01.08.2023

Электронные расчетные листки работникам: как выдавать законно

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Электронные расчетные листки работникам: как выдавать законно». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Содержание

1. Расчетные листки: вкратце о главном

2. Хранение расчетных листков

3. Расчетный листок за июнь 2012 года

4. Выдача расчетного листка по заработной плате под роспись

5. Хранить или не хранить расчетные листки?

6. Нужна ли для листов по заработной плате?

7. О выдаче расчетных листков в электронном виде

8. Ведомость выдачи расчетных листков

9. Расчетный листок по зарплате — образец 2021 года

10. Когда следует формировать документ

11. Когда выдается расчетный листок по заработной плате

12. Что делать, если на работе не дают сведения о зарплате?

13. Когда расчетный листок можно отправить по электронной почте

14. Расчетный листок по заработной плате: бланк (образец)

15. Какую информацию должен содержать расчетный листок?

16. Налог на доходы физических лиц

Выдавать расчетные листки работодатель должен не реже одного раза в месяц и указывать в них все составные части заработка. Оформлять их при каждой выплате: и к авансу, и к окончательному расчету – работодатель может, но не обязан.

Расчетные листки: вкратце о главном

Расчетный листок документ, который выдается сотруднику при каждой выплате зарплаты. В нем содержится информация:

о составных частях заработной платы;
об иных суммах, начисленных работнику – включая компенсацию за нарушение работодателем срока перечисления зарплаты, отпускных, увольнительных и других выплат, которые положены работнику;
о суммах и основаниях удержаний с зарплаты, если они были;
об общей сумме дохода, которая подлежит перечислению работнику.

Хранение расчетных листков

Расчетные листки на выдачу заработной платы должны храниться при условии проведения проверки (ревизии) 5 лет, а при отсутствии лицевых счетов – 75 лет (ст. 412 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558). Также экземпляр распечатки расчетного листка, содержащий данные о составных частях заработной платы, размерах и основаниях произведенных удержаний, об общей денежной сумме, подлежащей выплате, ежемесячно вкладывается (вклеивается) в лицевой счет работника (по форме № Т-54а²) на бумажном носителе.

Расчетный листок за июнь 2012 года

Организация: ГКУ "Центр занятости населения"
Работник: Королева Марина Ивановна	Подразделение: отдел кадров
Табельный номер: 25	Должность: начальник отдела кадров
	Период	Дни	Часы	Сумма		Период	Сумма
1. Начислено:	2. Удержано:
Оклад по дням	01.06 - 30.06	20	160	15 000	НДФЛ	01.06 - 30.06	1 950
						02.07 - 16.07	650
Надбавка за совмещение профессий	01.06 - 30.06	20		5 000	Аванс	01.06 - 16.06	5 000
Отпуск	02.07 - 16.07	14		7 500
Всего начислено:	27 500	Всего удержано:	7 600
		Сумма к выплате:	19 900

Выдача расчетного листка по заработной плате под роспись

Так вот, расчетные листки достаточно выдавать при начислении и выплате зарплаты за вторую половину месяца, когда определены все ее составляющие, так как при выплате зарплаты за первую половину месяца (так называемого аванса) отдельные ее составные части могут быть еще не определены. На вопрос, надо ли расчетные листки выдавать при выплате отпускных, Роструд в письме от 24.12.2007 № 5277-6-1 ответил, что поскольку оплата отпуска из расчета среднего заработка не является выплатой заработной платы, то и основания специально выдавать расчетный листок работнику при выплате отпускных сумм отсутствуют. А вот при увольнении сотрудника расчетный листок следует выдать в день увольнения, т.к. при прекращении трудового договора работодатель обязан произвести с ним окончательный расчет в виде зарплаты и иных причитающихся работнику сумм именно в день увольнения (ст. 140 ТК РФ).

Хранить или не хранить расчетные листки?

Этот вопрос законодательством также не урегулирован. Минфин в Письме от 14.04.2016 № 02-06-05/21573 разъяснил, что хотя расчетные листки и должны разрабатываться на основании форм документов по расчету заработной платы, утвержденных Приказом № 52н, но требований о формировании и хранении вторых экземпляров расчетных листов данный приказ не содержит.

