Разбираемся с новыми правилами для подотчета
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Разбираемся с новыми правилами для подотчета». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Организация, отправляющая сотрудников в командировки, поручающая им приобретение хозтоваров, проездных, товарно-материальных ценностей, совершение оплат в пользу поставщиков, выдает денежные средства на подобные операции. О произведенных тратах работники уведомляют бухгалтерию, составляя авансовые отчеты. В 2022 году изменения, внесенные законодателем, сделали порядок расчетов с персоналом понятнее и удобнее.
IV. Распределение ЕНП
Отраженные по единому налоговому счету суммы налоговый орган самостоятельно засчитывает в счет исполнения плательщиком обязанностей по уплате конкретных налогов, страховых взносов в следующей последовательности, установленной п. 8 ст. 45 НК РФ:
- недоимка – начиная с наиболее раннего момента ее выявления;
- налоги, авансовые платежи, сборы, страховые взносы – с момента возникновения обязанности по их уплате;
- пени;
- проценты;
- штрафы.
Если на момент распределения суммы ЕНП недостаточно для покрытия всех налогов, авансовых платежей, сборов, страховых взносов с совпадающими сроками их уплаты, распределение производится в соответствии с приведенной последовательностью пропорционально суммам налоговых обязательств (п. 10 ст. 45 НК РФ).
Приведенная схема уплаты и распределения применяется к большинству платежей, предусмотренных НК РФ, но есть и исключения (см. п. 1 ст. 58 НК РФ). Вне состава ЕНП уплачиваются и учитываются налоговыми органами:
- госпошлина (за исключением госпошлины, в отношении уплаты которой судом выдан исполнительный документ),
- авансовые платежи по НДФЛ, вносимые иностранными гражданами, осуществляющими трудовую деятельность по найму в Российской Федерации на основании патента.
Данные платежи не входят в совокупную обязанность и не учитываются на едином налоговом счете (п. 2 ст. 11 НК РФ).
Могут уплачиваться не в составе ЕНП (на усмотрение плательщика):
- налог на профессиональный доход,
- сборы за пользование объектами животного мира и за пользование объектами водных биологических ресурсов.
Действителен ли товарный чек без кассового в 2022 году
Важно, чтобы он был правильно оформлен, так как нарушение при оформлении документации влечет за собой административную и уголовную ответственность. Товарный и кассовый чеки являются абсолютно самостоятельными документами.
- наименование предприятия;
- месторасположение (фактический адрес, где была совершена покупка);
- ИНН;
- номер расчетно-кассового аппарата;
- номер документа;
- дата покупки;
- перечень товаров;
- количество;
- цена за единицу;
- цена за все единицы данной категории товара;
- сумма скидок (если таковые присутствуют);
- сумма к оплате.
- ККП – код проверки подлинности документа.
В 2023 г., аналогично настоящему времени, Расчет по форме 6-НДФЛ будет предоставляться ежеквартально. В отношении отчетности за квартал, Расчет необходимо направлять в налоговую не позднее 25 числа месяца, следующего за отчетным. Но 6-НДФЛ за год организации должны направить не позднее 25 февраля того года, который следует за истекшим налоговым периодом. Сейчас же расчет предоставляется не позднее последнего дня месяца, который следует за отчетным, а 6-НДФЛ за налоговый период – не позднее 1 марта следующего года.
Также, согласно новой редакции ст. 230 НК РФ, удержанные суммы налога нужно будет отражать по следующим правилам:
- в I квартал включать суммы, удержанные с 1 января по 22 марта;
- в полугодии – удержанные с 1 января по 22 июня;
- в 9 месяцев – с 1 января по 22 сентября.
Кратко об авансовом отчете
Правильно составленный и утвержденный авансовый отчет — необходимое основание для того, чтобы принять к учету расходы, произведенные подотчетником.
Форма выдачи средств под отчет значения не имеет — в наличной форме, перечислением карту (личную, корпоративную), отчет и подтверждающие документы необходимы всегда.
Если сотрудник потратился на благо фирмы, то он получает компенсацию таких трат (ст. 164 Трудового кодекса) на основании соответствующего заявления или распорядительного документа (приказа) руководителя. Составлять в данном случае авансовый отчет будет некорректно.
