Дистанционная работа 2021 — прием и оформление работника

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Дистанционная работа 2021 — прием и оформление работника». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Бессрочный ТД – это документ, в котором не прописываются и не устанавливаются сроки действия. Он считается самым популярным и востребованным. Нередко случаются ситуации, когда обе стороны продолжают сотрудничество и в результате договор становится бессрочным.

Трудовой договор с дистанционным работником

На удаленку оформляют следующим образом:

• трудовым договором (оговаривают это сразу с новым сотрудником);
• дополнительным соглашением к существующему трудовому договору (об этом есть договоренность в процессе работы);
• приказом работодателя о переводе на дистанционный формат (на случай чрезвычайной ситуации, такой как коронавирус, и прочее).

Для дистанционной работы статья 312.1 Трудового кодекса РФ предусматривает особый трудовой договор. Следующие условия трудового договора с дистанционным работником оговаривают в документе:

• Обеспечение необходимым оборудованием, всеми материалами для выполнения поставленных задач. Если работодатель не готов все предоставить, прописывается размер и порядок выплаты компенсаций за использование собственных ресурсов сотрудника.
• Режим работы. По сути, это рабочий график, где прописывают также время выхода сотрудника на связь. Созвоны с работодателем происходят только в рабочее время.
• Способ взаимодействия. Указывают ресурс (электронная почта, мессенджер, ведомственный канал и т. д.) для общения сотрудника с руководством, для взаимодействия с другими членами команды.
• Порядок прихода в офис. Например, по согласованию с руководством (прописать, за сколько стороны должны проинформировать друг друга при необходимости очной встречи).
• Порядок предоставления отчета о работе и получение заданий.

Как принять на работу дистанционного работника

Трудовой договор о дистанционной работе можно заключить, обменявшись электронными документами. Документы, предусмотренные 65 статьёй Трудового Кодекса (паспорт, СНИЛС, диплом, трудовую книжку) можно передать работодателю в электронной форме, если работник и работодатель используют усиленные электронные подписи.

При этом высылать на бумаге экземпляр трудового договора или дополнительного соглашения к нему работодатель будет только на основании письменного заявления работника. Это нужно сделать не позже трёх рабочих дней со дня получения заявления (в прошлой редакции закона говорилось: не позже трёх календарных дней со дня заключения трудового договора).

Если работник поступает на работу впервые, то получить персональный номер в системе обязательного пенсионного страхования (ОПС) ему нужно самостоятельно. С правилами трудового распорядка, коллективным договором и другими локальными актами, касающимися работы, тоже можно ознакомиться в электронном виде.

Обмен документами и использование электронных подписей

Одним из основных сдерживающих факторов применения дистанционного труда до 2021 года было требование об использовании усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП). Полностью отказаться от ее использования в новом законе не удалось, однако ее применение сильно ограничили, что, безусловно, облегчит взаимодействие с дистанционными работниками.

По новым правилам (ч. 1 ст. 312.3 ТК РФ) использовать усиленную электронную подпись нужно только при заключении (внесении изменений и расторжении) в электронном виде:

• трудового договора и допсоглашений к нему,
• договора о материальной ответственности,
• ученического договора на получение образования без отрыва или с отрывом от работы.

Причем работодатель обязан подписывать перечисленные документы усиленной квалифицированной электронной подписью, а работник может использовать как усиленную квалифицированную, так и усиленную неквалифицированную подписи (УНЭП). Это без сомнения значительно упростит (и удешевит) взаимоотношения с «удаленщиками», ведь квалифицированную подпись выдает только удостоверяющий центр, а неквалифицированную может выдать и работодатель.

