Как правильно рассчитать нормы расхода топлива по приказу Минтранса
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как правильно рассчитать нормы расхода топлива по приказу Минтранса». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Для грузового автотранспорта порядок расчета усложнен. В расчете учитываются и масса груза, и вес прицепов, и прочие характеристики перевозки. Для самосвалов и тягачей нормативные значения считают в особом порядке.
Расчет для легковых автомобилей
Для легкового авто расчет норматива производится по специальной формуле:
Qн = 0,01 × Hs × S × (1 + 0,01 × D),
где:
- Qн — это норматив затрат ГСМ, исчисленный в литрах;
- Hs — базовый стандарт расхода топлива на пробег автомобиля в 100 км;
- S — конкретный пробег автомобиля, исчисляется в км;
- D — поправочный коэффициент, установленный к норме, отражается в %.
Базовый стандарт определяется в соответствии с рекомендациями Минтранса для организаций. Например, отдельные значения предусмотрены:
- для отечественного транспорта до 2014 года выпуска;
- для зарубежных авто до 2008 года;
- для зарубежных марок с 2008 по 2014 год.
Термин «перерасход» (или «пережог») топлива, хотя и является общеупотребимым и понятным для транспортных компаний, но законодательно не определен.
Базовый документ для установления его смысла – Методические рекомендации «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте» (утв. распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р, далее – Методические рекомендации). Этот документ обязателен для всех организаций и предпринимателей, эксплуатирующих автомобильную технику на территории России.
Пункт 3 Методических рекомендаций определяет, что нормой расхода ГСМ является установленное значение меры его потребления при работе автомобиля. Такая мера потребления устанавливается путем расчета расхода бензина или дизтоплива в литрах на 100 км пробега. Соответственно, перерасходом топлива будет считаться превышение этого норматива.
Для нормирования расхода ГСМ Методические рекомендации определяют базовые значения расхода топлив. Они установлены для каждой модели, марки или модификации автомобиля в качестве общепринятой нормы. Например, автомобиль «Ока» (ВАЗ-1111) должен потреблять 6,5 литра бензина на 100 км пути, а BMW X5 с бензиновым «движком» 4,8 литра – почти в два с половиной раза больше: 15,5 л.
Кроме того, в Методических рекомендациях установлены различные поправочные коэффициенты и надбавки, учитывающие выполняемую транспортную работу и условия эксплуатации автомобиля. К ним, например, относятся:
- зимние надбавки (устанавливаются в зависимости от региона эксплуатации автомобиля);
- повышающие коэффициенты при работе в горной местности, на дорогах со сложным планом, при вождении, требующем частых остановок, и т.д.
На основании данных о пробеге автомобиля за определенный период рассчитывается нормативный расход топлива. Его сравнивают с фактическим расходом, а затем делается вывод о соблюдении либо несоблюдении норматива. В последнем случае причины могут быть следующими.
Во-первых, возможно, компания сама не учла всех особенностей эксплуатации автомобиля и не применила все необходимые в конкретных условиях надбавки к нормативу.
Во-вторых, не исключены неисправности в работе топливной системы. На перерасход могут влиять и особенности вождения автомобиля в конкретных условиях: например, при управлении транспортным средством на более низких передачах при заданной скорости расход ГСМ, как известно, возрастает. Такая ситуация может возникнуть, если имеются препятствия при движении (пресловутые «пробки») или приходится двигаться по спуску с ограничением скорости и т.д.
Наконец, наиболее волнующая компанию причина – это неправомерные действия самого водителя. К сожалению, не всегда сотрудники организации являются кристально честными, а отсутствие контроля может спровоцировать их слить горючее из бака служебной машины, например, в личный автомобиль (при этом километраж, требуемый для оправдания залитого по документам топлива, просто приписывается), или присвоить себе его стоимость.
Применение КОСГУ и КВР в бухучете
Коды классификации операций сектора государственного управления (далее — КОСГУ) применяются в целях бухгалтерского (бюджетного) учета в порядке, предусмотренном Инструкцией № 157н.
Выбор, какие КВР и коды КОСГУ применяются, зависит от условий покупки топлива.
