Учет недостачи, отнесенной на виновное лицо
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Учет недостачи, отнесенной на виновное лицо». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Плательщикам налога на прибыль (как высокодоходникам, так и малодоходникам) никаких корректировок в связи с выявленной недостачей запасов делать не нужно, поскольку они не предусмотрены нормами НКУ.
Налоговоприбыльный учет
Заметьте, речь идет о запасах, т. е. что касается недостач основных средств — ситуация складывается иначе (см. ниже). Таким образом, при формировании объекта обложения налогом на прибыль в части учета недостач полностью ориентируемся на правила бухучета. В результате финрезультат:
• уменьшается на сумму недостачи, попавшей при списании в расходы. Такое уменьшение происходит в периоде выявления недостачи;
• увеличивается (при установлении виновного и начислении дохода). Доход отражается в периоде, когда установлен виновный.
Как видим, для целей налоговоприбыльного учета вид недостачи (нормативная она или сверхнормативная) не имеет никакого значения.
Счет, напрямую поименованный как имеющий отношение к недостачам, – «Недостачи и потери от порчи ценностей» (94), но используется он не всегда.
При плановой инвентаризации, если имеет место недостача, делают запись Дт 94 Кт счетов ценностей; при форс-мажорных обстоятельствах (пожарах, бедствиях природного характера) ее относят на прибыли и убытки: Дт 99 Кт счетов ценностей.
Если недостача выявлена при подсчете товаров от контрагентов, также используют схему
Дт 94 Кт счетов ценностей (в пределах объемов, зафиксированных договором). Выявленные при подсчете объемы недостачи, более крупные, нежели предусматривает договор, могут вызвать претензии. Тогда используют запись Дт 76 Кт счетов ценностей.
По счету 76 открывают субсчет «Расчеты по претензиям». Недостачу фиксируют в зависимости от вида ТМЦ: Дт 94 Кт 01, 10, 41, 50. Обнаруженную недостачу ОС фиксируют по Кт 01 по остаточной стоимости, амортизацию списывают отдельно: Дт 02 Кт 01.
Недостачу в пределах норм естественной убыли материально ответственные лица возмещать не обязаны. Она увеличивает себестоимость продукции: Дт 20, 23, 44 и др. Кт 94.
Недостача сверх норм убыли погашается из средств виновных работников: Дт 73/2 Кт 94. Если виновник не найден или имеется судебное решение в пользу материально ответственного лица о его невиновности, сверхнормативная недостача относится в счет прочих расходов фирмы:
Дт 91/2 Кт 94.
Что такое недостача при инвентаризации
Бухгалтерский отдел любой компании обычно боится этого термина, потому что при выявлении нехватки намного труднее свести концы бухучета, чем при излишках. Но обнаружение недостатка продукции или материальных средств практически всегда происходит во время описи имущества.
Нехватка ТМЦ — это отсутствие нужного количества денег, товаров или мебели, предметов, принадлежащих организации и зафиксированных в реестре. Чтобы проводить проверку, сперва все должно быть поставлено на баланс — перечислено в бухгалтерских документах. Только после этих процедур можно проводить инвентаризацию и сверять показатели.
Еще одна особенность при данном процессе — указание ценности предмета. Если в отделе пропал компьютер, то сотрудники, несущие материальную ответственность, будут компенсировать издержки на его приобретение. Поэтому в бухучете при проведении описи всегда учитывается стоимость.
В аптечном пункте тоже есть свои правила. Несмотря на то что лекарства закупаются по себестоимости, с провизора или иного ответственного за недостачу в аптеке при инвентаризации человека может быть удержана полная розничная стоимость. Такая же ситуация с магазинами. Это объясняется тем, что нехватка считается убытком — владелец теряет не только закупочную стоимость, но и те деньги, которые он получил бы при продаже.
К недостаче относится испорченный продукт, сломанные вещи, битая посуда. Обычно данная категория отображается в бухучете и проводится как списанная на издержки. Иногда все же требуется компенсация, например, с официантов за разбитые бокалы, так как они являются ответственными за нее. Однако, если испорченный товар все же реализовали, но по сниженной цене, к недостаче относится разница между полным и итоговым чеком.
