Резерв на оплату отпусков: проводки и учет в казенном учреждении
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Резерв на оплату отпусков: проводки и учет в казенном учреждении». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Создание резерва – это финансовая процедура, которую выполняют при утверждении дней отдыха для сотрудников. По мнению экспертов, она является оценочным обязательством. Ее проводят с целью официально подтвердить факт наличия обязанностей организации перед своим персоналом по состоянию на отчетный период.
Пример расчета по методике 3
Пускай на начало года данные по категориям сотрудников таковы:
- по управленческому персоналу: остаток отпускных дней — 300 календарных дней, среднедневной заработок — 2000,00 руб.;
- по хозяйственному персоналу: остаток дней — 200 календарных дней, среднедневной заработок — 1200,00 руб.
Резервная сумма = 2000 руб. × 300 дн. + 1200 руб. × 200 дн. = 840 000.
Суммарная ставка 30,2 %, следовательно, сумма на оплату страховых взносов = 840 000 × 0,302 = 253 680.
Итого следует зарезервировать 840 000 + 253 680 = 1 093 680.
Вот пример, как формируется таблица резерва отпусков бюджетного учреждения:
| № п/п | ФИО сотрудника | Дата заключения трудового договора | Заработано на 01.12.2021 | Использовано | Резерв | Количество дней отпуска без сохранения зарплаты |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Иванов Иван Иванович | 01.12.2017 | 224 | 120 | 104 | |
| 2 | Петров Петр Петрович | 30.11.2020 | 56 | 30 | 16 | 3 |
| 3 | Викторова Виктория Викторовна | 05.12.2017 | 112 | 50 | 62 |
Инвентаризация оценочных обязательств (резервов)
Пример
ООО Конфетпром ведет учет оценочных обязательств и резервов по оплате предстоящих отпусков нормативным методом (10% от фонда оплаты труда с учетом страховых взносов и взносов НСиПЗ и предельной величиной 1000000 руб. в год) и производит начисление отпуска за счет оценочного обязательства и резерва в бухгалтерском и налоговом учете. Необходимо в декабре 2021 г. произвести инвентаризацию оценочных обязательств и резервов по сотруднику Волкову М.С. Сотрудник работает в организации с 01 января 2021 г. с оплатой по окладу 65000 руб.
По сотруднику на декабрь 2021 г. накопленные по бухучету суммы резервов 42078,95, страховых взносов с резерва — 12623,68, взносов НСиПЗ с резерва — 84,16, накопленные в налоговом учете суммы резервов 37020,93, страховых взносов с резерва — 11106,28, взносов НСиПЗ с резерва — 74,04
Разница в 5058,02 возникла в мае, когда отпускные в сумме 31058,02 превысили накопленные к моменту отпуска резервы 26000,00 (10,00% * 65000,00 * 4/100).
Как создать и использовать резерв на оплату отпусков: 7 правил
Создание резерва на оплату отпусков является правом налогоплательщика, а не его обязанностью. Однако такое резервирование необходимо для равномерного распределения затрат на оплату отдыха сотрудников. В нашей статье обсудим правила создания и использования резерва.
Курсы повышения квалификации для бухгалтеров и главных бухгалтеров на ОСНО и УСН. Учтены все требования профстандарта «Бухгалтер». Систематизируйте или обновите знания, получите практические навыки и найдите ответы на свои вопросы.
Порядок формирования резерва на оплату отпусков установлен Налоговым кодексом РФ, в частности, ст. 324.1 НК РФ. И хотя в налоговом учете это не обязанность налогоплательщика, а право, «плюс» создания этого резерва в том, что его наличие позволит равномерно в течение всего налогового периода списывать расходы на оплату отпускных своим работникам. А это означает, что часть отпускных может быть учтена в целях налогообложения прежде, чем будет выплачена.
Правило первое. Указываем создание резерва в «налоговой» учетной политике.
Правило второе. Определяем следующие показатели:
- способ резервирования,
- предельную годовую сумму резерва,
- ежемесячный процент отчислений в резерв (Письмо Минфина РФ от 07.04.2016 № 03-03-06/2/19828). Обязательно указываем их в налоговой учетной политике.
