Инструкция по заполнению доверенности на получение материальных ценностей

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Инструкция по заполнению доверенности на получение материальных ценностей». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Выдавать доверенность на получение ТМЦ вправе только руководитель или иное лицо, которое действует от имени организации в соответствии с учредительными документами. Ни главный бухгалтер, ни другие сотрудники не вправе ее подписывать. В некоторых компаниях предусмотрено визирование бухгалтером доверенности на получение материальных ценностей, однако по закону это не является обязательным.

На кого можно выписать доверенность

Действующие положения нормативных актов определяют, что получение по накладной материальных ценностей руководство компании может доверить любому сотруднику компании. При этом рекомендуется учитывать компетенцию работника и трудовые функции, которые он выполняет.

Кроме этого, доверенность может быть, согласно ГК РФ, оформлена и на совершенно постороннее лицо в компании. То есть с данным человеком отсутствуют не только трудовые, но и иные какие-либо гражданские договоры.

Однако, администрация компания должна помнить, что предъявить претензии представителю по доверенности, который не оформлен по трудовому договору, очень трудно. Ведь с ним нельзя заключить договор о материальной ответственности.

Также надо учитывать, что поставщики предпочитают сотрудничать с работниками компании, поэтому часто требуют, чтобы была указана должность представителя фирмы.

Сроки действия документа

В настоящее время доверенность на получение материальных ценностей может оформляться на срок, который компания закрепляет в своих нормативных локальных актах.

Ранее организации могли выписывать доверенность сроком на десять дней. По его истечении, если представитель не успел воспользоваться данной доверенностью, фирма могла выписать ему новый бланк.

Сейчас руководство имеет право установить различные сроки действия доверенности для каждого случая. Главное требование — эти периоды нужны зафиксировать в локальных нормативных документах предприятия, например в учетной политике.

Существует практика, согласно которой подобные доверенности принято выписывать на период не превышающий 15 дней. Считается, что этого времени достаточно, чтобы получить материальные ценности.

Для формы М-2а чаще всего срок определяется в 30 дней, но она может быть оформлена и на период действия договора поставки.

Если выписанная ранее доверенность не использована, то ее обязательно нужно вернуть в компанию, чтобы ее погасили штампом «Не использована».

Доверенность м2 и м2а разница

• номер и дата составления доверенности;
• срок действия доверенности (как правило, не более 15 дней);
• наименование потребителя и плательщика — указывается полное наименование организации, её почтовый адрес, расчётный счёт и наименование банка организации; если потребитель и плательщик совпадают, то в поле «плательщик» пишут «он же»;
• паспортные данные сотрудника, на которого оформлена доверенность;
• наименование поставщика – организации, у которой нужно получить ценности по данной доверенности;
• наименование, номер и дата документа, по которому нужно получить ценности (оплаченный счёт, платёжное поручение);
• перечень товарно-материальных ценностей, которые следует получить по доверенности.

Обратите внимание! Доверенность должна содержать образец подписи сотрудника, на которого она выписана.

Что нужно знать о подобной доверенности?

Доверенность по форме М-2 теоретически может быть оформлена любым имеющим соответствующие полномочия лицом, вплоть до владельца фирмы, но чаще всего её составлением и подписанием занимаются специалисты отдела бухучёта: именно в их обязанности входит контроль финансовой части любой осуществляемой сделки, включая оприходование переданных контрагентом товарно-материальных ценностей.

Чтобы документ вступил в силу, его должен утвердить (завизировать) руководитель организации: без его подписи доверенность М-2 не имеет юридической силы и не может использоваться для передачи и приёма ТМЦ.

Совет: хотя указанный документ может быть составлен без участия юридического отдела компании, в целях обеспечения финансовой безопасности обеих сторон и предотвращения дальнейших рисков не помешает перед подписанием и передачей доверенности М-2 на руки избранному сотруднику представить бумагу на рассмотрение юристу. Процесс не отнимет много времени, зато позволит действовать без оглядки на возможные неблагоприятные последствия.

Кроме того, каждая доверенность по форме М-2, как и большинство других внутренних документов, регистрируется секретарём юридического лица, делопроизводителем или любым другим уполномоченным сотрудником: номер и название исходящего документа вносятся в журнал, который может вестись как вручную, так и в электронной форме.