Как списать недостачу при инвентаризации
Зачастую порча зависит от покупателей, клиентов или естественного износа, времени. В таких случаях порядок оформления следующий — нужно точно посчитать убыток, выраженный в денежных единицах, а затем выпустить приказ, согласно которому данный результат проверки должен быть внесен в категорию расходов на ведение деятельности. В таком случае стоит внимательно следить, чтобы ежемесячные суммы не превышали определенной нормы, а также имели подтверждение в виде кассовых чеков и объяснительных, в обратном случае вам может быть предъявлено обвинение в растрате.
Есть определенные заранее нормативы, они же называются — издержки обращения. К ним относятся все нехватки, которые образовались при вине покупателя. Приведем пример — в продуктовом магазине клиент нечаянно разбил товар, он не обязан за него платить. Но если объем издержек превышает норму, то нужно искать уже виновного. К примеру, если был задет весь стеллаж, то, возможно, виноват мерчендайзер, который расставил продукцию не по правилам.
И наиболее строго данные требования предъявляются в госучреждениях. В коммерческой фирме руководители часто закрывают глаза, даже когда нормативы явно превышены. А вот в госструктуре любая ценность — это часть государственного бюджета, поэтому баланс там ведется очень строго. Нехватка расценивается как нанесение прямого ущерба стране. В советские времена за такое можно было бы получить высшую меру наказания. Если руководитель отдаст приказ о списании недостачи по результатам инвентаризации на большую сумму, чем это положено, то факт будет рассматриваться как нецелевое использование госсредств и растрата. За это предусмотрена уголовная ответственность.
Проводим недостачу по бухгалтерскому учету грамотно
Совершаемые после инвентаризации проводки отличаются в зависимости от обстоятельств.
Если работник возместил полную сумму недостачи, то ее относят к “прочим доходам” и проводят по бухгалтерии в том отчетном периоде, когда были возвращены средства.
Проводки:
-
дебет 94, кредит 50 – выявлена N-ная сумма недостачи в кассе;
-
дебет 73-2, кредит 94 – сумма ущерба отнесена на кассира;
-
дебет 70, кредит 73-2 – сумма удержана из зарплаты кассира или внесена им в кассу добровольно.
Если работника освободили от возмещения недостачи
Проводки:
-
дебет 94, кредит 50 – выявлена N-ная сумма недостачи в кассе;
-
дебет 73-2, кредит 94 – сумма ущерба отнесена на кассира;
-
дебет 91-2, кредит 94 – сумма недостачи признана в составе прочих расходов.
Если кассир не виноват в недостаче
Проводки:
-
дебет 94, кредит 50 – выявлена N-ная сумма недостачи в кассе;
-
дебет 91-2, кредит 74 – проводки списания недостачи с неустановленным виновником.
Бухгалтерский учет недостач
Расчеты по недостачам, а также хищениям денежных средств и ценностей, суммы потерь от порчи материальных ценностей и другие суммы, подлежащие удержанию, списанию в установленном порядке, учитываются на счете бюджетного учета 209 00 000 «Расчеты по недостачам».
Размер ущерба, причиненного недостачами и хищениями, определяется по рыночной стоимости материальных ценностей на день обнаружения ущерба. При этом в соответствии с п. 159 Инструкции N 25н под рыночной стоимостью понимается сумма денежных средств, которая может быть получена в результате продажи указанных активов. Кроме того, ст. 246 ТК РФ содержит уточнение: но не ниже стоимости имущества по данным бухгалтерского учета с учетом степени износа этого имущества. Рыночную стоимость определяет специально созданная приказом руководителя комиссия. В случае если рыночная стоимость оказывается ниже остаточной, учет расчетов по недостаче ведется по балансовой стоимости ценности с учетом начисленной амортизации.
Приказ Минфина России от 10.02.2006 N 25н «Об утверждении Инструкции по бюджетному учету».
Аналитический учет по счету 209 00 000 ведется в Карточке учета средств и расчетов по форме 0504051, установленной Приказом N 123н, по каждому виновному лицу с указанием фамилии, имени и отчества, должности, даты возникновения задолженности и суммы недостачи.
Расчеты по недостачам отражаются в соответствии с Классификацией операций сектора государственного управления на следующих счетах:
- 209 01 000 «Расчеты по недостачам основных средств»;
- 209 02 000 «Расчеты по недостачам нематериальных активов»;
- 209 03 000 «Расчеты по недостачам непроизведенных активов»;
- 209 04 000 «Расчеты по недостачам материальных запасов»;
- 209 05 000 «Расчеты по недостачам финансовых активов».