Если выданные деньги израсходованы не полностью, то остаток требуется вернуть работодателю, а перерасход компенсировать.
Проверка приложенных документов
Как правило, сотрудники собирают все, что можно собрать, включая личные чеки и прочий мусор и просто вываливают бухгалтеру на стол – разбирайся.
Ситуация усложняется тем, что нормативно не определен перечень оправдательных документов, и расходы подтверждают документы самые разнообразные (билеты, акты, чеки, путевые листы, договоры и т. п.). Поэтому приходится обращать особое внимание на оформление приложенной документации, прежде всего, кассовых чеков. Согласно статье 4.7 закона № 54-ФЗ, в чеке должны присутствовать следующие реквизиты:
- наименование организации;
- ИНН;
- дата, время и место (адрес) осуществления расчета;
- должность, Ф.И.О. кассира;
- наименование документа;
- признак расчета;
- регистрационный номер ККТ;
- заводской номер ФН;
- адрес сайта для проверки ФКЧ (фискального кассового чека);
- номер смены, порядковый номер ФКЧ за смену;
- наименование товаров (работ, услуг), количество, цена за единицу, стоимость с учетом скидок;
- форма расчета;
- НДС (ставка, сумма);
- указание на систему налогообложения;
- код товара;
- QR.
Бумажные кассовые чеки можно не прилагать к авансовому отчету в некоторых случаях, например, если место командировки относилось к тем, где в силу закона можно вести расчеты без ККТ, см. п. 3, 8 ст. 2 закона № 54-ФЗ. Вместо них можно приложить товарный чек, БСО. Чек также может быть представлен в электронной форме (ссылка на электронный документ).
Реквизиты электронного фискального чека поименованы в приказе ФНС России от 14 сентября 2020 г. № ЕД-7-20/662. Его можно распечатать и приложить к авансовому отчету.
Если каких-то обязательных реквизитов нет, а также если документы:
- выцвели;
- повреждены;
- содержат нечитаемые реквизиты;
- содержат операции, не соответствующие характеру подотчетной операции,
Представление авансового отчета
По полученным под отчет деньгам работник должен отчитаться, представив в бухгалтерию авансовый отчет по форме, утвержденной организацией (это может быть и унифицированная форма № АО-1).
Срок представления отчета по истраченным наличным средствам, полученным из кассы (в том числе на командировку), законодательством установлен и равен 3 рабочим дням№ 3210-У. А вот по подотчетным суммам, переведенным на банковскую карту, такого срока нет. Поэтому организация должна установить его самостоятельно. Причем в ситуации, когда подотчетные средства переводятся на карту, не действует запрет на получение новых подотчетных сумм до представления отчета по старым. Значит, организация может установить, что по средствам, полученным на карту, работник вправе отчитываться, к примеру, всего раз в месяц (например, это удобно, если нужно часто приобретать канцтовары).
3. Порядок отчета по подотчетным суммам.
3.1. По расходам, произведенным в интересах организации за счет подотчетных или собственных средств, работник должен отчитаться, представив в бухгалтерию авансовый отчет (см. Приложение № 4).
3.2. Авансовый отчет представляется в течение 3 рабочих дней:
— по средствам, выданным на командировку, — со дня возвращения из нее;
— по средствам, полученным на иные нужды из кассы либо на карту, — после истечения срока, на который деньги были выданы под отчет;
— по собственным потраченным средствам в соответствии с п. 1.7 — со дня покупки.
Если срок представления авансового отчета истекает в период отсутствия работника на работе на законных основаниях (например, из-за болезни), то авансовый отчет представляется в течение 3 рабочих дней со дня выхода на работу.
3.3. Неиспользованный остаток подотчетных средств работник должен вернуть на следующий рабочий день после истечения срока, на который деньги были выданы под отчет, а в случае отсутствия на работе в этот день на законных основаниях — в день выхода на работу.