Срок, на который выдаётся доверенность М-2, обычно всего составляет две недели с даты подписания; когда доверенное лицо получит документ на руки, не имеет значения. Однако двухнедельный срок не является фиксированным: при необходимости руководитель может определить, в течение какого времени будет действовать документ. В таком случае в бланке доверенности М-2 делается соответствующая пометка — от руки или на этапе допечатной подготовки.

Важно: внесение уточнений по сроку не противоречит действующему законодательству Российской Федерации, однако при желании руководитель предприятия или подразделения может дополнительно проконсультироваться с сотрудником юридического отдела — или отправить на рассмотрение уже готовый документ.

Выдача доверенности М-2 на срок, отличающийся от стандартного, оправдано, когда принимающая организация ожидает перебоев с поставками или заранее уведомлена контрагентом о возможных несостыковках. Хотя в деловой практике таких случаев почти нет, доверенность может быть выдана и на меньший срок — к примеру, на десять дней или неделю. Тогда, как и в случае с продлением периода действия, необходимо сделать соответствующую пометку от руки или в печатном виде.

Указанный документ, как и доверенность в налоговую от юридического лица, должен быть заверен не только подписью руководителя, но и печатью предприятия. Хотя в отношениях между постоянными контрагентами этому требованию может не придаваться значения, не стоит пренебрегать формальностями: никто не застрахован от судебных разбирательств, и правильно оформленный документ может стать решающим доводом в пользу принимающего торгово-материальные ценности юридического лица.

Важно: если организация часто принимает ТМЦ от постоянных поставщиков, на каждого из них может быть оформлена «расширенная» доверенность по форме М-2а, являющейся, в отличие от М-2, «многоразовым» документом.

Использование доверенности М-2 в настоящее время не имеет прямой альтернативы: осуществлять приёмку указанных оборотных активов без оформления документа имеют право лица, заблаговременно указанные в уставных документах компании; в остальных случаях специалистам бухгалтерского отдела неминуемо придётся оформлять одно- или многоразовую доверенность.

Положительные стороны использования доверенности М-2:

1. Ограниченность полномочий ответственного сотрудника. Юридическое лицо может быть уверено, что по истечении указанного срока работник уже не сможет использовать документ в своих целях. Кроме того, в списке (третьей части доверенности по форме М-2) перечислены все находящиеся в обращении объекты, поэтому сотрудник без сговора с другой стороной е сможет принять ничего лишнего. Это обезопасит организацию от необходимости проведения дальнейших расследований в случае непреднамеренной или умышленной неточности принимающего лица.
2. Официальное закрепление полномочий. В доверенности однозначно указано, кто наделён полномочиями принимать товарно-материальные ценности. Никто, кроме названного в документе лица, не сможет воспользоваться документом в своих интересах. Следовательно, и ответственность за приёмку оборотных активов целиком ложится на одного человека, что позволяет в случае неувязок провести чётко ориентированное внутреннее расследование.

Минусы доверенности М-2:

1. Ограниченный срок действия. Если контрагент, вне зависимости от причины, сорвал поставку, принимающей стороне придётся оформлять новый документ: продлять срок действия старого задним числом не допускается.

Совет: если такие инциденты уже происходили по вине поставщика, юридическому лицу имеет смысл сразу оформить «пролонгированную» доверенность, продлив срок её действия как минимум на неделю по сравнению со стандартным. Это позволит снизить нагрузку на бухгалтерский отдел и секретариат, а также избежать необходимости вносить в журнал исходящих документов лишние позиции.

1. Сложная процедура оформления. На доверенности по форме М-2 должны стоять подписи главного бухгалтера, руководителя подразделения или организации и самого доверенного лица, а также печать предприятия. Кроме того, рекомендуется перед подписанием бумаги проконсультироваться со специалистами юридического отдела.

Важно: как и любая доверенность, М-2 должна быть распечатана на стандартном листе формата А4. Составление документа от руки хотя и не противоречит нормам российского законодательства, на практике почти не встречается.