Суммы выявленных недостач, хищений, потерь учитываются по рыночной стоимости по дебету соответствующих счетов аналитического учета счета 209 00 000 и кредиту счета 401 01 172 «Доходы от реализации активов».
Украденный товар: как списать недостачу
Главным моментом при документальном оформлении списания украденной продукции становится составление объяснительной о произошедшем факте. Пояснительная составляется материально-ответственным лицом и прикрепляется к документам учета.
Независимо от стоимости и вида пропавшего товара обязательно производится выявление виновного лица. После того как будет установлен виновник, производится плата-возмещение. В ситуациях, когда нет доказательств причастности лица к недостаче, выявленное расхождение декларируется как убытки магазина.
При отсутствии виновных лиц недостачи могут оформляться как расходы текущего финансового периода. Однако важно, чтобы размеры расхождений коррелировались с нормой запланированной убыли. Документально эта ситуация оформляется посредством соответствующего приказа или распоряжения.
Списание недостачи на виновное лицо производят в ситуации, когда сумма расхождения по фактическим остаткам в сравнении с документально оформленными превышает норму естественной убыли. Законодательные нормы РФ предусматривают, что виновное лицо обязано возместить торговому предприятию полную сумму нанесенного ущерба в соответствие с 243 статьей Трудового Кодекса.
Определить сумму нанесенного ущерба, предусмотренную к возврату, позволяют данные о стоимости украденных материальных ценностей актуальные в момент обнаружения недостачи.
Готовим и проводим инвентаризацию
Обязанность проводить ежегодную инвентаризацию имущества и финансовых обязательств установлена Положением по ведению бух.учета, утвержденным Минфином 29.07.1998г. №34н. Правила и порядок проведения данной процедуры установлен Методическими указаниями (приказ МинФина №49 от 13.06.1995г), в них перечислены состав имущества и обязательств, подлежащих ревизии, и формы документов, которыми можно оформить результаты.
Основные этапы проведения инвентаризации приведены в таблице:
| Этап | Документ | Пояснение |
| Подготовка | Приказ руководителя о проведении инвентаризации | В приказе указываются: сроки проведения, причина инвентаризации, перечень инвентаризируемого имущества, перечень материально ответственных лиц и состав комиссии |
| Проведение | Инвентаризационная опись | Члены комиссии ведут опись (подсчет) имущества и его состояния |
| Сопоставление данных | Сличительная ведомость | Сверка данных, представленных в описи, с данными в бух.учете. Составление сличительных ведомостей на предмет выявления расхождений. |
| Оформление и утверждение результатов | Бух.справка | Приведение в соответствие данных бух.учета фактическому наличию. Списание недостачи или оприходывание излишков |
Что делать, если обнаружилась недостача?
Итак, выявлен факт недостачи. В Ведомости расхождений (сличительной ведомости) фиксируют её тип. Это может являться:
- недостачей обусловленной пределами норм естественной убыли;
- недостачей товара или материальных ценностей по вине поставщика;
- недостачей по вине работников (хищение);
- недостачей при отсутствии виновного лица.
Пошаговая инструкция выглядит следующим образом:
| Этапы инвентаризации |
| Выявление несоответствий, заполнение документации |
| Составление сотрудником или другим виновным объяснительного документа о причинах, которые привели к недостаче |
| Создание работодателем распоряжения о компенсации ущерба (в размере недостачи) виновным по средствам высчета суммы из заработной платы (в течении не более 14 дней с момента проведения проверки) |
| Сообщение виновному об удержании (не может превышать размер одной среднемесячной заработной платы) из зарплаты |
| Совершение удержания зарплаты не позже 10 дней после уведомления об этом сотрудника |
Порядок проведения инвентаризации
Регламент осуществления инвентаризации утвержден Методическими указаниями по инвентаризации (утверждены Приказом Минфина № 49 от 13.06.1995). Обязательность проведения инвентаризации ежегодно устанавливается Федеральным законом «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ от 06.12.2011. Правила проведения инвентаризации и оформления ее результатов устанавливаются в каждой организации самостоятельно и фиксируются приказами директора.