В соответствии с приказом № 209н увеличение стоимости ГСМ отражается по КОСГУ 343. В соответствии с таблицей соответствия видов расходов классификации расходов бюджетов и статей (подстатей) классификации операций сектора государственного управления, применяемой в 2022 году (начало действия — 11.03.2022), допускается использование этой подстатьи с КВР:
- 220 — закупка товаров, работ и услуг для обеспечения специальным топливом и горюче-смазочными материалами, продовольственного и вещевого обеспечения органов в сфере национальной безопасности, правоохранительной деятельности и обороны;
- 221 — обеспечение топливом и ГСМ в рамках гособоронзаказа;
- 244 — прочая закупка товаров, работ и услуг.
Как распределяются расходы на бензин по КОСГУ и КВР по таблице соответствия:
| Вид расходов | КОСГУ | ||
| Код | Наименование | Код | Наименование |
| 220 Закупка товаров, работ и услуг для обеспечения специальным топливом и горюче-смазочными материалами, продовольственного и вещевого обеспечения органов в сфере национальной безопасности, правоохранительной деятельности и обороны | |||
| 221 | Обеспечение топливом и горюче-смазочными материалами в рамках государственного оборонного заказа | 222 | Транспортные услуги |
| 224 | Арендная плата за пользование имуществом (за исключением земельных участков и других обособленных природных объектов) | ||
| 226 | Прочие работы, услуги | ||
| 229 | Арендная плата за пользование земельными участками и другими обособленными природными объектами | ||
| 310 | Увеличение стоимости основных средств | ||
| 343 | Увеличение стоимости горюче-смазочных материалов | ||
| 224 | Продовольственное обеспечение вне рамок государственного оборонного заказа | 226 | Прочие работы, услуги |
Правила учета ГСМ: проводки
Бухгалтерский учет купленных горюче-смазочных материалов будет зависеть от того, каким способом их приобретали:
| Операция | ДЕБЕТ | КРЕДИТ |
| Покупка ГСМ по топливным картам и талонам | ||
| Отражение денежных средства, перечисленных за карты/талоны, в качестве выданного аванса | 60, субсчет «авансы выданные» | 51 |
| Принятие к вычету НДС с выданного аванса | 68, субсчет «расчеты по НДС» | 76 |
| Принятие к учету горюче-смазочных материалов, отпущенных по талом или картам (на основании отчета компании-эмитента талонов или карта, либо корешков талонов от водителей). | 10 | 60 |
| Отражение НДС по ГСМ | 19 | 60 |
| Принятие к вычету НДС по ГСМ | 68, субсчет «расчеты по НДС» | 19 |
| Восстановление НДС, принятого к вычету с перечисленного аванса | 76 | 68, субсчет «расчеты по НДС» |
| Покупка ГСМ за наличные | ||
| Выдача денег под отчет на покупку ГСМ | 71 | 50 |
| Оприходование ГСМ на основании авансового отчета от водителя | 10 | 71 |
| Отражение НДС по приобретенным ГСМ | 19 | 71 |
| Принятие к вычету «входного» НДС по ГСМ | 68, субсчет «расчеты по НДС» | 19 |
Правила учета ГСМ — подтверждение расходов на топливо
Формы путевого листа обязательны к применению только для профессиональных перевозчиков. Непрофильные компании вправе разрабатывать свои бланки и отражать их как приложение с образцом в учетной политике. Следует помнить о таких моментах:
- на каждый автомобиль должен оформляться отдельный путевой лист;
- предельный срок действия листа — 1 месяц;
- в путевом листе отражается точный маршрут поездки и расход топлива.
Если в компании более двух транспортных средств, учитывать расходы на топливо будет проще, если вести внутреннюю отчетность. Формы отчетности, сроки составления, список ответственных лиц — все утверждается руководством в приказе. Среди полезных отчетных форм:
- Отчет о движении горюче-смазочных материалов, оформляемый материально ответственным за выдачу ГСМ работником на основании актов, требований, товарно-транспортных накладных, карточки учета расхода ГСМ, ведомости учета возврата талонов. В документе указываются сведения о получившем топливо сотруднике, разновидности ГСМ, единицы измерения, цель выдачи, остаток на начало/конец отчетного периода, поступление, выбытие.
- Ведомость учета выдачи горюче-смазочных материалов. В документе указывается выданное всем работникам топливо. Водители предъявляют путевой лист или другой документ, итоговое количество ГСМ суммируется в конце ведомости, вместе с наименованием и маркой ГСМ, информацией об автомобиле (регистрационный номер, модель, марка), информацией о водителе (ФИО, день выдачи топлива, табельный номер), сведения о ГСМ, необходимых в период техобслуживания и ремонта ТС (на основании накладных и лимитно-заборных карт).