3.4. Авансовый отчет оформляется в одном экземпляре. На его оборотной стороне в таблице работник записывает по порядку подтверждающие документы и суммы затрат по ним, затем прикладывает эти документы к авансовому отчету, предварительно пронумеровав их в том же порядке. При этом сумма в графе «Израсходовано» на лицевой стороне должна соответствовать итоговой сумме расходов в таблице на оборотной стороне.
3.5. В подтверждение приема авансового отчета работнику выдается расписка (отрезная часть отчета).
3.6. Если авансовый отчет представляется по собственным потраченным средствам в соответствии с п. 1.7, то работник одновременно подает заявление (см. Приложение № 5) на имя руководителя с просьбой утвердить авансовый отчет и возместить перерасход в соответствующей сумме.
В тексте заявления о возмещении перерасхода, когда работник тратил личные деньги, можно указать, например: «Прошу утвердить прилагаемый авансовый отчет от 28.03.2016 № 12 и возместить перерасход в сумме 1560 руб., истраченной на покупку канцелярских товаров».
Неиспользованные подотчетные средства, возвращенные в кассу, не обязательно сдавать на расчетный счет. Поэтому их можно снова выдать под отчет либо направить на иные нужды (кроме тех, для которых требуется специально снимать деньги со счета, например на оплату аренды недвижимости и т. п.).
Как выдаются подотчетные средства
Подотчетные средства — это те средства, за которые нужно отчитываться. Именно поэтому по истечению срока, на который они выдаются, сотрудник должен представить авансовый отчет, где указывает, куда он эти деньги потратил.
Ранее действовало правило, что подотчетные средства выдаются строго по приказу руководителя. В нем обозначалось, кому, в какой последовательности и как выдавать подотчетные средства.
Однако последняя редакция Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У подобный приказ сделала необязательным. Поэтому сегодня приказа в компании может и не быть. Но вместо него под каждую выдачу оформляется внутренний нормативный акт.
Таким образом, если сотрудник желает получить деньги под отчет, он должен написать заявление (в любой форме) на имя руководителя. В ряде организаций, в частности в силовых структурах, вместо заявления используется служебная записка, рапорт и другие варианты. И теперь бухгалтер работает не с приказом, а с заявлением, в котором руководитель решает, можно ли выделить сумму на определенный срок конкретному сотруднику или нет.
Подпадают ли расчеты по подотчетным суммам под действие закона №54-ФЗ
Подотчетные суммы могут выдаваться, как в наличной форме, так и путем их перевода на корпоративную и даже личную карточку сотрудника с пометкой «Подотчетные деньги». Стоит напомнить, что банковская карточка согласно пп.19 ст.3 закона №161-ФЗ (о национальной платежной системе) относится к электронным средствам платежа, которые на основании Положения Банка России № 383-П являются безналичной формой расчета.
А в июльской редакции закона №54-ФЗ от 2018 года утверждено, что онлайн-касса используется при наличных и почти любых безналичных формах расчетов. Однако расчеты по подотчетным суммам в любой их форме в случае их возврата и выдачи не являются расчетами в понимании закона №54-ФЗ, поскольку не относятся:
- к получению и выплате денег непосредственно за товары, работы, услуги (т.е. к денежным отношениям, которые возникают между покупателем и продавцом);
- к приему ставок, интерактивных ставок и к выплате выигрышей по ним;
- к приему денег в ходе продажи лотерейных билетов (включая электронные);
- к приему лотерейных ставок;
- к выплате выигрышей по лотереям.
Все эти виды операций признаются ст. 1.1 закона №54-ФЗ расчетами, при осуществлении которых применяется онлайн-касса, за исключением тех случаев, в каких сам закон предусматривает возможность не работать с ККТ. Кроме того, к расчетам, на которые распространяется обязанность по использованию ККТ или право ее не применения, еще относятся следующие операции, направленные на оплату товаров, работ, услуг:
- прием и выплата денег в форме предварительной оплаты и (или) авансов;
- зачет и возвращение предварительной оплаты и (или) авансов;
- выдача и погашение займов (включая кредитование ломбардами);
- предоставление либо получение встречного предоставления для расчетов за товары, работы, услуги.