Для обмена другими документами в электронном виде использовать УКЭП или УНЭП нет необходимости ². Главное, чтобы факт получения электронного документа (работником и работодателем) был зафиксирован. Причем если стороны обмениваются документами по «электронке»,…

Как составить договор на удаленку

В условиях трудового договора прописывают:

1. Порядок и сроки исполнения должностных обязанностей, особенности подачи отчетов о выполнении задач.
2. Обеспечение условий для выполнения, нужным оборудованием, техническими и программными ресурсами, средствами защиты информации.
3. Порядок компенсации сотруднику за использование собственного программно-технического обеспечения, других расходов, связанных с выполнением обязанностей.
4. Условия оплаты труда.
5. Основание для увольнения и порядок расторжения правоотношений.
6. Права и обязанности обеих сторон.
7. Место заключения договора — юридический адрес работодателя.

Обмен документами при дистанционной работе

Особенностью дистанционной работы является возможность использования электронного документооборота при взаимодействии дистанционного работника и нанимателя.

Следует различать электронный документ и документ в электронном виде. Электронный документ — это документ в электронном виде, подписанный ЭЦП (абз. 16 ст. 1, ч. 3 ст. 17 Закона N 113-З, абз. 7 п. 7 Инструкции N 20, ч. 5 Методических рекомендаций N 11).

В отличие от документов в электронном виде, которые, как правило, существуют и на бумажном носителе, и в электронном виде, оригинал электронного документа существует только в электронном виде. Все идентичные экземпляры электронного документа являются оригиналами и имеют одинаковую юридическую силу (ч. 1 ст. 19 Закона N 113-З).

С учетом изложенного при обмене электронными документами должны обязательно использоваться ЭЦП дистанционного работника и нанимателя в порядке, установленном законодательством.

Однако, если стороны используют обмен файлами с текстами документов в электронном виде, то при необходимости ознакомления с документами работника под подпись, необходимо после отправления файлов с текстами документов в электронном виде обязательно в течение двух рабочих дней направить работнику копии документов на бумажном носителе заказным почтовым отправлением с уведомлением о его вручении (ч. 5 ст. 307-1 ТК). Аналогичная норма содержится в ч. 1 ст. 307-2 ТК.

Более короткий срок для направления документов на бумажном носителе предусмотрен ст. 307-5 ТК при прекращении трудового договора с работником, выполняющим дистанционную работу. То есть если ознакомление работника с приказом нанимателя о прекращении трудового договора осуществляется путем обмена электронными документами, то наниматель в день прекращения трудового договора обязан направить работнику, выполняющему дистанционную работу, оформленную надлежащим образом копию приказа на бумажном носителе заказным почтовым отправлением с уведомлением о его вручении.

Кроме того, полагаем, что целесообразно обязать каждую из сторон указанного обмена направлять в форме электронного документа подтверждение получения электронного документа от другой стороны.

Предоставление дистанционному работнику отпусков

Как было отмечено ранее, порядок предоставления дистанционному работнику трудового отпуска, а также иных видов отпусков определяется трудовым договором. При этом указанный порядок должен соответствовать законодательству. Следовательно, информация о планируемом отпуске дистанционного работника также должна найти свое отражение в графике трудовых отпусков (ч. 1 ст. 168, ч. 3 ст. 307-4 ТК).

Как и другим работникам, в зависимости от условий выполнения работы дистанционному работнику могут предоставляться дополнительные отпуска (например, дополнительный отпуск за ненормированный рабочий день, дополнительный поощрительный отпуск и др.). Помимо этого, в трудовом договоре можно предусмотреть порядок предоставления дистанционному работнику отпуска без сохранения заработной платы, отпусков в связи с получением образования.

Дистанционный работник, как и любой другой работник, должен быть уведомлен о времени начала трудового отпуска, запланированного по графику трудовых отпусков, не позднее чем за 15 календарных дней до его начала. Обращаем внимание, что с момента вступления в силу ТК в новой редакции о времени начала трудового отпуска работника можно не уведомлять, если трудовой отпуск предоставляется индивидуально по предварительной договоренности между работником и нанимателем (ст. 169 ТК).

Удаленная, дистанционная и надомная работа: в чем разница?