Понятие доверенности содержится в гл.10 Гражданского кодекса. Любая доверенность представляет собой письменное уполномочие. Доверитель – юридическое лицо выдает ее за подписью руководителя или иного управомоченного лица. В нотариальном удостоверении такой документ не нуждается (п.4 ст.185.1 ГК).

Гражданин может уполномочить на получение посылок и отправлений на свое имя постороннего. Такая доверенность должна быть нотариально удостоверена (перечень лиц, могущих удостоверить доверенность гражданина вместо нотариуса, дан в п.2 ст.185.1 ГК).

Наибольшие затруднения возникают по поводу выдачи доверенностей в простой письменной форме от имени ИП. Поскольку законом этот вопрос не урегулирован, применяется общий принцип: в хозяйственных отношениях ИП по умолчанию уравнены в возможностях с организациями. Оформление ими доверенностей – нормальная практика.

Для чего нужна доверенность по форме М-2

Представлять интересы своего предприятия разрешено только управляющему. Это прописано в его обязанностях. Что касается других сотрудников, то для них необходимо выписывать соответствующую доверенность. Если ответственное лицо должно выполнить разовое поручение, для составления документа можно воспользоваться простой формой, или написать его в свободном стиле. Но иначе обстоят дела, если эти действия являются систематическими. Это именно те случае, в которых без формы М-2 обойтись не получится. Хотя нужно знать, никто не запрещает использовать этот документы и в том случае, когда поверенный выполняет разовое поручение.

Можно сказать, данный бланк вызывает меньше вопросов у поставщика. Особенно это касается тех случаев, когда передаче подлежат особо ценные грузы и материалы. Как можно догадаться, для составления такой доверенности нужно основание. Таковым обычно является официальная договоренность между компаниями. Сюда относятся договоры о поставке, продаже и др.

Сроки действия документа

В большинстве случаев документ оформляется для того, чтобы поверенный выполнил какие-то определенные действия. Практика показывает, многие руководители ограничивают срок действия такого серьезного документа двумя неделями. Как правило, этого вполне достаточно, чтобы выполнить необходимое поручение. Конечно, при необходимости этот срок может быть увеличен, например, если доставкой ТМЦ занимается тот же самый поставщик.

Более точные даты назначает сам директор. Например, он знает, в какой именно день осуществляется поставка товара. Именно на этот день и выписывается доверительный документ. Если сравнивать с простой доверенностью, можно сказать, М-2 является более серьезным документом. Соответственно, руководители опасаются составлять его на продолжительный срок. По истечению указанного периода представителю запрещено принимать товары, а поставщику запрещено их выдавать человеку с просроченным документом.

В подавляющем большинстве случаев заверять доверенность у нотариуса не требуется. Но в некоторых случаях это надо делать:

• если доверенность выдается на совершение сделки, которую следует заверить у нотариуса согласно законодательству (п. 2 ст. 185 ГК РФ), например при приобретении недвижимости;
• при передоверии кому-то своих полномочий (п. 3 ст. 187 ГК РФ);
• при передоверии получения трудовой книжки;
• при получении представителем физического лица свидетельства о присвоении ИНН;
• при осуществлении своих полномочий уполномоченными представителями налогоплательщика – физического лица.

Кроме того, руководитель специализированной организации нотариально заверяет доверенности на подписание отчетности клиентов, выдаваемые своим сотрудникам.

В пункте 3 статьи 185 ГК РФ перечислены случаи, когда выданные доверенности приравниваются к нотариально удостоверенным. К таковым относятся:

• доверенности военнослужащих и других лиц, находящихся на излечении в госпиталях, санаториях и других военно-лечебных учреждениях, удостоверенные начальником такого учреждения, его заместителем по медицинской части, старшим или дежурным врачом;
• доверенности военнослужащих, а в пунктах дислокации воинских частей, соединений, учреждений и военно-учебных заведений, где нет нотариальных контор и других органов, совершающих нотариальные действия, также доверенности рабочих и служащих, членов их семей и членов семей военнослужащих, удостоверенные командиром (начальником) этой части, соединения, учреждения или заведения;
• доверенности лиц, находящихся в местах лишения свободы, удостоверенные начальником соответствующего места лишения свободы;
• доверенности совершеннолетних дееспособных граждан, находящихся в учреждениях социальной защиты населения, удостоверенные администрацией этого учреждения или руководителем (его заместителем) соответствующего органа социальной защиты населения.