И к этим операциям выдача и возврат подотчетных сумм тоже не относится, поскольку данные деньги являются лишь кассовой операцией, которая направлена на будущее совершение расхода, а не отражает сам факт оплаты товаров (работ, услуг). Да и подотчетное лицо не является по отношению к своему работодателю покупателем.
Какие чеки можно принимать к авансовому отчету с 2022 года
Деньги в подотчет работнику выдаются из кассы либо перечисляются на карту.
Еще год назад выдать аванс на хозяйственные нужды или командировку кассир мог только на основании заявления работника. С 19.08.2017 возможности для выдачи денег расширились. В Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У были внесены поправки, согласно которым выдать деньги в подотчет можно по распорядительному документу.
Таким образом, требовать с сотрудника заявление не обязательно.
Выдать деньги в подотчет можно, если есть хотя бы один из документов:
- заявление работника;
- распоряжение руководителя (приказ).
Чтобы списать затраты на командировку, нужны подтверждающие документы. Билеты, чеки, счета за гостиницу — эти документы подтвердят потраченные суммы.
Также многие привыкли оформлять для командированного сотрудника командировочное удостоверение и служебное задание. В командировочном удостоверении работник должен также поставить отметки принимающей стороны. Однако с 2015 года это вовсе не обязательно (Постановление Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595). Для поездок в командировку не требуется ни командировочное удостоверение, ни служебное задание (расходы по командировкам можно принять без этих документов). Работник командируется на основании приказа руководителя. А даты фактического нахождения в командировке бухгалтер может определить по проездным билетам.
Если организация по-прежнему выдает командировочные удостоверения — это не является ошибкой. Главное закрепить весь документооборот во внутренних актах компании.
Подробные правила учета командировок и расходов по ним закреплены в Постановлении Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки».
Эксперт сервиса Норматив
Рогачева Е. А.
А вот физическому лицу ИНН присваивается вне связи с осуществлением им предпринимательской деятельности. Физлицо вправе прекратить деятельность в качестве предпринимателя и тем самым утратить свой ОГРНИП, а затем вновь зарегистрироваться в этом качестве — с присвоением нового ОГРНИП. То есть регистрационный номер предпринимателя может неоднократно меняться, но именно он характеризует его специальный статус как участника гражданского оборота.
- при продаже газет и журналов, а также сопутствующих товаров в газетно-журнальных киосках;
- при торговле вне помещений на открытых прилавках рынков и ярмарок в условиях, не обеспечивающих сохранность товара торговых мест.
Однако для подтверждения факта покупки в делах о защите прав потребителей требования к товарному чеку отсутствуют. Товарный или кассовый чеки могут даже вовсе отсутствовать. В этом случае факт покупки может быть подтвержден свидетельскими показаниями (п. 5 ст. 18, п. 1 ст. 25 Закона РФ от 07.02.1992 № 2300-1 ).
Продавцы (ИП, организации), занимающиеся розничной торговлей и применяющие ПСН или ЕНВД, до 01.07.2022 были вправе не использовать ККТ. До 01.07.2022 могут не применять ККТ организации и ИП на ПСН и ЕНВД, оказывающие определенные услуги, а также ИП на ПСН и ЕНВД, ведущие деятельность в сфере розничной торговли или общепита, если у таких предпринимателей нет работников (ч. 7.1 ст. 7 Федерального закона от 03.07.2022 № 290-ФЗ ). Вместо кассового чека они выдают покупателям товарные чеки .
Часто виновником нарушений в расчетах с подотчетными лицами являются не сотрудники, составившие авансовый отчет, а недобросовестные поставщики и подрядчики. Они намеренно или по халатности делают оправдательные документы недействительными.
Какие документы можно принять к авансовому отчету 2021
ОП теперь могут не вести кассовую книгу, если не хранят наличные и после каждой смены передают их в кассу юрлица.
До поправок все ОП, которые принимали и выдавали наличные, должны были вести кассовую книгу. Если расчётного счёта не было, обязанность тоже сохранялась. За отсутствие своей книги налоговики штрафовали компании на 50 тыс. рублей, а руководителей на 5 тыс. рублей.