Правило третье. Рассчитываем процент ежемесячных отчислений в резерв по формуле: предполагаемый размер отпускных за год / сумма предполагаемых расходов на оплату труда за год х 100%. Сумма резерва должна включать и предполагаемую сумму страховых взносов, начисляемых на сумму отпускных (п. 1 ст. 324.1 НК РФ).
Правило четвертое. Составляем специальный расчет (смету) ежемесячных отчислений в резерв исходя из сведений о предполагаемой годовой сумме расходов на оплату отпусков (Письмо Минфина от 25.10.2016 № 03-03-06/2/62147). Рассчитываем ежемесячные отчисления по формуле: сумма фактических расходов на оплату труда, включая обязательные страховые взносы / процент отчислений в резерв на оплату отпусков х 100%.
Обратите внимание, что при планировании размера расходов на оплату труда за год суммы, которые вы предполагаете выплачивать внештатникам, учитывать не надо, так как отпуск таким лицам не положен, поскольку трудовое законодательство на них не распространяется (ст. 11 ТК РФ).
Резерв отпусков: проводки
Немногие знают о том, что правила по обязательному наличию в организациях отпускных резервных фондов закрепляются на законодательном уровне. Все сведения о необходимости их формирования, а также о некоторых особенностях данной процедуры содержатся в положениях налогового законодательства, а именно – в статье 324 НК РФ. Там сказано, что данное правило распространяется практически на все современные организации. Исключением в этом случае будут являться лишь различные фирмы, у которых имеется официальный статус субъекта малого предпринимательства.
Как правило, для формирования текущего резерва отпуска, а также для последующего распоряжения денежными средствами оттуда назначается одно ответственное лицо. В большинстве случаев таким лицом является главный бухгалтер.
Отдельно следует упомянуть и о процедуре точного расчета необходимой суммы резервного фонда. Ее следует осуществлять в строгом соответствии с установленными правилами. Главным показателем при этом будет выступать размер среднего заработка работников. Именно на основании данной суммы потом должны быть осуществлены все основные подсчеты.
В соответствии с установленными требованиями определение точного размера резерва может быть осуществлено на основании следующих дополнительных показателей:
- на последний день месяца;
- на последний день квартала;
- на последний день года.
Для чего нужен резерв отпусков
ТК РФ предоставляет всем работникам права на ежегодный оплачиваемый отпуск. Каждый работодатель несет обязательные расходы на:
Компании и ИП планируют отдых всех сотрудников заранее. Для этого составляется особый документ — график отпусков. Продолжительность ежегодного отдыха для работников составляет 28 календарных дней, но для некоторых категорий предусмотрен удлиненный отпускной период (ст. 115 ТК РФ). Компенсация за не использованные работником отпускные дни выплачивается при увольнении.
Поэтому организации необходим запас денег, из которого будут выплачиваться не только отпускные или компенсации, но и взносы во внебюджетные фонды. Такой запас создается в текущем периоде, а используется в будущем. Например, создание резерва на оплату отпусков на 2021-й формировалось в 2020 году. А в текущем работодатели зарезервируют деньги на 2022 год.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали создание и восстановление резерва на оплату отпусков в налоговом учете. Используйте эти инструкции бесплатно.
Инвентаризация резервов по отпускам
Исходя из того, что суммы резервов отражаются в учете в оценочном значении, а остаток резерва может быть перенесен на следующий год, учреждения должны проводить ежегодную инвентаризацию резервов перед составлением годовой отчетности в порядке, предусмотренном учетной политикой.
Сумма исчисленного резерва за отчетный период сравнивается с фактической суммой расходов на оплату отпусков, выплату компенсаций за неиспользованные отпуска и страховых взносов, уплаченных с данных выплат. При необходимости величины резервов (отложенных обязательств) корректируются.
Кредитовое сальдо по счету 1.401.60.ХХХ должно равняться кредитовому сальдо по счету 1.502.99.ХХХ.