Инвентаризация – это процедура ревизии имеющихся у предприятия имущества, ценностей, обязательств и сравнения с данными бухгалтерского учета. Итоги инвентаризации позволяют корректировать учетные сведения и налоговые обязательства. Выявление результатов инвентаризации происходит в несколько этапов.
Первоначально руководитель организации объявляет о начале проведения инвентаризации на предприятии и утверждает комиссию по инвентаризации. В состав комиссии могут входить:
- члены администрации, представители руководства организации;
- главный бухгалтер, его заместитель, бухгалтер по определенному участку на предприятии;
- другие работники организации, являющиеся специалистами в отдельных сферах (например, юрист, работник финансового отдела и др.).
В состав комиссии не включаются лица, ответственные материально, однако они присутствуют при осуществлении ревизии. Комиссия по инвентаризации должна состоять не менее чем из двух человек. На нее будет возложена обязанность по оформлению итогов инвентаризации.
Перед осуществлением ревизии комиссия должна располагать последними приходными и расходными документами. Они позволяют зафиксировать остатки до начала инвентаризации. Расписки лиц, ответственных материально, фиксируют сдачу всех расходных и приходных документов в бухгалтерию и означают, что ценности, за которые они несли ответственность, оприходованы, а выбывшие из пользования – списаны.
В ходе своей деятельности комиссия исследует обозначенные руководителем имущество и обязательства.
Почему итоги инвентаризации необходимо оформить документально
Документы, оформленные по результатам инвентаризации, являются первичными. Они применяются для проверки полноты бухгалтерского учета и достоверности отраженных в нем сведений. Применение документов позволяет комиссии по инвентаризации сделать вывод о том, насколько результаты инвентаризации соответствуют сведениям бухгалтерского учета. По итогам ревизии может быть выявлено значительное отклонение реальных данных от отраженных в учете.
В случае выявления недостач документирование итогов инвентаризации позволяет подтвердить вину лица, ответственного материально, и взыскать с этого лица убытки, которые обоснованы и подкреплены документами.
Фиксирование и документальное оформление результатов инвентаризации являются неотъемлемыми условиями, играющими важную роль как внутри предприятия, так и в случае возникновения вопросов со стороны налоговых органов.
Иногда результатом проведенной в организации инвентаризации становится недостача ценностей или излишек. Если в случае с излишком предстоит оприходование ценностей, то при выявлении недостачи потребуется выявить виновных лиц, а также правильно оформить списание.
Кто виноват и что делать?
Первый вопрос оставим руководителю, менеджерам и юристам. Отметим лишь, что в формальном возникновении недостач может быть вина не только технического персонала, учетчиков, продавцов, но и бухгалтера торгово-складского комплекса. Наиболее частая причина – ошибки в учете. Речь идет прежде всего о несвоевременном оприходовании товарно-материальных ценностей и списании.
К чему это все, спросите вы? К тому, что до фактического отражения недостачи в бухучете необходимо убедиться в отсутствии упомянутых выше ошибок. Если ошибки выявлены, корректируйте учет, оформляйте уточненки и сдавайте в налоговую.
С формальностями закончили, переходим к практике. Итак, недостача реальна. Отражать ее в учете необходимо на основании первичного документа – сличительной ведомости. Ее форма строго не регламентирована. Использовать унифицированную ведомость или бланк, адаптированный под специфику работы компании, решает руководитель или главный бухгалтер. И это решение отражается в учетной политике.
Еще немного о документах. Недостача запасов, материалов отражается в форме №ИНВ-19. Для нематериальных активов и основных средств есть своя ведомость – №ИНВ-18. Инвентаризационные описи и сличительные ведомости допускается совмещать. Наглядные примеры – формы №ИНВ-16 и ИНВ-15. Кроме сличительных ведомостей и инвентаризационных описей по результатам инвентаризации оформляются приказ и протокол.
Сумма недостачи принимается к учету либо в пределах норм естественной убыли, либо сверх упомянутых норм. Если нормы не установлены, недостача списывается в прочие расходы.
Важно: списание осуществляется в том же отчетном периоде, в котором проведена инвентаризация.
Любая недостача отражается как в бухгалтерском, так и в налоговом учете. В последнем она относится к внереализационным или материальным расходам. К последним сумму недостачи можно отнести, если ее возникновение связано с процессом транспортировки, хранения ТМЦ (НК РФ ст. 254).
