Компенсация аренды жилья сотрудникам в 2023 году

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Компенсация аренды жилья сотрудникам в 2023 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Основания для компенсационных выплат закреплены в статье 169 ТК РФ. В норме говориться, что деньги выплачиваются при условии предварительного согласования с работодателем в случае переезда в другую местность.
Необходимость в изменении места фактического пребывания должно быть напрямую связано с выполнением должностных обязанностей.

Приобретение служебной квартиры

Иногда компании для обеспечения иногородних сотрудников жильем приобретают служебные квартиры. Такой подход имеет два существенных недостатка:

1. организация, становясь собственником квартиры, должна учитывать этот объект как основное средство и, соответственно, платить с него налог на имущество. В данной ситуации возникает налоговая нагрузка работодателя;
2. компания не сможет без налоговых рисков учесть стоимость купленного жилья при определении налога на прибыль. Как считает Минфин, служебная квартира — это не амортизируемое имущество, которое используется для извлечения дохода. Соответственно, по ней не учитываются амортизационные отчисления при налогообложении (Письма Минфина от 24.11.2014 г. № 03-03-06/2/59534, от 24.01.2019 г. №03-03-06/1/3843). Получается в данной ситуации работодатель несет существенные затраты в размере стоимости приобретаемой недвижимости, которые не вправе учесть при исчислении налога на прибыль.

Компенсация за аренду жилья сотруднику

При заключении трудового договора стороны заранее оговаривают необходимость отправления в командировки или частые разъезды, вплоть до переезда на постоянное место жительства в другой населенный пункт, где, к примеру, расположено подразделение компании.
Читать так же: Соглашение о намерениях

Если работника устраивают условия трудоустройства, то в обязательном порядке в тексте соглашения прописываются нюансы, касающиеся расходов на проживание, а именно:

• порядок выплаты компенсации;
• сумма надбавки к заработной плате;
• требования к арендуемому жилью;
• возможность совместного проживания с семьей.

Предусматривается 2 варианта аренды жилья:

• работодатель заключает договор аренды;
• сотрудник самостоятельно выбирает жилье и заключает соглашение с последующим получением компенсации за проведенную оплату.

Важно! Работодатель компенсирует стоимость аренды непосредственно сотруднику или переводит средства на счет арендодателя.

Работник, получивший денежные средства в виде компенсации, обязуется оплатить НДФЛ и страховые взносы.

Сумма налоговых отчислений не должна превышать 20% от размера общего дохода работника.

Если сотрудник самостоятельно арендует жилье, то для получения компенсации потребуется предоставить:

1. Печатный вариант договора аренды, в котором отражаются существенные условия;
2. Платежное поручение или расписка от арендодателя, выступающая доказательством оплаты проживания.

Важно! Если договор аренды заключается на срок более чем 1 год, то в такой ситуации сделка подлежит регистрации в государственном реестре.

Начисляется ли на компенсацию НДФЛ и страховые взносы

При признании возмещения арендных платежей частью зарплаты возникает вопрос об обложении их зарплатными налогами.

Контролирующие органы категоричны в вопросе обложения НДФЛ. Как предоставление квартиры, арендуемой самой организацией, так и возмещение затрат на аренду признается доходом сотрудника, полученным в натуральной форме, поэтому компенсация жилья работнику по трудовому договору облагается НДФЛ в полном размере (статья 211 НК):

• при оформлении аренды на организацию и предоставление жилья работнику безвозмездно базой обложения признается размер арендных платежей;
• при оформлении договора аренды на сотрудника базой обложения НДФЛ признается компенсационная выплата.

Выплаты работникам в рамках трудовых отношений подлежат обложению страховыми взносами. Перечень необлагаемых начислений приведен в статье 422 НК. Возмещение работнику стоимости найма жилого помещения в ней не указано, следовательно, она подлежит обложению страховыми взносами. База обложения определяется аналогично базе по НДФЛ.

Аренда квартиры для переехавшего работника: Минфин высказался об НДФЛ, взносах и учете расходов

Аренда квартиры для переехавшего работника: Минфин высказался об НДФЛ, взносах и учете расходов

Организация компенсирует расходы работника на наем жилого помещения в связи с переездом на работу в другую местность. Облагаются ли эти выплаты НДФЛ и страховыми взносами? Можно ли учесть сумму компенсации в расходах при расчете налога на прибыль? На эти вопросы Минфин ответил в письме от 19.03.21 № 03-15-06/19723.