Согласно п. 9 СГС «Учетная политика» правила документооборота и технология обработки учетной информации, в том числе порядок и сроки передачи первичных (сводных) учетных документов для отражения в бухгалтерском учете в соответствии с утвержденным графиком документооборота и (или) порядком взаимодействия структурных подразделений и (или) лиц, ответственных за оформление фактов хозяйственной жизни, по предоставлению первичных учетных документов для ведения учета, утверждаются документами учетной политики учреждения.

При этом первичные учетные документы, применяемые в рамках установленного документооборота для оформления операций по начислению заработной платы (оплаты труда), должны соответствовать требованиям трудового законодательства РФ.

В силу п. 22 СГС «Учетная политика» документы учетной политики и другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, должны храниться не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления отчетности в последний раз.

А на основании п. 412 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558, документы (сводные расчетные (расчетно-платежные) ведомости (табуляграммы) и документы к ним, расчетные листы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат, доверенности на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей, в том числе аннулированные доверенности) о получении заработной платы и других выплат хранятся:

при условии проведения проверки (ревизии) – 5 лет;
при отсутствии лицевых счетов – 75 лет.

Нужна ли для листов по заработной плате?

Выдавать расчетный листок работодателя обязывает ст.136 ТК РФ. Любой работник должен знать и понимать, как работодателем начисляется вознаграждение за проделанную работу. Как разобраться в расчетном листе?

Проверяя документацию юридического лица, трудовая инспекция может потребовать подтвердить факт выдачи расчетных листков подчиненным.

Зачастую работодатели заводят специальную книгу, где фиксируется получение расчетного листа сотрудником.

Именоваться такой сводный документ может ведомостью.

Ведение ведомости для регистрации листов не является обязательным требованием, но ее заполнение поможет в разрешении судебных споров, а также позволит избежать выставления штрафов.

Ведомость можно заменить журналом выдачи листов.

О выдаче расчетных листков в электронном виде

В соответствии с Трудового кодекса РФ, все работодатели обязаны письменно информировать работников о составных частях заработной платы, размерах начислений и удержаний. Для выполнения этой обязанности, работодатели разрабатывают и утверждают форму расчетного листка.

Как правило, работодатели пользуются по умолчанию той формой расчетного листка, которая предусмотрена в бухгалтерской программе. Трудовой кодекс не регламентирует то, каким способом выдавать работникам расчетные листки.

Поэтому работодатели могут самостоятельно установить форму выдачи расчетных листков — на бумажных носителях или в электронном виде. Некоторые работодатели считают, что если выдали расчетный листок на бумаге, то меньше риск получить штраф. Однако, это не так. Штрафные санкции по жалобе работника грозят работодателю за невыдачу расчетных листков.

Административная ответственность за невыдачу расчетных листков предусмотрена статьей Кодекса об административных правонарушениях РФ. В тоже время ежемесячная распечатка и выдача расчетных листков всем работникам — работа более трудоемкая, чем рассылка файлов расчетных листков на электронные адреса работников.

Работодатели вправе направлять работникам расчетные листки в электронном виде. Главное, чтобы этот способ был прописан в локальном акте или трудовом договоре. Если мы выдаем расчетные листки несколькими способами, прописываем оба варианта.

Суды соглашаются с тем, что работодатель ничего не нарушает, если отправляет расчетные листки по электронной почте.

Ведомость выдачи расчетных листков

5676 Для того чтобы вести учет выдачи расчетных листков работникам, в организации формируется специальная ведомость. Расчетный листок – это особый внутренний документ предприятия, в который вносится полная информация о заработной плате сотрудника.

Он формируется индивидуально под каждого работника и выключает в себя сведения о причитающихся выплатах, в том числе окладе, различных надбавках, премиях, вознаграждениях, компенсациях, а также производимых удержаниях (налогах и отчислениях во внебюджетные фонды) и окончательном размере зарплаты.

Расчетный листок составляется ежемесячно и передается тому работнику предприятия, под которого он рассчитывался. ФАЙЛЫ Следует отметить, что по Трудовому Кодексу РФ работодатель обязан информировать подчиненного обо всех составляющих его заработной платы.

