязательно пишется срок, когда событие вступает в силу;
- если это предусмотрено, то прописываются условия сохранения соглашения.
В каких случаях составляется уведомление?
Уведомление – документ, который может составляться во множестве ситуаций. Рассмотрим самые распространенные причины оформления:
- Есть необходимость в извещении сотрудников или профсоюзов о чем-либо. К примеру, нужно уведомлять работников об изменении положений договора, ликвидации организации, о сокращении.
- Есть необходимость в уведомлении службы занятости или другого госоргана. В службу занятости нужно отправлять уведомление о ликвидации компании, в налоговый орган – о приеме на работу нерезиденту.
Уведомление в письменном виде обязательно составляется в этих обстоятельствах:
- Требуется уведомить сотрудника об изменении трудовых условий.
- Нужно получить согласие работника об изменении трудовых условий.
- Требуется зафиксировать отказ сотрудника.
Уведомление составляется в свободной форме. Однако рекомендуется разработать собственные правила оформления и зафиксировать их в локальных актах. К примеру, их можно отразить в инструкции по делопроизводству.
Истечение сроков хранения
По окончании срока хранения заказные и ценные письма посылают отправителю, который должен оплатить пересылку, и только тогда он сможет забрать свою корреспонденцию. Невостребованная корреспонденция уничтожается после 6 месяцев хранения.
Если вдруг адресат не смог в установленный срок получить заказное письмо, то необходимо обратится по месту его отправления в обозначенные полгода.
Заказные письма редко теряются и чаще всего находят своих получателей.
Сколько времени будут вас ждать простые открытки и письма: они не возвращаются отправителю и утилизируются по истечении 6 месяцев.
Нормативными документами предусмотрен порядок продления хранения на основании заявления получателя.
Особенности составления
Правила составления уведомления зависят от того, кто является его получателем:
- Внешние пользователи. К примеру, это могут быть контрагенты, ЮЛ, госорганы и лица, которые не работают в компании. Для составления уведомления используется общий бланк для письма. В документе могут присутствовать таблицы. Его необходимо обязательно подписать. Желательно, чтобы на уведомлении стояла подпись. Иногда уведомление отправляется вместе с сопроводительным письмом.
- Внутренние пользователи. К примеру, это могут быть сотрудники компании. Для составления документа используется бланк, в котором присутствуют необходимые реквизиты: название компании, наименование документа.
Как правило, к документу для внешних пользователей предъявляются более строгие требования. На нем должна стоять подпись, печать. Указывается вся полнота информации: реквизиты отправителя и получателя, название фирмы, наименование документа.
Уведомительное письмо о расторжении договора
Уведомительное письмо используется в том случае, если одна из сторон решила прервать деловые отношения, заключенные на основании договора, до момента прекращения сотрудничества, указанного в бумагах. Отсутствие направленных писем другим сторонам будет являться основанием для восприятия действия как самовольного и одностороннего, которое полностью игнорирует составленные пункты договоренности.
Обязательным условием является создание ответа на полученное уведомление. Оно должно быть отправлено в течение одного месяца или альтернативного срока, с момента поступления письма.
Игнорирование уведомления является основанием для обращения в суд, с требованием разрыва контракта в одностороннем порядке.
Видео о нюансах составления уведомления по прекращению договора:
Расторжение договора по желанию стороны возможно в следующих случаях, установленных гражданским кодексом РФ:
- если такая возможность прописана в соглашении
- обстоятельства сделки серьезно изменились
- другая сторона нарушила условия сделки
Уведомление составляется в двух экземплярах (для отправителя и получателя). Форма составления свободная, но с учетом наличия обязательной информации.
В каких случаях составляется уведомление?
Уведомление – документ, который может составляться во множестве ситуаций. Рассмотрим самые распространенные причины оформления:
- Есть необходимость в извещении сотрудников или профсоюзов о чем-либо. К примеру, нужно уведомлять работников об изменении положений договора, ликвидации организации, о сокращении.
- Есть необходимость в уведомлении службы занятости или другого госоргана. В службу занятости нужно отправлять уведомление о ликвидации компании, в налоговый орган – о приеме на работу нерезиденту.
Уведомление в письменном виде обязательно составляется в этих обстоятельствах:
- Требуется уведомить сотрудника об изменении трудовых условий.
- Нужно получить согласие работника об изменении трудовых условий.
- Требуется зафиксировать отказ сотрудника.
Уведомление составляется в свободной форме. Однако рекомендуется разработать собственные правила оформления и зафиксировать их в локальных актах. К примеру, их можно отразить в инструкции по делопроизводству.
Особенности составления
Правила составления уведомления зависят от того, кто является его получателем:
- Внешние пользователи. К примеру, это могут быть контрагенты, ЮЛ, госорганы и лица, которые не работают в компании. Для составления уведомления используется общий бланк для письма. В документе могут присутствовать таблицы. Его необходимо обязательно подписать. Желательно, чтобы на уведомлении стояла подпись. Иногда уведомление отправляется вместе с сопроводительным письмом.
- Внутренние пользователи. К примеру, это могут быть сотрудники компании. Для составления документа используется бланк, в котором присутствуют необходимые реквизиты: название компании, наименование документа.
Как правило, к документу для внешних пользователей предъявляются более строгие требования. На нем должна стоять подпись, печать. Указывается вся полнота информации: реквизиты отправителя и получателя, название фирмы, наименование документа.