Редакция «Клерка» получила информацию от источников в ФНС о том, что в 2022 году налоговики начнут массово снимать расходы компаний.
Чтобы подготовить вас к непростому 2022 году, «Клерк» оперативно разработал уникальный курс по защите при налоговых проверках. Записаться и получить подарок тут.
Учет формирования и использования резервов
Согласно п. 302.1 Инструкции № 157н информация о состоянии и движении сумм, зарезервированных в целях равномерного включения расходов на финансовый результат учреждения, по обязательствам, не определенным по величине и (или) времени исполнения, в частности по выплате отпускных сотрудникам за фактически отработанное время или компенсаций за неиспользованный отпуск, в том числе при увольнении, включая платежи на обязательное социальное страхование, отражается на счете 0 401 60 000 «Резервы предстоящих расходов».
В целях отражения указанных обязательств на счетах санкционирования расходов применяется счет 0 502 99 000 «Отложенные обязательства на иные очередные годы (за пределами планового периода)» (п. 308, 309 Инструкции № 157н).
В силу положений инструкций № 162н, 174н, 183н создание резерва на оплату отпусков оформляется следующими бухгалтерскими записями:
Казенные учреждения
Бюджетные и автономные учреждения
Сформирован резерв на оплату отпусков
1 401 20 211 (213)
1 109 60 211 (213)
0 401 20 211 (213)
0 109 60 211 (213)
Отражены отложенные обязательства в сумме сформированного резерва*
* Уточнение ранее сформированного резерва отражается на дату его расчета дополнительной бухгалтерской записью (увеличение ранее сформированного резерва) или записью, оформленной по способу «красное сторно» (уменьшение ранее сформированного резерва) (Письмо № 02-07-07/28998).
Расходы по оплате отпуска признаются в учете за счет суммы созданного резерва, то есть резерв должен использоваться только на покрытие тех затрат, в отношении которых он изначально создавался (п. 302.1 Инструкции № 157н).
Отражение резерва на оплату отпусков в бухгалтерском учете
Согласно ПБУ 8/2010 «Оценочные обязательства», организации должны формировать некие взвешенные по сумме обязательства на счетах бухгалтерского учета. То есть бухгалтерская отчетность должна содержать не только данные о документально подтвержденных обязательствах компании перед контрагентами и третьими лицами, но и информацию по планируемым расходам, которые неизбежны.
Например:
- будущим отпускам работников;
- планируемым начислениям налогов;
- затратам на поставщиков в части расходов, о которых точно известно, что они будут (например, если акт выполнения работ уже есть, но пока еще не подписан, поэтому его еще нельзя провести в учете, хотя точно известно, что директор свою подпись поставит и документ будет проведен в следующем месяце).
С появлением этой информации бухгалтерский баланс становится наиболее достоверным, поскольку отражает наиболее реалистичную картину финансового положения предприятия. Рассмотрим подробнее, что такое резерв на оплату отпусков.
Каждому работнику, в соответствии с трудовым законодательством, положено как минимум 28 календарных отпускных дней, причем в ряде законодательно установленных случаев эта цифра может быть и больше.
Таким образом, на каждую из отчетных дат мы имеем дни отпуска, которые работниками еще не использованы (трудно представить себе организацию, в которой все сотрудники разом отгуляли 28 дней отпуска).
Соответственно, на каждую отчетную дату существуют оценочные обязательства компании перед работниками по оплате этих дней и, как следствие, некие обязательства перед фондами по выплате страховых взносов.
Кто обязан отражать эту информацию в отчетности? В соответствии с п. 3 ПБУ 8/2010 отражать данные начисления обязаны все компании, за исключением малых предприятий (эмитенты ценных бумаг к таким исключениям не относятся), которые могут применять упрощенный способ ведения учета. Признаки таких компаний указаны в законе «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.
Таким образом, если компания не подходит под определение субъекта малого бизнеса, начисление оценочных резервов становится обязательным, а отсутствие данной информации на бухгалтерских счетах может быть расценено как нарушение правил учета доходов и расходов. Ответственность за это наступает по двум основаниям:
- за грубое нарушение учета доходов и расходов по ст. 120 НК РФ в размере 10 000−30 000 руб.;
- административная ответственность, применяемая к должностным лицам по ст. 15.11 КоАП.