Инструкция по заполнению доверенности на получение товара

1. В «шапке» надо написать наименование документа с коротким обозначением его сути (в данном случае «на получение товара»). В строку ниже вносится город, в котором зарегистрирован доверитель, а также дата оформления доверенности.
2. Потом вписываются полное название компании-доверителя, его ОГРН, ИНН (взять можно из учредительной документации), фактический адрес.
3. Затем вносится информация о сотруднике, от лица которого составляется документ (это обычно один из руководителей), его фамилия, имя, отчество. Далее пишется документ, на основании которого действует доверитель («Положение», «Устав» и т.п.).
4. После этого указываются служебные и личные данные представителя: его должность, фамилия, имя, отчество, сведения из паспорта.
5. Следующая часть является основной и касается непосредственно тех функций и поручений, которые имеет право выполнять представитель от лица предприятия. Если поручений много, то их желательно указывать четко формулируя, отдельными пунктами. Если доверенность выполнена на исполнение обязательств по какому-то конкретному договору, то нужно указать его номер и дату заключения.
6. В завершение надо внести срок действия доверенности (год, два года, три года и т.д.) или конкретную дату, по прошествии которой она перестанет действовать.
7. После внесения всех необходимых сведений, доверенное лицо ставит под документом свою подпись с обязательной расшифровкой. Затем ее удостоверяет доверитель, о чем и расписывается ниже.

Как отозвать (аннулировать) доверенность

Можно столкнуться с ситуацией, когда возникает необходимость аннулировать доверенность до того, как закончится ее действие. В таких ситуациях заявитель должен оформить соответствующий документ в письменном виде. Отказ необходимо предоставить поставщику или другим лицам, которым эта доверенность предъявлялась. Момент, когда он будет оповещен об отзыве доверенности и будет считаться моментом начала его действия. Желательно получить документ, подтверждающий факт получения такого уведомления. Если отзыв передавался курьером, он начинает действовать с момента получения.

Однако для аннулирования необходимо помнить о некоторых нюансах. Например, отзыв необходимо оформлять тем же способом, который использовался при составлении доверенности. Если она заверялась нотариусом, к нему необходимо обратиться и для оформления аннулирования.

Также нужно знать, нет необходимости, чтобы с отзывом доверенности согласилось доверенное лицо. Данный документ составляется в одностороннем порядке. Для этого достаточно лишь желания доверителя досрочно прекратить действие доверенности. Вовсе нет необходимости объяснять причины такого решения.

Образец заполнения доверенности на получение товара по форме М-2

Рассмотрим на примере, как выглядит доверенность на получение товара образец.

В первую очередь вносятся данные с шапку бланка. Там необходимо отразить полное либо сокращенное наименование организации, присвоенный ей в статистике код ОКПО.

Следующим этапом доверенности присваивается номер. Если в субъекте бизнеса ведется журнал учета этих бланков, то под ним производится регистрация. Также необходимо указать дату оформления, а также дату, до которой выписанная доверенность будет действительной.

Ранее нормами закона было закреплено, что доверенность может быть выписана на срок максимально 10 дней. В данный момент его компания может устанавливать самостоятельно и закреплять во внутренних документах.

Следующим шагом записываются сведения о компаниях потребителе и плательщике — нужно указать наименование и адрес расположения. Наличие этих полей дает возможность оплаты ТМЦ одним субъектом бизнеса, а получение — другим. Если же обе в качестве них выступает одна и та же организация, то вместо дублирования данных во втором поле можно указать слово «Он же».

Далее указываются номер банковского счета и название учреждения, где он открыт.

Теперь в доверенности нужно отразить данные о держателе документа — его полные Ф.И.О., должность, данные паспорта (серия, номер, дата и место оформления).

На следующем шаге необходимо проставить наименование организации, в которой происходит получение ТМЦ, а также сведения о документе, на основании какого производится их передача. В качестве последнего могут выступать товарная накладная, акт приема-передачи, универсальный документ (УПД), счет и другие бланки.