Порядок ведения кассовых операций регулируется Указанием ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У. Последние поправки к нему утверждены указанием ЦБ от 05.10.20 № 5587-У и вступают в силу с 30 ноября 2021 года. Эти изменения касаются следующих категорий:
- юридических лиц и ИП, в том числе из реестра МСП;
- работодателей, которые выдают сотрудникам деньги под отчёт;
- организаций с обособленными подразделениями.
Чтобы было удобнее сравнивать, мы собрали все последние изменения в таблицу. Далее рассмотрим их подробнее.
Одним из заметных результатов активного развития технологий стало появление в деятельности компаний электронных документов. К электронным документам относится в том числе документ, сформированный на бумажном носителе, но с применением современной техники, подключенной к онлайн-кассам.
Если обратить внимание на электронные чеки, то важным элементом в них является QR-код. В свете последних изменений в законодательстве выдачей электронного чека будет считаться даже то, что продавец покажет сотруднику на своем мониторе QR-код, а тот его считает с помощью смартфона.
Несколько лет назад вышло Письмо Минфина РФ от 12.04.2013 № 03-03-07/12250, в котором закреплено, что авансовый расчет может быть представлен в электронной форме. Как это осуществляется на практике:
- Если в компании внедрен ЭДО
При внедрении ЭДО на ПК или ноутбуках сотрудников устанавливается специальная программа. У каждого сотрудника есть своя электронная подпись (ЭП), позволяющая в этой программе формировать авансовый отчет по установленной форме, подписывать его ЭП и прикреплять к нему необходимые электронные документы и электронные чеки, которые он получил от поставщиков.
Бухгалтер получает электронный авансовый отчет, уже подписанный личными подписями сотрудника и распорядителя финансами (директора или финансового директора). Если с документом все в порядке, то он подписывает его своей ЭП.
Порядок учета расчетов с подотчетными лицами: законодательство
Предприниматели, не предоставившие покупателю товарный чек, считаются правонарушителями в рамках административного права (ст.14.5 КоАП РФ). К ним может быть применено наказание. Санкции – штраф или предупреждение.
Данная норма предусматривает в объективной части – неиспользование ККМ, применение незарегистрированного фискального аппарата, нарушение порядка проведения расчетных операций и т.д. Ответственность – штраф до 40 тыс. рублей (для организаций). Для ИП размер санкций значительно ниже – до 2 тыс. рублей.
Товарный и кассовый чек – неодинаковые бухгалтерские акты. Общая черта – передача документа покупателю или клиенту при розничной торговле для подтверждения факта сделки и ее оплаты. У каждой бумаги свое значение.
Товарный чек может быть выдан без кассового, когда продавец вправе не использовать ККМ. В противном случае – это незаконно.
Продавцы, зарегистрированные до принятия новой редакции Закона № 54-ФЗ, имеют право выдавать товарный чек вместо кассового. К таким продавцам относятся, в частности, ИП и юридические лица, которые уплачивают ЕНВД.
Возможность не использовать онлайн-кассы для них сохраняется до 1 июля 2021 года, после чего они будут обязаны перейти на современные технологии, упрощающие документооборот.
Важно понимать, что товарный чек не будет альтернативой кассовому — в современной формулировке закона первое понятие полностью отсутствует.
- Возможность выдавать товарный чек должна присутствовать в случае отказа оборудования. Если пробить чек невозможно, торговлю придется прекратить во избежание штрафа.
Даже если проблема не связана с работой магазина (например, при отключении света), необходимо выдавать чеки по требованию. После восстановления работоспособности оборудования необходимо будет сформировать чеки коррекции, отправить их в ФНС и приложить копии товарных чеков в качестве доказательства покупки. - По требованию покупателя, продавец обязан будет предоставить товарный чек наряду с кассовым. Кроме этого, при покупке определенных товаров выдача всех документов является обязательным условием:
- одежда, обувь и технически сложные товары. В этом случае на товарном чеке должны быть указаны название, артикул, сорт и другая информация об изделии;
- автомобили. В этом случае обязательно указание марки, номера двигателя, даты продажи;
- драгоценные камни. Необходимо указание названия и вида камня, пробы и артикула;
- животные и растения. Необходимо указать вид и породу животных, сорт растений, количество;
- оружие. Необходимо указать название, марку и сведения об использованных при изготовлении драгоценных материалах;
- стройматериалы. В чеке указываются названия и основные характеристики;
- мебель. Необходимо указать название, количество, сведения об обивке и общей стоимости набора.