ВАЖНО! Если компания создает резерв на оплату отпусков, необходимо прописать это в учетной политике — равно как и саму процедуру расчета данного резерва.
Для целей бухгалтерского учета резерв на предстоящую оплату отпусков признается оценочным обязательством (п. 5 ПБУ 8/2010 «Оценочные обязательства, условные обязательства и условные активы», утв. Приказом Минфина РФ от 13.12.2010 г. №167н, далее по тексту — ПБУ 8/2010). Правом не создавать отпускные резервы наделены лишь субъекты малого предпринимательства, не являющиеся эмитентами публично размещаемых ценных бумаг (п. 3 ПБУ 8/2010). Все остальные организации должны в бухгалтерском учете резервировать суммы на оплату отпускных.
Никакой конкретной методики формирования отпускного резерва на законодательном уровне не установлено. В п.15 ПБУ 8/2010 изложен лишь общий подход к созданию оценочного обязательства: признается в бухгалтерском учете в размере, достаточном для исполнения обязательств перед работниками в части отпускных выплат на отчетную дату. То есть величина созданного отпускного резерва в бухгалтерском учете на отчетную дату должна соответствовать сумме выплаты причитающихся отпускных (с учетом начисленных страховых взносов во внебюджетные фонды) всем работникам организации на эту же дату.
Алгоритм резервирования расходов на создание отпускного резерва необходимо закрепить в учетной политике организации для целей бухгалтерского учета (п. 7 ПБУ 1/2008). Образец формулировки для вставки в учетную политику для целей бухгалтерского учета приведен в примере №1. Аналогичный алгоритм создания резерва можно использовать и для целей налогового учета. При этом следует учитывать, что предполагаемый размер расходов на оплату труда в бухгалтерском и налоговом учете может не совпадать (некоторые расходы на оплату труда могут не признаваться в налоговом учете). Так, суммы компенсаций, выплачиваемые работникам за задержку заработной платы, не признаются расходами в налоговом учете (Письмо Минфина РФ от 31.10.2011 г. №03-03-06/2/164), в то время как подлежат включению в расчет среднего заработка для начисления отпускных.
ООО «Лютик» создает резерв на выплату отпускных по каждому работнику. В этом случае рассчитывается средняя заработная плата за последние 12 месяцев (с учетом премий, индексаций, надбавок и т.д.) по каждому работнику и на ее основе ежемесячно рассчитывается «заработанная» сумма начисленных отпускных и страховых взносов:
В каких случаях заполняются графы 12 и 13 регистра? Если в отчетном периоде фактические расходы на выплату отпускных больше, чем размер признанного оценочного обязательства, то сумма превышения отражается напрямую по дебету затратных счетов с кредитом счетов 70,69 (п. 21 ПБУ 8/2010, Письмо Минфина РФ от 29.01.2014 г. №07-04-18/01). Как было отмечено в начале статьи, в налоговом учете в течение года не уточняется сумма резерва на выплату отпускных (Письма Минфина РФ от 11.01.2013 г. №03-03-06/1/4, МНС РФ от 18.08.2004 г. №02-5-11/142@).
Новая волна мобилизации в России: Песков ответил на вопрос о новой мобилизации. Новости
Кремль вновь заявил, что не считает заслуживающими внимания сообщения о новых волнах мобилизации в анонимных телеграм-каналах. Указ о завершении мобилизации не был подписан президентом — Кремль заявил, что в этом нет необходимости
Не стоит «придавать значения» публикациям о продолжении мобилизации в Telegram, заявил пресс-секретарь президента Дмитрий Песков журналистам, передает РБК. Пескова спросили, возможно ли продолжение мобилизации после новогодних праздников, как об этом пишут в телеграм-каналах.
«Не нужно придавать такого значения в целом телеграм-каналам», — сказал Песков. «Все-таки главным образом, еще раз повторяю, первоисточником является официальная власть, во главе с президентом Российской Федерации. Не нужно преувеличивать телеграм-каналы», — добавил пресс-секретарь президента.