В статье 169 Трудового кодекса сказано следующее. Если работник переезжает на работу в другую местность, то работодатель обязан компенсировать:

• расходы по переезду работника, членов его семьи и провозу имущества (за исключением случаев, когда работодатель предоставляет работнику соответствующие средства передвижения);
• расходы по обустройству на новом месте жительства.

В то же время Налоговый Кодекс освобождает от НДФЛ и взносов все виды законодательно установленных компенсационных выплат связанных, в частности, с переездом сотрудника на работу в другую местность (п. 1 ст. 217 и подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ).

В Минфине отмечают, что в статье 169 ТК РФ не указаны компенсационные выплаты в виде сумм возмещения расходов по найму жилого помещения для сотрудника, переехавшего на работу в другую местность.

Оплата жилья работнику

Когда компании – работодатели приглашают к себе на работу специалистов с других городов и регионов, для сотрудников возникает проблема в аренде жилья не только для себя, но и для своей семьи. Нередко компании предлагают оплачивать аренду жилья таким специалистам, что может повлиять на решение о переезде. Такие расходы являются экономически оправданными, но у проверяющих органов они часто вызывают множество вопросов.

Важно! Большим плюсом для работодателей является то, что такие расходы контролирующие органы не запрещают признавать в качестве налоговых расходов.

Но признать затраты по оплате жилья работника в качестве налоговых расходов можно лишь при следующем условии: они должны быть оформлены как одна из частей оплаты труда, что должно быть прописано либо в трудовом, либо в коллективном договоре (письмо ФНС России №ВЕ-22-3/6@).

При отсутствии у компании собственного жилья обеспечение работников на новом месте работы жилым помещением осуществляется, как правило, путем его аренды. При этом компания либо оплачивает аренду за работника, либо работник сам арендует жилье, а компания возмещает ему расходы, связанные с арендой.

Компенсационные выплаты, предусмотренные законодательством РФ и связанные с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (в том числе с переездом на работу в другую местность), не облагаются НДФЛ на основании п. 3 ст. 217 НК РФ. Поскольку обеспечение работников на новом месте работы жильем предусмотрено на законодательном уровне, возникает вопрос: подпадает ли под действие п. 3 ст. 217 НК РФ оплата аренды жилья для них? Мнения финансистов и судов по данному вопросу расходятся.

Почему встал вопрос о начислении НДФЛ и страховых взносов при аренде жилья работника?

По мнению Минфина РФ, когда фирма арендует жилье для своего сотрудника на длительный срок, у самого работника появляется натуральный доход в виде экономии его денежных средств (т.е. несовершенного расхода на оплату аренды жилья).

Таким образом, ссылаясь на п. 1 ст. 210 НК РФ и п. 2 ст. 211 НК РФ, оплата аренды жилья, в которой проживает иногородний сотрудник, приравнивается к оплате коммунальных услуг физического лица. Работодатель, который является налоговым агентом по отношению к работнику, обязан включить сумму оплаты аренды жилья в налогооблагаемую базу при расчете НДФЛ.

При таком подходе обязанность удерживать НДФЛ с дохода возникает за работодателем и в случае предоставления жилья сотрудникам, и в случае возмещения им расходов на проживание (компенсационные выплаты по фактической сумме аренды квартиры или в пределах установленных лимитов в организации).

С другой стороны, ст. 169 ТК РФ обязывает обеспечить работника при смене места жительства по просьбе работодателя обеспечить работнику все необходимые условия, в том числе, оплату арендованного жилья. При этом, согласно п. 3 ст. 217 НК РФ, компенсационные выплаты налогооблагаемыми быть в данном случае не могут.

Если же рассматривать ситуацию с точки зрения работодателя, то организация оплачивает аренду жилья сотрудника, в котором заинтересована, т.к. он не смог бы выполнять свои функции, находясь в другом месте, а значит, целевое назначение этих выплат – обеспечение деятельности самой организации, а не работника, поэтому удерживать НДФЛ с сумм предполагаемого дохода неправомерно.

Из-за того что подход у Минфина РФ неоднозначный, решения в судебной практике также неоднородны, на текущий момент есть несколько способов отражать в бухгалтерском и налоговом учетах суммы аренды жилья для сотрудников.