С 1 февраля текущего года спецрежимники обязаны указывать в чеках наименование товаров и услуг.
Утром деньги – вечером стулья
Принцип, который практиковал герой фильма «12 стульев», применим и к авансовому отчету. Судя по п. 6.3 Указания №3210-У и п. 10 «Положения…» сначала нужно выдать деньги работнику, чтобы потом он за них отчитался. Зато статья 168 ТК РФ говорит о возмещении командировочных расходов (что можно рассматривать как компенсацию без предварительной выдачи средств). Рекомендуется в локальных актах предусмотреть возможность возмещения, поскольку закон этот момент четко не регулирует.
Для получения денег нужно подать заявление с указанием суммы и срока, на который они выдаются, либо заручиться распоряжением руководителя (другого лица, обладающего полномочиями) на такую выплату.
Важно! Если перечисление происходит на личную банковскую карточку, то следует получить согласие подотчетника на подобную операцию. Например, при подаче заявления на перевод зарплаты включить в текст фразу: «прошу переводить заработную плату и другие доходы, а также подотчетные средства на мою банковскую карту».
Ошибка 1. Отсутствие локальных нормативных актов
Законодательно обязанность разрабатывать ЛНА по подотчету не закреплена, но на практике документ пригодится как работникам — они будут четко знать регламент работы с подотчетными средствами, так и работодателям — руководитель сможет отслеживать соблюдение правил и сроков.
Рекомендуем установить в ЛНА следующие сроки и правила:
Обычно такие правила объединяют в Положении о расчетах с подотчетными лицами. Оно поможет решить конфликтную ситуацию внутри организации, защитит компанию при проверке, обоснует права работника и работодателя в суде.
Обратите внимание: с 30.11.2020 отменен 3-дневный срок для авансового отчета подотчетным лицом (Указание Банка России от 05.10.2020 № 5587-У). Срок сдачи авансового отчета устанавливается руководителем, индивидуальным предпринимателем (пункт 6.3 Указания ЦБ № 3210). Выдавать новый аванс, даже если не израсходован предыдущий, с 30 ноября 2020 тоже можно.
Ранее для составления авансового отчета использовалась унифицированная форма № АО-1. Но с 1 января 2013 года компании вправе разрабатывать свои формы первичных документов. Главное, чтобы в них присутствовали обязательные реквизиты согласно пункту 2 статьи 9 Закона «О бухгалтерском учете»:
Авансовый отчет без кассового чека: прилагаем квитанцию ПКО
Авансовый отчет без кассового чека может быть дополнен также квитанциями приходных кассовых ордеров.
ПКО, подобно БСО, состоит из 2 элементов — основной части и отрывной квитанции. Работнику, заплатившему за товар либо услуги подотчетными денежными средствами, отдается второй элемент. Именно его нужно прилагать к авансовому отчету.
Важно, чтобы квитанция ПКО соответствовала следующим основным требованиям:
- печать поставщика (при наличии таковой) должна проставляться одновременно на обоих элементах ПКО — таким образом, на квитанции она будет видна примерно наполовину;
- в графе «Сумма» квитанции ПКО величина денежных средств должна фиксироваться цифрами, в графе ниже — прописью.
Еще один нюанс: ПКО должны составляться исключительно по форме КО-1, которая была введена в оборот Госкомстатом постановлением от 18.08.1998 № 88. Поэтому работнику, прежде чем брать квитанцию ПКО, желательно убедиться, что в оригинале ордера есть отметка о соответствии документа форме КО-1.
Некоммерческая организация, как и представители коммерческой сферы, вправе разработать бланк отчетности по полученным авансам самостоятельно. Бюджетникам же рекомендовано применять унифицированные формы, которые представлены в инструкции № 52н.
Так, бланк авансового отчета по командировке имеет код ОКУД 0504505. Был скорректирован в 2015 году. Актуальная форма авансового отчета — это двусторонний бланк.