Как заполнить бланк доверенности формы М-2?

Как следует из самого названия доверенности по форме М-2, она оформляется в соответствии с принятыми стандартами. В настоящее время используется шаблон, утверждённый постановлением Госкомстата России №71а от 31 октября 1997 года.

К заполнению документа предъявляются следующие общие требования:

1. Не рекомендуется при обнаружении помарок или ошибок вносить поправки и исправления в бланк: в дальнейшем это может привести к недоразумениям при анализе доверенности или рассмотрении претензий поставщика или контрагента в суде. Лучше, внеся коррективы в распечатанный бланк, на его основе создать новый документ. Этот совет применим не только к доверенности формата М-2, но и к другим использующимся в деловом обороте бумагам.
2. Все ячейки бланка должны быть заполнены. Если часть из них по объективным причинам должна остаться пустой, требуется поставить прочерк в каждой из них или перечеркнуть находящиеся рядом пустые поля одной чертой. Это важно, если планируется распечатать пустой бланк и заполнить его от руки (такой вариант вполне допустим). В противном случае все необходимые правки могут быть сделаны на стадии допечатной подготовки.
3. В обязательном порядке необходимо привести в доверенности по форме М-2 полные паспортные данные исполнителя поручения. Необходимо также, чтобы подпись доверенного сотрудника совпадала с приведённой в паспорте: если он по каким-либо причинам надумал её сменить, это должно быть в первую очередь отражено в главном документе гражданина.
4. Каждая доверенность оформляется только в отношении одного исполнителя и одного поставщика. А вот в качестве сопроводительных можно указать сразу несколько документов, приведя реквизиты каждого из них: это позволит максимально и без перегрузки бюрократического аппарата задействовать возможности получившего доверенность М-2 сотрудника.
5. Документ составляется в единственном экземпляре. Как видно по приведённым ниже в форматах Word и Excel бланку и образцу, доверенность М-2 состоит из двух частей:
   отрывного корешка с реквизитами предприятия и перечнем документов, на основе которых выдана бумага, — он остаётся у специалиста отдела бухучёта;
6. основной части с перечнем принимаемых товарно-материальных ценностей и заверяющими подписями — она вручается исполнителю, который в дальнейшем, по завершении приёмки, передаёт её представителю поставщика.
7. В дальнейшем корешки доверенностей по форме М-2 хранятся до истечения установленного срока в бухгалтерском отделе или направляются на хранение в архив организации. По окончании указанного периода отрывные части доверенностей можно утилизировать в соответствии со внутренним распорядком компании и требованиями закона.

Важно: хотя подразумевается, что корешки доверенностей по форме М-2, как и других документов бухгалтерской отчётности, должны подшиваться в папки, на деле они зачастую хранятся в коробках. Это несколько усложняет процесс поиска нужного документа, но нарушением законодательства не является.

Порядок заполнения доверенности по форме М-2:

1. Сначала необходимо вписать данные в отрывной корешок:
   номер бумаги согласно внутреннему документообороту;
2. даты оформления доверенности;
3. срок её действия (стандартно — две недели);
4. должность доверенного сотрудника и его фамилия (можно с инициалами, если позволяет место);
5. подпись исполнителя, получающего доверенность;
6. наименование юридического лица-поставщика (желательно полное; можно официально принятое сокращение, указанное, например, в договоре поставки);
7. номер документа-наряда и дату его оформления;
8. номер и дату оформления документа, подтверждающего исполнение задания.
9. Вторая по счёту часть содержит следующие сведения:
   полное наименование организации-доверителя или его сокращённый вариант;
10. номер доверенности по форме М-2;
11. дату подписания документа;
12. срок окончания его действия;
13. официальные наименования юридических лиц: поставщика и потребителя;
14. номер расчётного счёта и основные данные банка принимающей стороны;
15. фамилия, имя и отчество доверенного сотрудника;
16. паспортные данные исполнителя, включая серию, номер, место и дату выдачи, а также код подразделения;
17. наименование юридического лица-поставщика ТМЦ;
18. название, номер и дату оформления соответствующего документа (можно указать сразу несколько реквизитов).
19. Третья часть доверенности по форме М-2 представляет собой таблицу со следующими колонками:
    порядковый номер позиции;
20. наименование товарно-материальных ценностей;
21. единица измерения (килограммы, литры, тонны, связки, тюки и так далее);
22. количество поставленного материала, измеренное в указанных единицах.