Списывается такая недостача по нормам естественной убыли, утвержденным постановлением №814 от 12.11.2002. Если потери выходят за рамки норм естественной убыли, в составе материальных расходов их отразить не получится.
Если норм по соответствующим товарам, материалам нет, недостача в целях налогообложения учитывается во внереализационных расходах. Правда, здесь есть несколько тонкостей. Главное – во внереализационные расходы недостача включается только при определенных условиях.
Во-первых, она должна возникнуть в результате ЧС. Авария на производстве, пожар, стихийное бедствие и т.п. – примеры чрезвычайных ситуаций.
Во-вторых, если ЧС не подтверждена документами от соответствующих структур, включить недостачу во внереализационные расходы не получится.
В-третьих, потери должны быть зафиксированы и оценены. Первичным документом в этом случае будет акт инвентаризации с указанием стоимости утраченного имущества. Разъяснения на этот счет неоднократно давались Минфином. Рекомендуем обратить внимание на письмо №03-07-11/67464 от 17.10.2017.
Отметим также важный момент, касающийся налогового учета недостачи. Если она возникла по вине работников, а работодатель от взыскания отказался, НДФЛ не удерживается. А компенсация ущерба за счет собственных средств не входит в число расходов, облагающихся страховыми взносами. На этот счет также есть разъяснение Минфина (письмо №03-04-06/68917 от 20.10.2017).
Еще одно условие для учета недостачи в составе внереализационных расходов – ее возникновение по вине третьих лиц. В число таких лиц входят и сотрудники торгово-складского комплекса.
В такой ситуации самое важное – признание ущерба виновником. Есть и альтернативный вариант – судебное решение о взыскании (вступившее в силу). Если недостача стала результатом хищения, в качестве подтверждения ущерба виновником может использоваться объяснительная записка. В учете расходы отражаются на дату вступления в силу решения суда или на момент признания ущерба виновником.
Виновник не установлен? Придется использовать в качестве первичных подтверждающих документов постановления уполномоченных органов. Речь идет о постановлении о прекращении уголовного дела или об отказе в его возбуждении, например.
Еще один важный момент, касающийся специфики налогового учета недостачи: НДС восстанавливать не надо! Если нужны разъяснения, рекомендуем изучить письмо ФНС №ГД-4-3/8627 от 21.05.2015.
Информация о несписанных суммах недостач, учтенных на счете 94, отражается в Бухгалтерском балансе (форма N 1) в качестве прочих оборотных активов .
Рекомендуемые образцы форм бухгалтерской отчетности приведены в Приказе Минфина России от 22.07.2003 N 67н «О формах бухгалтерской отчетности организаций». Далее по тексту коды показателей, данные по которым подлежат обработке в органах государственной статистики, приведены в соответствии с Приказом Госкомстата России N 475, Минфина России N 102н от 14.11.2003. Остальные строки кодируются организациями самостоятельно при разработке и принятии форм бухгалтерской отчетности .
В общем случае данные представляемой бухгалтерской отчетности приводятся в тысячах рублей без десятичных знаков .
В » Бухгалтерском балансе сумма недостач отражается в графах 3 и 4 по строке 270 «Прочие оборотные активы».
Таким образом, в соответствии с вышеизложенным фрагмент Бухгалтерского баланса в рассматриваемой ситуации будет выглядеть следующим образом.
Причины появления излишков и недостач
Процесс инвентаризации помогает выявить отклонения учетных данных от фактического наличия имущества. Излишки появляются, когда наличное имущество организации превышает учтенное. Недостачи, напротив, указывают на недостающий актив.
Отражение результатов инвентаризации в учете зависит от причины появления расхождений. Инвентаризационная комиссия составляет ведомость по расхождениям и направляет ее руководителю для ознакомления с результатами проверки. Причины формирования излишков и недостач могут быть следующие:
| Излишки | Недостачи |
|---|---|
| Ошибки при проведении инвентаризации | Естественная убыль |
| Неучтенные поставки | Ошибки в ведении складского учета |
| Излишняя экономия | Производственные издержки |
| Ошибки учета отпуска материалов и продукции | Хищения |
| Избыточные поставки | Некомпетентность или отсутствие материально-ответственных лиц (МОЛ) |