Надомная работа и дистанционная – это официальные, закрепленные в законодательстве определения. Согласно Трудовому Кодексу, надомная работа выполняется на дому на основании заключенного договора (ст. 310 ТК РФ). Дистанционная работа – это работа вне места нахождения работодателя и без его постоянного контроля (ст. 312.1 ТК РФ).

В ТК РФ отсутствует такое понятие, как удаленная работа, однако по факту оно близко к понятию дистанционной, просто это народное название того же термина. А вот путать надомную и дистанционную работу не стоит. С точки зрения законодателя – это разные понятия.

Рассмотрим отличия дистанционной и надомной работы в таблице:

Дистанционная работа	Надомная работа
Выполняется вне территории работодателя. Взаимодействие осуществляется через интернет (ст. 312.1 ТК РФ).	Выполняется исключительно на дому.
Выполняется только лично работником, третьих лиц привлекать нельзя.	Работу может выполнять как сам работник, так и члены его семьи.
Сотрудник может использовать свою технику и оборудование.	Инструменты и материалы выдает работодатель.
Форму дистанционной работы активно используют для найма ИТ-специалистов и представителей креативных профессий, но не только.	Предполагает в основном ручной, физический труд.
Оформление на работу возможно путем обмена документами (договорами, приказами, локальными актами) в электронном виде (ст. 312.2 ТК).	Трудовой договор должен быть на бумажном носителе и подписываться лично работником.
Сведения в трудовую книжку вносятся по согласованию. Могут не вноситься.	Обязательно внесение записи в трудовую книжку.
При расторжении трудового договора о дистанционной работе не требуется личное присутствие работника.	Обязательно личное присутствие при расторжении договора.

Использование оборудования и иных средств

5.1. Стороны вправе определить порядок и дополнительные условия об обязанности Работника использовать при исполнении им своих обязанностей по трудовому договору о дистанционной работе оборудование, программно-технические средства, средства защиты информации и иные средства, предоставленные или рекомендованные работодателем.

5.2. Порядок и сроки обеспечения Работника необходимыми для исполнения ими своих обязанностей по трудовому договору о дистанционной работе оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации и иными средствами, порядок и сроки представления дистанционными работниками отчетов о выполненной работе, размер, порядок и сроки выплаты компенсации за использование дистанционными работниками принадлежащих им либо арендованных ими оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств, порядок возмещения других связанных с выполнением дистанционной работы расходов определяются дополнительным соглашением к настоящему трудовому договору.

Оплата труда дистанционных работников

Вопрос о выплате заработных плат и налогообложении удаленно работающих граждан является достаточно актуальным. В первом случае все довольно просто: условия и принципы оплаты труда полностью прописываются в трудовом договоре.

Реализация алгоритма оплаты не вызовет проблем, если подписанты при составлении соглашения придерживались норм и правил, предписанных российским законодательством.

Налогообложение удаленных работников будет различаться в зависимости от того, являются ли они резидентами. Резиденты – это те, кто, выполняя свои непосредственные трудовые обязательства, находятся на территории Российской Федерации. В такой ситуации их налогообложение не будет отличаться от налогообложения всех остальных сотрудников компании. Если же гражданин работает за границей, он не может облагаться налогами РФ – к нему будут применены соответствующие нормы той страны, в которой он находится.

Оформление сотрудников

Вне зависимости от того, к какой категории относится работник, работодатель обязан оформить его на работу по всем правилам действующего законодательства.

С дистанционным работником заключается трудовой договор. В нём есть некоторые особенности. При приёме на работу на вакансию, предусматривающую дистанционный труд, соискатель должен предъявить работодателю следующий пакет документов:

• заявление о приёме на работу;
• документ, который подтверждает его личность. В России, таким документом является паспорт;
• СНИЛС. Если его нет, то работодатель должен помочь его оформить. Для этого нужно обратиться в территориальное отделение ПФР;
• ИНН. Если его нет, то в обязанности работодателя входит помощь в оформлении этого документа. Он отсутствует у тех граждан, которые трудоустраиваются впервые и нигде раньше не работали;
• документы об образовании и квалификации. Это могут быть:
  • аттестаты;
  • дипломы;
  • сертификаты;
  • свидетельства;
• военный билет для военнообязанных граждан;
• трудовая книжка, если она есть. Если соискатель ещё нигде не работал, то трудовую книжку оформит работодатель;
• в некоторых случаях дополнительные документы:
  • медицинскую книжку;
  • документы, подтверждающие семейное положение;
  • документы детей, для предоставления вычетов;
  • иные документы, по необходимости.