Важно: приводить в таблице стоимость (каждой позиции или суммарную) не обязательно, однако при желании в таблицу может быть добавлен соответствующий столбец — это никак не скажется на подлинности документа.

1. Последний, четвёртый раздел доверенности М-2 — удостоверяющий. Он включает в себя:
   подпись исполнителя поручения, совпадающую с приведённым в паспорте образцом;
2. подпись руководителя подразделения или предприятия;
3. подпись главного бухгалтера (или исполняющего обязанности);
4. оттиск печати организации.

Совет: доверенность по форме М-2 может быть как полностью оформлена на компьютере, так и заполнена от руки; рекомендуется использовать первый вариант, поскольку в таком случае ответственный сотрудник может вносить коррективы в электронную версию, не распечатывая каждый раз бумажный документ.

Как правильно составить и оформить доверенность М-2

Уже из названия доверенности ясно, что она имеет стандартный вид, поэтому оформление ее строго регламентировано законом.

Все ячейки нужно заполнять обязательно, не допуская никаких ошибок и корректировок – если таковые все же будут, лучше не вносить в бланк исправления, а создать новый документ.

При заполнении межотраслевой формы М-2 следует использовать данные из паспорта доверенного лица или иного документа, удостоверяющего его личность. Подпись доверителя также должна присутствовать на бланке и должна быть заверена руководителем предприятия или лицом, уполномоченным действовать от его имени.

Одну доверенность можно выдавать на получение товара от одного поставщика сразу по нескольким сопроводительным документам – в форме М-2 надо только указать все их реквизиты. Но если поставщики разные, то в каждом случае потребуется создание индивидуального документа.

Доверенность составляется в единственном оригинальном экземпляре.

Она состоит из двух частей:

1. одна, после заполнения, отрывается и остается у бухгалтера,
2. вторая же – основная, передается доверенному лицу. Он, в свою очередь, отдает ее поставщику, который присовокупляет ее к своему пакету отгрузочных документов.

Все корешки доверенностей, выданные сотрудникам организации, после утраты их актуальности, должны храниться в архиве на протяжении периода, установленного законодательством РФ или внутренними нормативно-правовыми актами предприятии, после чего их можно утилизировать.

Аннулирование доверенности

Перечень оснований отмены доверенности содержится в статье 188 Гражданского кодекса и является исчерпывающим. Так, доверенность отзывается в случаях: истечения срока, на который она выдана; отмены доверенности доверителем; отказа поверенного от полномочий; смерти (признания недееспособным, ограниченно дееспособным или безвестно отсутствующим) доверителя или поверенного; ликвидации юрлица (как доверителя, так и представителя); введения в отношении представляемого или представителя такой процедуры банкротства, при которой соответствующее лицо утрачивает право самостоятельно выдавать доверенности. После отмены доверенности, представитель обязан ее вернуть.

Основания отмены безотзывной доверенности указываются в самом документе. Также, как говорилось выше, она прекращает свое действие после совершения обозначенных в ней обязательств (сделок) или при злоупотреблении поверенным своими полномочиями.

Если совершалось передоверие, то оно прекращает действовать при аннулировании основной доверенности.

После отмены доверенности доверитель обязан сообщить об этом поверенному, а также всем известным лицам, для представительства перед которыми выдана доверенность.

Для отмены нотариально оформленной доверенности, необходимо подать письменное заявление нотариусу.

Не является основаниями прекращения действия доверенности увольнение, смерть или отстранение от должности руководителя организации. Доверенность будет действовать пока ее не отзовут. Поэтому в данном случае для избежания спорных ситуаций лучше всего обновить все данные в ранее выданных доверенностях.

Похожие записи:

• Как индексируется неиспользованный материнский капитал?
• Условия декретных выплат на второго ребенка
• Что делать, когда за аварийное жилье дают маленькую компенсацию?