Аренда жилья для сотрудников: возмещение работнику организацией расходов на аренду жилья

Чтобы подтвердить юридически обоснованность расходов на возмещение аренды жилья сотруднику, у фирмы должны быть:

• копия договора аренды между работником и собственником жилья;
• копии платежных документов по арендной плате за жилье (например, расписок арендодателя о получении денег);
• копия трудового договора с работником, где указана обязанность работодателя возместить сотруднику расходы на жилье.

Как и в предыдущем случае, здесь существует два варианта отражения расходов на возмещение работнику стоимости проживания в арендуемом жилье.

1. Работодатель не признает расходы на возмещение оплаты жилья работником компенсацией (как он должен по ТК РФ), а признает эти расходы как «благотворительность» (добровольное пожертвование в пользу работника). На основании п. 29 ст. 270 НК РФ такое возмещение нельзя относить на расходы, уменьшающие налогооблагаемую прибыль. В таком случае ежемесячная сумма возмещения облагается НДФЛ, взносы на социальное страхование также начисляются и перечисляются в ФСС и ПФР (167-ФЗ и гл. 34 НК РФ).
2. Работодатель признает расходы на возмещение оплаты жилья работником компенсацией, заключение трудового договора с прописанными в нем нормами должно происходить до переезда работника по новому месту работы (ст. 169 ТК РФ). В таком случае расходы на оплату арендованного жилья могут быть учтены в прочих расходах (ст. 264 НК РФ). Компенсационные выплаты не облагаются НДФЛ и не являются основанием для начисления страховых взносов.

Во втором случае могут возникнуть споры с налоговой службе о правомерности применения компенсационных выплат при оплате жилья на долгосрочной перспективе – подъемными такие платежи могут быть, постоянными – по мнению ФНС нет.

Параллельно следует еще рассмотреть применение Письма ФНС России от 22.03.2019 №БС-4-11/5192 « По вопросу об обложении страховыми взносами сумм компенсации расходов по найму жилых помещений, осуществляемых иногородним работникам организацией на основании локального нормативного акта».

В нем, на основании ст. 422 НК РФ обложение страховыми взносами выплат компенсационного характера, в т.ч. оплаты жилья сотрудника, не предусмотрено (но только на основании локальных нормативных актов – политики компании).

Расходы на аренду жилья для сотрудников

Компенсация расходов на оплату жилья за периоды, когда сотрудник не состоял в штате организации (трудовой договор с ним не был заключен), при расчете налога на прибыль не учитывается (письмо Минфина России от 19 марта 2013 г. № 03-03-06/1/8392). Если выплата компенсации предусмотрена не в трудовом договоре, а в других документах (например, в коллективном договоре), норматив 20 процентов на выплату зарплаты в натуральной форме можно не соблюдать. Однако в этом случаерасходы на выплату компенсации нельзя будет учесть при расчете налога на прибыль.
По мнению контролирующих ведомств, если компенсация не предусмотрена трудовым договором, у организации нет оснований для того, чтобы приравнивать ее к выплатам за фактически выполненный объем работ. Такую компенсацию следует квалифицировать как иные выплаты, произведенные в пользу сотрудника, не связанные с его трудовыми обязанностями (п. 29 ст.

Подтвердить такие расходы можно проездными билетами, счетами гостиниц, договорами на аренду квартир и т. п. Во-вторых, оплата жилья за счет организации должна быть предусмотрена в трудовых договорах, заключенных с иногородними (иностранными) сотрудниками. Контролирующие ведомства считают, что компенсация расходов на оплату жилья и проезд сотрудников, которые постоянно проживают в другой местности (с определением конкретного размера такой компенсации), является частью их зарплаты, выданной в натуральной форме.

При расчете налога на прибыль расходы на оплату труда учитываются, если они предусмотрены трудовыми договорами (ст. 255 НК РФ).

Компенсации по командировкам

Однозначно решается вопрос по оплате проживания в составе командировочных выплат. ТК РФ (ст. 168) вменяет работодателю в обязанность возмещение таких расходов, и они в полной их сумме учтутся в базе по прибыли (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). В том числе, если на это есть соответствующее решение работодателя, допускается принятие расходов на проживание в местности, откуда работник может каждый день возвращаться к основному месту жительства (письмо Минфина РФ от 10.10.2016 № 03-04-06/58957).