Если у работника нет возможности лично встретиться с работодателем и передать ему копии этих документов, то он должен предпринять следующие шаги:

• подготовить копии нужных документов;
• заверить их у нотариуса;
• выслать их на адрес работодателя заказным письмом с уведомлением и описью вложенного;
• как только уведомление придёт назад, его не нужно выбрасывать. Оно будет являться доказательством того, что документы были направлены.

В законе не прописаны конкретные специальности, которые должны или могут работать удалённо. При необходимости, работодатель может перевести на дистанционную работу всех своих работников, если это позволяют сделать технические возможности.

В обязанности работодателя входит обмен с работником всеми необходимыми документами. Цель таких действий:

• получение от работника всех нужных сведений для правильного оформления кадровых документов;
• получение от дистанционного соискателя оригиналов и копий всех документов, необходимых для правильного трудоустройства;
• проведение правильных расчётов по больничным листам, отпускам и по другим основаниям;
• правильное оформление трудового договора со всеми обязательными пунктами и оформление дополнительных соглашений, при необходимости;
• обязательное ознакомление работника с трудовым договором и другими обязательными документами по подпись;
• получение работником всех необходимых справок при увольнении и расторжении трудового договора.

Как правило, обмен документами с дистанционным сотрудником не всегда доступен. Поэтому законом предусматривается обмен в электронном формате. Но те документы, которые должны быть обязательно представлены работодателю, должны быть направлены ему заказным почтовым отправлением с описью вложенного.

Относительно тех документов, которые не обязательны к представлению, есть два варианта:

• передача их с помощью электронного почтового ящика с последующим представлением оригиналов, по необходимости;
• в электронном формате, но с обязательным использованием электронной квалифицированной подписи. Когда работодатель их получит, он должен направить своему дистанционному работнику письменное уведомление об их получении, также в электронном формате.

Если сторонам трудового договора удобнее осуществлять общение в электронном формате, то они могут так обмениваться следующей информацией:

• знакомство нового работника с локальными нормативными актами и подпись их электронной квалифицированной подписью;
• подача заявлений на имя работодателя;
• подача письменных объяснений.

Совместительство при удаленном труде

Любой работник имеет право самостоятельно распоряжаться своим свободным временем. Он может устроиться ещё на одну работу и трудиться на этом рабочем месте в качестве совместителя. То есть это та же трудовая деятельность в рамках штатного расписания, но в свободное от основной работы время.

Работник, трудоустроенный для дистанционной работы, может трудиться и по совместительству. Трудовой Закон этого не запрещает.

Довольно удобно работать по совместительству дистанционно. Некоторые совмещают рабочий график на основанной работе и график работы по совместительству.

При заключении трудового договора (это обязательно нужно делать даже с совместителем – удалёнщиком), стоит учитывать некоторые особенности.

Согласно главе 44 ТК РФ, в договоре должны быть отражены такие нюансы, как:

• режим рабочего времени – половина нормального рабочего дня;
• норма труда за день – ровно половина от того объёма, который выполняет сотрудник, но при полном рабочем дне;
• отпуск предоставляется одновременно с отпуском по основному месту работы;
• в отношении такого работника не действуют гарантии, которые государство и работодатель обеспечивают лицам:
  • работающим в районах Крайнего Севера либо в местностях, имеющих аналогичный статус;
  • совмещающим трудовую деятельность и учёбу;
• трудовой договор может быть расторгнут по инициативе работодателя за 2 недели до предполагаемой даты увольнения.