Как компенсировать расходы на ГСМ
Бывают ситуации, когда работник использует личный автомобиль для рабочих заданий. Тогда компания возмещает ему расходы на бензин.
Условия компенсации:
- поездка на личном транспорте была согласована руководителем,
- расходы подтверждены первичкой,
- сотрудник официально трудоустроен в фирму.
Все условия прописываются в отдельном соглашении к трудовому договору. С точки зрения бухгалтерского учета расходы относятся к коммерческим или общехозяйственным.
Кроме того, установлен лимит по возмещениям для легковых авто:
- если объем двигателя не превышает 2000 куб. см. — 1200 руб.,
- для остальных — 1500 руб.
Алгоритм действий бухгалтера
Аналогично прочим производственным запасам предприятия, горючее и различные виды смазки учитываются в бухучёте, исходя из их фактической стоимости. Расходы являются элементом раздела II ПБУ 5/01. Принять топливо в состав учёта можно на основании двух типов бумаг, которые прилагаются к авансовому отчёту:
- Чеки автозаправочной станции (если топливо приобретается на маршруте за «наличку»).
- Топливные талоны (при покупке по безналичному расчёту согласно договору между предприятием и фирмой-поставщиком).
Кроме того, водители могут покупать бензин или дизтопливо в пути, используя выданную на предприятии топливную карту. При использовании такого способа учёт ведётся по факту получения предприятием отчёта о количестве залитого в бак топлива от эмитента карты. Для списания используются два метода (раздел III ПБУ 5/01):
- средняя себестоимость;
- ФИФО (себестоимость ранее приобретённого количества запасов).
Третий метод, указанный в ПБУ (отдельный расчёт себестоимости всех единиц ТМЦ) в учёте ГСМ не применяется. Наиболее часто бухгалтерами используется первый метод. В этом случае стоимость остатка суммируется со стоимостью поступления, а затем делится на общий остаток на день оформления учёта ( в килограммах или литрах).
Сейчас все большей популярностью пользуются так называемые спутниковые системы слежения (другое название — системы спутниковой навигации). Они позволяют точно установить, когда и сколько километров проехала машина и сколько бензина потратила. В связи с этим компания, которая приобрела такую систему, может списать фактически израсходованные ГСМ без использования нормативов. Необходимость в инвентаризации тоже пропадает.
Чтобы отразить в учете переход на использование спутниковой системы для учета ГСМ, нужно издать приказ, который отменяет ранее используемые нормативы расхода топлива. В этом же документе закрепить новый способ учета топлива — на основании данных системы
Важно, чтобы дата приказа совпадала с датой, когда система введена в эксплуатацию
Далее понадобится распечатка из системы, где показан расход бензина по каждому рейсу. Бухгалтер подколет эти распечатки к путевым листам, и на основании этих документов спишет ГСМ. Кстати, против такого метода не возражает и Минфин России (письмо от 16.06.11 № 03-03-06/1/354).
Путевые листы: оформление и порядок списания ГСМ
Однако она разработана для автомобильных организаций. В связи с этим у бухгалтеров бюджетных учреждений часто возникает вопрос: должны ли они использовать форму путевого листа, приведенную в данном постановлении, или им следует разработать свою?Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина РФ в Письме от 03.02.2006 N 03-03-04/2/23 (далее — Письмо N 03-03-04/2/23) разъяснил, что форма путевых листов, утвержденная Постановлением N 78, распространяется на юридические лица всех форм собственности, осуществляющие деятельность по эксплуатации автотранспортных средств (грузовых, легковых, в том числе служебных, автомобилей, специализированных и такси), и носит обязательный характер только для автотранспортных организаций.Остальные организации, в том числе и бюджетные, могут разработать
Отказ от использования путевых листов для подтверждения расходов по ГСМ воспринимается неоднозначно контролирующими органами и судьями. Минфин в письме №03-03-06/1/354 допускает такую возможность, оговаривает, что документы должны быть оформлены в соответствии с законодательством РФ. Порядок оформления первички по расходу ГСМ Минфин не устанавливает. Обязательные реквизиты документов содержит ФЗ-402 «О бухучете». Любой документ, соответствующий его требованиям и утвержденный в учетной политике (ПБУ1/2008 п.4), может использоваться для подтверждения расходов. Из этого следует, что акты на списание ГСМ и документы, подтверждающие работу нетранспортных агрегатов на бензине, являются достаточным основанием для списания, если они правильно оформлены и утверждены в организации как рабочие.