Это дает возможность сотруднику удостовериться в том, что начисленная ему з/п соответствует условиям трудового договора и нормам законодательства. Расчетный листок составляется в произвольном виде и передается на руки работнику предприятия непосредственно в момент выдачи заработной платы. При этом не имеет значения, получает сотрудник оплату за свой труд наличным путем или через перечисление на банковскую карту.

Процедура выдачи расчетных листков определяется в каждом конкретном случае индивидуально.

Расчетный листок по зарплате — образец 2021 года

Добавить в избранное В избранное

Каждый сотрудник организации или занятый у предпринимателя имеет право знать, из каких частей складывается его заработная плата. Всю эту информацию содержит расчетный листок по зарплате — образец 2021 года представим в нашей статье.

Расчетные листки по зарплате 2021 года ничем не отличаются от документов, составляемых ранее. Из него работник может узнать:

Каков общий размер начисления и какую величину составляет каждый компонент зарплаты: оклад, премия, различного рода компенсации.
Сколько было выдано в качестве аванса и произведено прочих выплат за расчетный месяц.
Сколько было удержано из заработной платы, например НДФЛ, алиментов, возмещения материального ущерба и пр.
Каков размер зарплаты, выдаваемой «на руки» за расчетный месяц.

Помимо этого расчетка должна содержать: Ф.И.О. работника, его табельный номер, количество отработанного времени и период, за который документ формируется.

Когда следует формировать документ

Расчетный листок нужно делать за несколько дней до зарплатных выплат, выдавать же его можно также заранее или в день выдачи заработной платы. При этом, следует помнить о том, что обычно выдача зарплаты делится на два этапа, в разницей в две недели — так вот расчетный листок должен предоставляться сотрудникам в день получения ими «окончаловки», когда все необходимые суммы уже подсчитаны.

Надо сказать, что расчетный лист касается только заработной платы, поэтому формировать его для выдачи, например, отпускных не нужно.

При увольнении расчетный листок делать следует обязательно (он передается увольняющемуся в его последний рабочий день вместе с заработной платой).

Когда выдается расчетный листок по заработной плате

Расчетный листок работодатель должен выдавать ежемесячно каждому работнику после начисления и перед выплатой зарплаты. Трудовой кодекс обязывает работодателя предоставлять каждому сотруднику в письменной форме информацию о видах начислений, их размере, о видах и суммах удержаний, а также о сумме, подлежащей выплате. Обязанность по выдаче информации о зарплате, как правило, возлагается на бухгалтерию.

Бланк и информация в нем должны быть представлены в таком виде, чтобы было понятно, за что произведено начисление (оклад, премия), какое время оплачено работнику, а какое нет, должны быть указаны дни простоев, отсутствия на работе по любой причине (отпуск, болезнь, прогулы), какие произведены удержания и какую сумму в результате сотрудник получит на руки.

Что делать, если на работе не дают сведения о зарплате?

Трудовой кодекс предусматривает в обязательном порядке уведомлять работников о выдаче заработной платы с указанием начисленных сумм, надбавок, удержаний и общей суммы заработка.

Невыдача расчетных листков будет считаться неправомерным действием, которое влечет за собой административную ответственность.

Работнику в таком случае следует обратиться в бухгалтерию своей организации с просьбой выдать расчетные листы, которая обязана это сделать.

Если такая просьба будет проигнорирована, можно обратиться в трудовую инспекцию своего города. При проведении ревизии на предприятии и установлении факта невыдачи листков по зарплате на работодателя и отвечающего за выдачу сотрудника будет наложена административная ответственность в виде штрафов.

Когда расчетный листок можно отправить по электронной почте

Трудовое законодательство предъявляет определенные требования к расчетному листку — к составу указываемых в нем сведений и обязанностям работодателя, связанным с его передачей работникам (ст. 136 ТК РФ).

Расчетный листок содержит в себе персональные данные работника — как минимум, это размер его заработной платы. Разглашение такой информации по закону не допускается (ст. 88 ТК РФ, ст. 7 Закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»).

В итоге работодатель вправе отправить работнику расчетный листок через интерфейс почтового интернет-сервиса, если он одновременно выполнит:

Если все это не сделать, работодателя ждут серьезные наказания (об этом расскажем далее).