Срок дистанционного трудового договора

Если трудовой договор заключается только на дистанционную работу, то он следует общим правилам о сроке:

• по умолчанию предполагается бессрочным,
• срочный заключается только в предусмотренных ст. 59 ТК РФ случаях.

С кем и на какой срок можно заключить срочный трудовой договор? Подробнее
Если трудовой договор предполагает возможность перевода с дистанционной работы в офис, то его можно заключить (ч. 3 ст. 312.1):

• на ограниченный срок дистанционной работы (до 6 месяцев, после чего работник выходит в офис),
• на удаленную работу на постоянной основе,
• на чередование офисных и удаленных периодов работы.

Особенности заполнения трудового договора

Все требования относительно заключения трудового договора на удаленную работу описаны в статьях главы 49.1 ТК РФ. Поскольку данный вариант занятости остается относительно новым, при оформлении часто возникают затруднения и неясности. При составлении договора с удаленным работником, образец помогает правильно сформулировать положения и включить все необходимые для такого варианта занятости пункты.

Особенности заключения трудового договора с дистанционным работником и образец документа

Развитие технологий привело к тому, что сейчас необязательно находиться на территории работодателя, чтобы выполнить свою работу. Это можно сделать удаленно.

Работа в дистанционном режиме отличается от традиционного способа выполнения возложенных обязанностей под постоянным контролем руководителей в офисе. Заключение трудового договора – официального документа, регулирующего рабочие взаимоотношения между работодателем и непосредственным исполнителем, также имеет характерные черты.

Как ведется документооборот при такой форме отношений? В статье разберем особенности заключения трудового договора с дистанционным работником.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — просто позвоните, это быстро и бесплатно !

Документы для приема на работу

Сотрудник обязан предоставить своему работодателю все необходимые сведения для заключения трудового соглашения. Паспортные данные, страховое свидетельство — все эти сведения допустимо направить в адрес нанимателя в виде электронных документов.

Стоит отметить, что работодатель вправе запросить документальное подтверждение. В таком случае придется подготовить копии документов, заверить их нотариально и отправить заказным письмом.

Оригинал трудовой также отправьте почтовым отправлением. Однако стороны могут договориться, что записи в трудовую вноситься не будут. В таком случае подтверждением страхового стажа будет подписанный образец дистанционного трудового договора

Отметим, что если дистанционная работа для наемного специалиста является первым официальным трудоустройством, то обязанность по оформлению страхового свидетельства (СНИЛС) ложится на самого работника.

Не забудьте оговорить следующие важные условия рабочих взаимоотношений:

1. Срок действия соглашения. Если указать конкретный срок, то это будет срочный трудовой договор. Не указывая сроки действия, заключается бессрочное соглашение.
2. Время труда и отдыха. Однако это условие можно опустить. В таком случае работник определяет самостоятельно, когда ему трудиться, а когда отдыхать.
3. Право на отпуск. Закрепите в соглашении особенности предоставления, продолжительности и оплаты очередного трудового отпуска.
4. Основания расторжения контракта. Перечислите все значимые обстоятельства, при которых действующее соглашение может быть расторгнуто.

Особенности оформления документов

Прием сотрудника для работы дистанционно не освобождает нанимателя от обмена документами с целью:

• отправки персональных данных работника;
• предоставления работником оригиналов документов для устройства на работу и расчетов по оплате труда (например, сравнение подписи сотрудника в паспорте и в образце трудового договора);
• ознакомления сотрудника с документами компании.

Дата приема, испытательный срок оформляются как в обычном образце трудового договора. Дистанционный работник в графе место работы указывает свой адрес.

Сотрудник должен направлять письмом с уведомлением посредством Почты России все документы, требующие предоставления в оригинальном виде. Возможны следующие варианты обмена:

• через электронную почту;
• с использованием документов, подписанных электронной подписью.

Похожие записи:

• Как правильно разговаривать с управляющей компанией. Памятка
• Расчет транспортного налога за 2022 в 1С (28.02.2023)
• Сколько длится обучение в автошколе на права категории B?