Фейковая информация по поводу новой мобилизации в России поступает из Украины, где таким способом пытаются посеять страх в российском обществе и одновременно с этим неопределенность.
По поводу возможной ротации войск в зоне проведения специальной военной операции можно говорить о том, что на сегодняшний день официальных сведений на сей счет не поступало.
Частичная мобилизация 2023: в Кремле прокомментировали слухи о продолжении частичной мобилизации в России, последние новости на вечер 14 января 2023
В первую очередь нужно доверять информации официальных органов власти во главе с президентом РФ, отметил Дмитрий Песков.
Слухам о продолжении частичной мобилизации в России, которые появились в Telegram-каналах, не нужно предавать большого значения. Об этом сообщил пресс-секретарь президента РФ Дмитрий Песков.
«Все на этот счет было много раз сказано и в тех же Telegram-каналах. Не нужно придавать такое значение, в целом, Telegram-каналам. Первоисточником является официальная власть во главе с президентом РФ», — подчеркнул представитель Кремля.
В Госдуме предложили в мобилизационный резерв зачислить всех молодых людей страны. Последние новости о мобилизации на сегодня не дают покоя!
Генерал Картаполов оценил возможности увеличения мобилизационного резерва в России
Система мобилизационного резерва хорошо себя зарекомендовала, заявил глава комитета Госдумы по обороне. Но полностью обойтись резервистами в случае масштабной войны невозможно, считает он.
Существующая система формирования мобилизационного резерва отвечает запросам, которые стоят перед государством, и хорошо себя зарекомендовала, заявил РБК глава комитета Госдумы по обороне генерал-полковник Андрей Картаполов. Так он оценил возможность в будущем нарастить численность резервистов.
7 января член комитета по обороне Думы генерал-лейтенант Андрей Гурулев заявил, что России необходимо наращивать мобилизационный резерв «на случай вмешательства Польши» и чтобы сдержать НАТО от вмешательства в украинский конфликт.
«Резерв для этого и предназначен, но все будет зависеть от масштабов [возможных будущих] конфликтов», — пояснил Картаполов.
Особенности, о которых нужно знать
Создание резерва – это финансовая процедура, которую выполняют при утверждении дней отдыха для сотрудников. По мнению экспертов, она является оценочным обязательством. Ее проводят с целью официально подтвердить факт наличия обязанностей организации перед своим персоналом по состоянию на отчетный период.
Создавать резерв предстоящих расходов на оплату отпусков должны абсолютно все организации, за исключением субъектов малого предпринимательства – кому разрешено сильно не обременять себя бухучетом.
Такие правила прописаны в ПБУ 8/2010 и Законе о бухучете. Также см. «Бухгалтерский учет на УСН».
Законодательство РФ допускает следующую периодичность (см. таблицу).
| Когда | Издержки |
| Последний день каждого месяца | Затруднительный способ, но наиболее точный |
| Последний день каждого квартала | Многие организации выбирают такой вариант, так как считают его наиболее удачным |
| Последний день текущего года | Применение возможно предприятиями, которые делают только годовую отчетность |
Дату выполнения расчетов определяет сама организация и устанавливает в своей учетной политике.
Учет неиспользованных отпусков в резерве на оплату отпусков имеет определенные особенности. Эксперты службы Правового консалтинга компании ГАРАНТ рассмотрели как при формировании резервов на оплату отпусков учесть неиспользованный, но оформленный приказом отпуск, когда организация создает резервы на оплату отпусков как в бухгалтерском, так и в налоговом учете
17.07.2015
Организация создает резервы на оплату отпусков как в бухгалтерском, так и в налоговом учете. Как при формировании резервов учитывается неиспользованный, но оформленный приказом отпуск?
Сразу отметим, что порядок начисления НДФЛ и страховых взносов в данной статье не рассматривается.