Что касается перевозок, то мнения судей различны. Так, ФАС ЗСО в постановлении №Ф04-2219/11 по делу №А27-10300/2010 от 17/05/11 г. делает вывод, что путевые листы для подтверждения расходов необходимы в любом случае, поскольку эти документы свидетельствуют о работе автомобиля фактически в производственных целях.
В то же время ФАС СЗО в постановлении №Ф07-2241/12 по делу №А42-3168/2011 от 12/04/12 г. говорится: путевой лист – не единственный документ, подтверждающий, что расходы на ГСМ экономически обоснованы. Поддерживает эту позицию и постановление 9-го ААС №09АП-12355/12 от 9/06/12 г. Организации, основной вид деятельности которых не относится к перевозкам, могут обойтись в своей работе без путевых листов, как унифицированных, так и самостоятельно разработанных.
Организация, не применяющая путевые листы, может столкнуться с необходимостью доказывать свою правоту контролирующим и судебным органам, особенно по вопросу включения топливных затрат в расчеты по налогу на прибыль.
Как разработать собственные нормы
В руководстве по эксплуатации транспортного средства прописывают информацию по расходу ГСМ не всегда. Из своей практики скажу, что нормы расхода на погрузчики в руководствах по эксплуатации не указываются, поэтому приходится вычислять их сложными путями. Один погрузчик проезжает каждый день по прямой дороге от точки А до точки Б. Другой погрузчик той же модели работает на разгрузке фур весь день на площади 10 кв. метров. У второго погрузчика расход получится выше, так как скорость и траектория его движения ниже первого. Надежнее обратиться в специализированные организации. Если решитесь самостоятельно разработать, то:
- утвердите комиссию для проведения контрольных замеров, которая проследит за движением транспорта на протяжении выбранного периода времени или километража;
- сопоставьте данные с технической документацией завода-изготовителя (если она имеется);
- оформите результаты контрольных замеров в акте контрольного замера, выявив расход на 100 км;
- утвердите приказом организации и в учетной политике нормы списания бензина, дизельного топлива и газа.
Как сократить расход ГСМ и увеличить моторесурс
На расход горюче-смазочных материалов влияет целая совокупность факторов:
- Манера и стиль вождения, которые зависят от климатических условий в регионе, где эксплуатируется авто, особенностей характера владельца машины, сюда же можно отнести опыт (продолжительность) езды за рулем и марку самого транспортного средства.
- Тип используемого горюче-смазочного материала, поскольку при переходе на более высокое октановое число происходит потеря мощности – оставшийся бензин нагреет двигатель, и расход будет увеличен. Позволяется менять тип ГСМ, если автомобиль оснащен технологией, помогающей регулировать угол зажигания.
- Работа двигателя, точнее его общее состояние: свечи зажигания, поскольку недостаточность искры напрямую влияет на работу системы зажигания, при этом увеличивается расход бензина; кислородный датчик, потому как его поломка ухудшает характеристики мощности и, как следствие, также увеличивается расход топлива.
Правила учета ГСМ, полученного при покупке автомобиля
При покупке авто в баке обычно остается определенное количество бензина. Если объем бензина указан в договоре купли-продажи, ГСМ можно оприходовать, если нет – имеются варианты:
- когда бензина в баке совсем мало, его не учитывают, и бухгалтер отмечает поступление и списание бензина с момента первой заправки;
- если бак почти полностью заполнен, необходимо узнать объем топлива и оформить безвозмездное получение (это будут облагаемые налогом доходы, стоимость ГСМ проводится по ДЕБЕТУ 10 КРЕДИТУ 98, при списании делают проводки по ДЕБЕТУ счета 20 (26, 44) и КРЕДИТУ 10, а также по ДЕБЕТУ 98 КРЕДИТУ 91) либо выявить излишки (они включаются в доходы и проводятся по ДЕБЕТУ 10 КРЕДИТУ 91, в налоговом учете формируются доходы).