А теперь детальнее остановимся на законодательных требованиях, обязательных для выполнения работодателем при передаче расчетных листков по электронной почте.

Учитывая, что расчетный листок содержит персональные данные работника, для его законной отправки сотруднику через интернет работодателю придется выполнить требования федерального закона о персональных данных, а также постановлений и приказов в сфере защиты персональных данных:

Кроме того, в целях обеспечения безопасности персональных данных их передача по электронной почте допустима только при выполнении базовых мер: реализации антивирусной защиты (АВЗ.1), обеспечение защиты персональных данных от раскрытия и модификации (ЗИС.3) и других необходимых мер.

В ТК РФ не утверждена единая форма для этого документа. Поэтому работодатель имеет право разработать ее самостоятельно.

Многих граждан интересует порядок выдачи расчетных листков по заработной плате. Согласно ст.136 ТК РФ. наниматель обязан выплачивать своим работникам зарплату два раза в месяц (аванс и зарплатная часть). Но так называемую «расчетку» достаточно выдавать раз в месяц при окончательном расчете, т.к. составные части зарплаты при выдаче аванса еще не известны. В ней должна содержаться информация обо всех произведенных начислениях и удержаниях.

Расчетный листок по заработной плате: бланк (образец)

Этот вопрос законодательством также не урегулирован. Минфин в Письме от 14.04.2016 № 02‑06‑05/21573 разъяснил, что хотя расчетные листки и должны разрабатываться на основании форм документов по расчету заработной платы, утвержденных Приказом № 52н, но требований о формировании и хранении вторых экземпляров расчетных листов данный приказ не содержит.

при условии проведения проверки (ревизии) – 5 лет;
при отсутствии лицевых счетов – 75 лет.

Какую информацию должен содержать расчетный листок?

Вне зависимости от того, какой вариант выберет работодатель, документ все равно должен соответствовать нормам законодательства.

Итак, расчетный листок должен содержать информацию:

о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период;
о размерах иных сумм, начисленных работнику, в том числе денежной компенсации за нарушение работодателем установленного срока выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и (или) других выплат, причитающихся работнику;
о размерах и об основаниях произведенных удержаний;
об общей денежной сумме, подлежащей выплате.

Вначале листка записывают:

название организации;
должность;
ФИО работника;
период, за который составляется документ (обычно это один месяц);
подразделение, в котором трудится работник;
его табельный номер.

Налог на доходы физических лиц

В обязательном порядке сотруднику должна быть предоставлена информация о сумме удержания из суммы оплаты труда налога на доходы физических лиц (НДФЛ). Ставка налога составляет 13% от облагаемого дохода.

Очень часто у сотрудников возникают вопросы о порядке удержания из заработной платы налога. Обывателю сложно понять, какие выплаты облагаются налогом, а какие нет.

Общий облагаемый доход в расчетном листке можно рассчитать, вычтя из итоговой суммы начисленных выплат суммы, которые выплачиваются работодателем, но не облагаются налогом. К наиболее часто встречающимся из них относятся:

— пособие по беременности и родам;

— выходное пособие;

— командировочные расходы (за исключением суточных более 700 руб. при поездках внутри страны и 2500 при поездках за рубеж);

— материальная помощь (частично).

Вопреки представлениям многих работников, налог на доходы удерживается и из оплаты больничных листов, а также из компенсации за неиспользованный отпуск, которую выплачивают при увольнении.

Если у Вас есть дети в возрасте до 18 лет или в возрасте до 24, обучающиеся на дневной форме обучения в образовательных учреждениях с государственной аккредитацией, то Вам положен так называемый стандартный налоговый вычет на каждого ребенка, на который будет уменьшен облагаемый налогом доход. При этом на первого ребенка Вы получите вычет в размере 1400 рублей – на первого и второго ребенка и 3000 на третьего и каждого последующего.

Для того, чтобы получить вычет, работник должен написать заявление на имя работодателя и приложить к нему копию свидетельства о рождении ребенка, справку об обучении (если ребенок старше 18 лет).

В заключение ещё раз напомним о необходимости разработки максимально простого и понятного для обычного работника порядка информирования об оплате труда. Не стоит относиться к этому формально. Это позволит избежать многих вопросов и конфликтных ситуаций.