Бухгалтерский учет неиспользованных отпусков в резерве на оплату отпусков
Обязанность работодателя предоставлять работникам ежегодные отпуска с сохранением места работы (должности) и среднего заработка определена ст. 114, ст. 122 ТК РФ. Таким образом, выплаты при предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска являются одним из случаев предоставления работодателем гарантий, которые производятся за счет его средств (ст. 165 ТК РФ). Следовательно, расходы в виде отпускных есть не что иное, как обязательство работодателя, установленное законодательством (в данном случае — ТК РФ).
Исходя из норм пп. «а» п. 4, п. 5 ПБУ 8/2010 «Оценочные обязательства, условные обязательства и условные активы» (далее — ПБУ 8/2010) обязательства организации в связи с возникновением у работников права на оплачиваемые отпуска, в соответствии с законодательством РФ, являются оценочными обязательствами.
Пункт 8 ПБУ 8/2010 предусматривает, что оценочные обязательства отражаются на счете учета резервов предстоящих расходов. При признании оценочного обязательства в зависимости от его характера величина оценочного обязательства относится на расходы по обычным видам деятельности или на прочие расходы либо включается в стоимость актива.
Оценочное обязательство признается в бухгалтерском учете организации в величине, отражающей наиболее достоверную денежную оценку расходов, необходимых для расчетов по этому обязательству. Наиболее достоверная оценка расходов представляет собой величину, необходимую непосредственно для исполнения (погашения) обязательства по состоянию на отчетную дату или для перевода обязательства на другое лицо по состоянию на отчетную дату (п. 15 ПБУ 8/2010), из чего следует, что оценочное обязательство по отпускам должно представлять собой сумму, необходимую для погашения этой задолженности в случае, если все сотрудники на отчетную дату соберутся в отпуск.
Конкретный порядок признания и методика определения величины оценочного обязательства ПБУ 8/2010 не установлены.
Организация самостоятельно должна разработать и закрепить в учетной политике метод расчета оценочного обязательства по отпускам и порядок его признания, что предусмотрено п. 4, п. 7 ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации». Определение величины оценочного обязательства по отпускам следует производить с учетом, в том числе, страховых взносов (письмоМинфина России от 27.01.2012 № 07-02-18/01).
Начисление резерва на оплату отпусков в бухгалтерском учете сопровождается следующими записями:
ДЕБЕТ 20 (26, 44, 91 и другие) КРЕДИТ 96
— сформировано оценочное обязательство под оплату отпусков (включая страховые взносы).
Согласно п. 21 ПБУ 8/2010 в течение отчетного года при фактических расчетах по признанным оценочным обязательствам в бухгалтерском учете организации отражается сумма затрат организации, связанных с выполнением организацией этих обязательств в корреспонденции со счетом учета резерва предстоящих расходов. То есть по мере начисления отпускных начисленные суммы резерва списываются.
Использование резерва на оплату отпусков отражаются в бухгалтерском учете следующими записями:
ДЕБЕТ 96 КРЕДИТ 70 (69)
— отражено начисление отпускных за счет оценочного обязательства.
В соответствии с частью девятой ст. 136 ТК РФ оплата отпуска должна производиться не позднее чем за три дня до его начала. Суммы, причитающиеся работнику за отпуск, рассчитываются на основании приказа работодателя о предоставлении отпуска (могут быть использованы формы № Т-6 и № Т-6а, утвержденные постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон № 402-ФЗ), письмо Минтруда России от 14.05.2013 № 14-1/3030785-2617, письма Роструда от 14.02.2013 № ПГ/1487-6-1, от 23.01.2013 № ПГ/409-6-1, от 23.01.2013 № ПГ/10659-6-1).
Трудовое законодательство не устанавливает сроков для оформления приказа о предоставлении отпуска. Однако при издании такого приказа работодателю необходимо учитывать срок оплаты отпуска так, чтобы бухгалтерия имела возможность исчислить и выплатить работнику сумму отпускных не позднее установленного частью девятой ст. 136 ТК РФ срока.
При получении приказа о предоставлении отпуска работнику бухгалтер имеет все основания начислить и выплатить сотруднику отпускные за счет ранее начисленного резерва.