При условии наличия документов, свидетельствующих о величине расходов на проживание, они не попадут ни под налог на доходы физлиц (п. 3 ст. 217 НК РФ), ни под страховые взносы (п. 2 ст. 422 НК РФ, п. 2 ст. 20.2 закона «Об обязательном социальном страховании…» от 24.07.1998 № 125-ФЗ). При отсутствии документов, подтверждающих такие расходы, от НДФЛ будут освобождены суммы, не превышающие в сутки:

• 700 руб. по поездке, осуществленной по территории РФ;
• 2500 руб. по загранкомандировке.

А вот в части страховых взносов аналогичной оговорки ни п. 2 ст. 422 НК РФ, ни п. 2 ст. 20.2 закона 125-ФЗ не содержат. То есть при отсутствии подтверждающих расходы документов под обложение страховыми взносами попадет полная сумма компенсации расходов на проживание, оплаченных за время командировки.

Одним из вариантов предоставления жилья командированному (при частых поездках в одно и то же место) является наем работодателем жилья, которое сотрудник занимает во время пребывания в командировке. Учесть в базе по прибыли такие расходы работодатель вправе (подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ), но только за те периоды, когда в арендованном жилье проживал командированный работник (письмо УФНС России по г. Москве от 24.05.2012 № 16-15/045924@). Причем в состав принимаемых расходов на таких же условиях можно включить и коммунальные платежи (письмо Минфина РФ от 05.12.2011 № 03-03-06/1/802).

Судьи поддержали иск. Доходом от источников в РФ является вознаграждение за исполнение трудовых или иных обязанностей, выполненную работу, оказанную услугу (подп. 6 п. 1 ст. 208 Налогового кодекса РФ).
При определении налоговой базы по НДФЛ учитываются все доходы работника, в том числе полученные в натуральной форме (п. 1 ст. 210 Налогового кодекса РФ).
Организация обязана исчислить, удержать у своего работника и уплатить сумму НДФЛ. Это касается всех доходов, которые работник получил в данной компании. При этом предприятие удерживает налог непосредственно из доходов при их фактической выплате (п. 1, 2, 4 ст. 226 Налогового кодекса РФ).
К доходу, полученному в натуральной форме, в частности, относится оплата за работника товаров (работ, услуг). Это могут быть коммунальные услуги, питание, отдых, обучение (подп. 1 п. 2 ст. 211 Налогового кодекса РФ).
Освобождаются от НДФЛ все виды компенсационных выплат, установленных законодательством. Среди них выплаты, связанные с исполнением трудовых обязанностей (включая переезд на работу в другую местность и возмещение командировочных расходов). Об этом сказано в пункте 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ.
В статье 164 Трудового кодекса РФ разъяснено, что компенсации — это денежные выплаты, установленные для возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей.
Случаи предоставления компенсаций приведены в статье 165 Трудового кодекса РФ. Сюда в том числе относится переезд на работу в другую местность. При этом соответствующие выплаты производятся за счет работодателя.
Если работник переезжает по предварительной договоренности с компанией на работу в другую местность, организация обязана возместить ему расходы на переезд, обустройство на новом месте жительства. Конкретные размеры выплат определяются соглашением сторон трудового договора (ст. 169 Трудового кодекса РФ).
Также судьи обратились к постановлению Совмина СССР от 15 июля 1981 г. № 677. В пункте 3 данного документа сказано, что работникам, которые переехали в связи с переводом на работу в другую местность, и членам их семей жилое помещение предоставляется на условиях, предусмотренных трудовым договором.
Арбитры установили, что:

• обязанность предприятия предоставить иногородним работникам за счет собственных средств компенсацию в виде оплаты аренды квартир закреплена в трудовых договорах;
• данные выплаты не связаны с системой оплаты труда;
• деньги за наем жилья организация выплачивала непосредственно арендодателям;
• эти затраты отнесены на общехозяйственные расходы, в фонд заработной платы не включались.

НДФЛ с аренды жилья работнику не удерживают

Позицию Минфина России нельзя назвать бесспорной. Дело в том, что оплата аренды жилья работников из других городов непосредственно связана с выполнением ими своих трудовых обязанностей и имеет компенсационный характер. Следовательно, оплата аренды жилья не должна включаться в налоговую базу по НДФЛ. И арбитражные суды с таким аргументом соглашаются. Например, в одном из постановлений (пост. ФАС ВСО от 11.09.2013 № Ф02-4189/13) был сделан акцент на статью 169 ТК РФ, в которой прописана обязанность работодателя обеспечить возмещение работнику расходов по обустройству на новом месте жительства в случае переезда на работу в другую местность. Суд признал оплату аренды жилья работника обустройством на новом месте жительства (с учетом того, что порядок этих выплат определяется именно в трудовом договоре) и, ссылаясь на норму НК РФ (п. 3 ст. 217 НК РФ), освобождающую от НДФЛ выплаты компенсационного характера, установленные законодательством РФ, принял сторону налогоплательщика.