На лицевой стороне отражается информация об учреждении, командированном сотруднике, его Ф.И.О. и должности.
Также на лицевой стороне указывается сумма, которую работник получил подотчет, сколько израсходовал и какой остаток числится на отчетную дату.
Оборотная сторона авансового отчета заполняется информацией о предоставленных подтверждающих документах, а также сведения о бухгалтерских записях, которые были отражены в учете.
Что нужно учитывать при оформлении «подотчета»
Начиная с 19 августа 2017 г. действуют новые правила «подотчета». Существенные поправки в Указание ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У (далее — Указание № 3210-У) внесены Указанием ЦБ РФ от 19.06.2017 № 4416-У.
Получить денежные средства под отчет может не только работник компании, но и лицо, с которым у компании заключен договор гражданско-правового характера (письмо ЦБ РФ от 02.10.2014 № 29-Р-Р-6/7859).
Основанием для выплаты подотчетной суммы является приказ (распоряжение, решение), подписанное руководителем компании. Необходимости оформлять работнику заявление на выдачу денежных средств под отчет теперь нет.
В письме ЦБ РФ от 13.10.2017 № 29-1-1-ОЭ/24158 разъяснено, как оформить распорядительный документ (приказ, распоряжение, решение) на выдачу денег. В этом случае компания может руководствоваться Государственным стандартом РФ ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», введенным в действие постановлением Государственного комитета РФ по стандартизации и метрологии от 03.03.2003 № 65-ст.
Распорядительный документ на выдачу наличных под отчет должен содержать следующие сведения:
— ФИО подотчетного лица;
— сумму и срок, на который она выдается;
— подпись руководителя;
— дату и регистрационный номер документа.
В распорядительном документе может быть указано несколько сотрудников компании, которым выдаются денежные средства под отчет. По каждому подотчетному лицу указываются суммы наличных денег и срок, на который они выдаются.
С 19 августа 2017 г. выдача подотчетных сумм может осуществляться и при наличии задолженности у подотчетного лица.
Законодательством не установлен конкретный срок, в течение которого работник должен отчитаться о потраченных подотчетных суммах. Согласно п. 6.3 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У, работник обязан предоставить в бухгалтерию отчет по полученным суммам не позднее трех рабочих дней после истечения срока, на который эти суммы были выданы.
Если такого приказа в компании нет, можно считать, что срок выдачи подотчетных сумм не установлен, и значит, расчеты по подотчетным суммам должны быть осуществлены в пределах одного рабочего дня (письмо ФНС России от 24.01.2005 № 04-1-02/704).
В отношении командировочных расходов срок предоставления авансового отчета установлен в п. 26 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее — Положение № 749).
Работник организации обязан в течение трех рабочих дней со дня возвращения из служебной командировки представить авансовый отчет.
Фактический срок пребывания работника в месте командирования определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из служебной командировки (абз. 1 п. 7 Положения № 749). Это означает, что дату начала и окончания командировки подтвердят билеты (авиабилеты, железнодорожные билеты, автобусные билеты).
Кроме того, для подтверждения расходов на перелет, необходим посадочный талон (письмо Минфина России от 07.06.2011 № 03-03-07/20). При покупке электронного авиабилета достаточно представить в качестве подтверждающего документа распечатку маршрут/квитанции и посадочный талон. В случае проезда работника к месту командирования или обратно к месту работы на личном транспорте фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке (абз. 2 п. 7 Положения № 749). Служебную записку работник должен представить по возвращении из командировки одновременно с оправдательными документами, подтверждающими использование личного транспорта (путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки на оплату ГСМ и др.). Форма служебной записки не приведена в Положения №749, а поэтому организация должна сама разработать бланк и утвердить его в приказе руководителя. В служебной записке проставляются даты отъезда и приезда работника.
Кроме того, с таким работником необходимо заключить дополнительное соглашение, в котором указывается размер компенсации за использование личного автотранспорта в служебных целях (ст. 188 ТК РФ).
К авансовому отчету должны быть приложены документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой (п. 26 Полоджения №749).