Однако на практике случаются ситуации, когда приказ на предоставление отпуска уже оформлен и передан в бухгалтерию, но по каким-либо причинам сотрудник в установленное приказом время в отпуск не уходит, например по производственной необходимости.
Если новые обстоятельства, связанные с производственной необходимостью или обусловленные иными причинами, наступили до даты начала отпуска, то есть когда работник в отпуске еще не находится, то оформлять отзыв из отпуска (часть вторая ст. 125ТК РФ) не надо. Сторонам следует оформить перенесение отпуска на другой срок. Приказ о переносе отпуска составляется работодателем в произвольной форме. При этом приказ о его предоставлении работнику аннулировать не обязательно.
В соответствии с п. 23 ПБУ 8/2010 обоснованность признания и величина оценочного обязательства подлежат проверке организацией в конце отчетного года, а также при наступлении новых событий, связанных с этим обязательством.
По результатам такой проверки сумма оценочного обязательства может быть, в частности, увеличена в порядке, установленном для признания оценочного обязательства п. 8 ПБУ 8/2010 (без включения в стоимость актива), при получении дополнительной информации, позволяющей сделать уточнение величины оценочного обязательства (пп. «а» п. 23 ПБУ 8/2010).
При формировании резерва сумма отпускных, подлежащая выплате рассматриваемому сотруднику до наступления предполагаемого дня выхода в отпуск (например 15.06.2015), должна быть учтена исходя из количества дней запланированного, но еще не использованного работником отпуска на отчетную дату (например на конец I квартала 2015 года, если резерв формируется поквартально) и среднедневной суммы расходов на оплату труда работников (с учетом установленной методики расчета среднего заработка) и увеличенной на сумму страховых взносов.
Поскольку сотрудник продолжает работать, то количество неиспользованных им дней отпуска на 30.06.2015 увеличится. В связи с этим организации на основании пп. «а» п. 23 ПБУ 8/2010 необходимо будет увеличить сумму оценочного обязательства.
Операции по использованию резерва на оплату отпуска и перечислению сумм отпускных будут отражены в том периоде, в котором сотрудник фактически пойдет в отпуск.
В тех случаях, когда сотруднику после получения приказа о предоставлении отпуска и до получения информации о его переносе были начислены и выплачены отпускные, бухгалтеру необходимо будет произвести корректировочные записи в части начисления отпускных (дополнительно смотрите письмо Минфина России от 20.10.2004 № 07-05-13/10). То же самое необходимо сделать в случае, если сотрудник был отозван из отпуска по истечении какого-то времени после его начала (исходя из количества неиспользованных дней отпуска).
Ответы на наиболее часто задаваемые вопросы
Вопрос №1. Списываются ли за счет резерва сумма выплат учебного отпуска?
Учебные отпуска относятся к дополнительным видам отпусков и могут быть начислены за счет резервов.
Вопрос №2. Формируется ли резервный фонд на работников, принятых по гражданско-правовым договорам?
Средства на оплату отпусков резервируются только для работников, принятых по трудовым договорам. Форма приема на работу по ГПД трактуется как оказание услуг.
Вопрос №3. Когда формируется резерв на отпуска?
Резерв начинает действовать с 1 января и должен быть утвержден до начала календарного года. Показатели резервирования включаются в учетную политику и утверждаются приказом руководителя.
Вопрос №4. Как можно упростить списание расходов за счет резерва в БУ? Возможно ли установить ежемесячный фиксированный процент?
Равномерное списание затрат на отпуска при наличии резерва в бухучете не производится. Даже если утвердить смету с равномерным отчислением, списание производится в размере фактических затрат в пределах резерва, сумма которого корректируется на отчетную дату.
Вопрос №5. По каким данным в конце года утверждать резерв, если с нового календарного года планируется изменение тарифов отчислений в фонды, например, в ФСС?
Резервы на отпуск, утверждаемые до начала календарного года, используются в следующем периоде. Сумму фонда необходимо рассчитывать с учетом тарифов, действующих в году использования резерва. При возникновении изменений, внесенных после утверждения фонда, корректировка производится в конце года.