В другом деле (пост. ФАС УО от 08.06.2012 № Ф09-3304/12) решающим аргументом послужило то, что произведенные обществом выплаты арендодателям жилых помещений связаны с исполнением иногородними сотрудниками своих должностных обязанностей. Иначе говоря, сотрудник не мог бы исполнять свою работу, если бы жил в другом месте. Поэтому оплата аренды жилья работника произведена прежде всего в интересах работодателя.

Это далеко не полный перечень судебных решений, вынесенных в пользу налогоплательщиков. Есть и другие (пост. ФАС ДВО от 25.01.2013 № Ф03-5923/12, ФАС ЗСО от 02.09.2011 № Ф04-4186/11, ФАС МО от 21.03.2011 № Ф05-1300/2011), поэтому, если компания готова судиться, она может не начислять НДФЛ с жилищных расходов.

Варианты выплат за аренду жилья

Случаи, когда работодатель берет на себя оплату расходов по аренде жилья для своих сотрудников, достаточно распространены. При этом ситуаций, которые по нормам законодательства прямо обязывают работодателя к оплате расходов на жилье, не так много. Носят такие выплаты название компенсаций. Но чаще работодатель принимает на себя подобные обязанности добровольно, и именно они вызывают наибольшее количество вопросов.

Налогообложение этих выплат может зависеть от разных факторов:

• наличия документального подтверждения;
• оценки вида расхода для целей налогообложения;
• способа осуществления выплат.

Налогообложение такого рода расходов мы рассмотрим в 2 аспектах:

• принятие для включения в базу по прибыли;
• облагаемый НДФЛ и страховыми взносами доход сотрудника.

В отношении НДС вычет по таким расходам возможен (п. 7 ст. 171 НК РФ), но для него требуется наличие счета-фактуры (п. 1 ст. 172 НК РФ) и отнесение осуществленных затрат к деятельности, ведущейся с НДС (п. 1 ст. 170 НК РФ).

Причины отказа в выплате

Не каждый из тех, кто выразил необходимость в получении возмещения за найм жилья, его получают. Судебная практика это подтверждает. Большое количество исков подано по данному вопросу.

В случае если организация, в которой работает сотрудник, располагает квартирой, то он вместе с семьей будут проживать в ней. Если работник отказывается от такой возможности и ищет жилье для найма по своим требованиям, то в компенсации ему может быть отказано.

Веским основанием для отказа является не предоставление необходимых документов, либо их некорректное оформление. Не получить одобрение можно при несоблюдении установленного нормативными документами порядка обращения. Судьи, в свою очередь, обращают особое внимание именно на эти моменты и выносят решение исходя из соответствия действий сторон регламентирующим Постановлениям Правительства.

Когда сотрудник еще состоит на учете на предыдущем месте работы и подает документы для выплаты на новом месте – ему будет отказано.

Невыгодная компенсация

В рамках трудового договора, заключенного с сотрудником, компания вправе воспользоваться другим вариантом. В договоре может быть предусмотрена выплата работникам денежной компенсации за съем жилья. Однако, как показывает практика, этот способ наиболее опасный.

Налоговое ведомство в своем письме от 12 января 2009 г. № ВЕ-22-3/6 полагает, что подобные начисления не являются оплатой за выполнение трудовых функций и направлены на удовлетворение личных потребностей работника в жилье. Таким образом, ссылаясь на пункт 29 статьи 270 НК РФ, специалисты не считают возможным учесть данные расходы в целях налогообложения прибыли.

Не подлежит сомнению

Услуги по предоставлению в пользование жилых помещений в жилищном фонде всех форм собственности не облагаются НДС.Следовательно, оплата за съемное жилье для сотрудников производится без учета НДС.

Похожие записи:

• Можно ли вернуть или обменять духи в Рив Гош
• Как платить страховые взносы за декабрь 2022?
• Статья 20. Возраст, с которого наступает уголовная ответственность