Учет товаров в розничной торговле
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Учет товаров в розничной торговле». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Ответственное лицо сравнивает количество реально поступившего товара и число единиц каждого наименования по документам. В большинстве случаев этот этап не вызывает затруднений: на приход ставят то количество товара, которое отражено в документах, после того, как их подписал ответственный сотрудник.
Зачем рассчитывают товарооборот
Показатель дает массу полезной информации о состоянии бизнеса. Вот что можно узнать, если его проанализировать:
- динамику развития магазина. Сравнивая показатели товарооборота за различные периоды времени мы видим, растет бизнес или наоборот, переживает падение;
- зависимость между выручкой и проведением различных маркетинговых и рекламных мероприятий;
- влияние на бизнес таких факторов, как сезонность, события на мировых рынках, колебания курса валют и так далее;
- влияние ассортимента на выручку магазина и выявление позиций, формирующих основной товарооборот;
- соответствие ожидаемых темпов развития реальным;
- зная товарооборот, можно составить план продаж. А самое главное — относительно точно спрогнозировать динамику развития магазина.
На данном этапе принимающий осматривает целостность упаковки, товарный вид, проверяет качественные характеристики товара. Здесь нет универсальных рецептов или какой-то подходящей для всех автоматизации. В случае работы с продовольственной группой, нужно также изучать сроки хранения товаров. При приеме технических изделий — проводить выборочную проверку партии на работоспособность и т.д.
Особенно важно помнить о подобных проверках при приемке весового товара. Например, ткань в магазины или на производство приходит рулонами и принимается общим весом. Но если в рулоне окажутся, например, технологические дыры, т.е. в партию для продажи случайно попал образец, который был выбран для производственного тестирования, этот рулон будет браком. А потому необходимо разработать правила проверки качества с учетом всех особенностей товара.
Результаты проверки качества также отображаются в приходном документе. Товар приходуется как есть: с учетом выявленного брака, недочетов и т.д.
При необходимости производится комплектация или разукомплектация, т.е. поставщик может поставить товар общим количеством, а в приходном документе будут учтены цвета, узоры, фасоны и т.д. Эти данные сотрудники компании также контролируют при проверке качества, так как помимо качества как объективного показателя, одновременно подсчитываются разновидности товара с учетом нужных для последующей продажи параметров.
Важно учитывать и внутренние правила, и характеристики товаров, которые необходимо указать в документе прихода. У поставщика могут быть указаны, например, «ботинки белые», так как он торгует только одним брендом обуви. На приход в магазине необходимо поставить «ботинки белые» и указать бренд.
Склад: оптовый или розничный
Склады для хранения товаров бывают двух типов – оптовые и розничные. Если склад оптовый, себестоимость товаров считается по приходной цене. В рознице используют розничную цену продажи.
Откуда взялась эта разница?
В розничной точке применяется минимум инструментов учета. Здесь весь товар продается по одной цене, руководство не изучает прибыльность продажи разным категориям клиентов и допустимые скидки, т.к. сумма наценки стабильна и прекрасно известна. А потому учет, в том числе, в денежном эквиваленте, также ведется по упрощенной схеме, т.е. по розничным ценам.
В случае оптовой торговли наценка различным покупателям может заметно отличаться, появляются ситуационные скидки, например, связанные с общей суммой покупки и т.д. Здесь важно анализировать различные параметры продаж. Соответственно, складской учет ведется по цене поставщика, а продавцы могут работать с разными вариантами наценки.
Причины снижения товарооборота и способы решения проблемы
Как повысить товарооборот в розничном магазине в зависимости от причины его снижения? Наглядно представляем информацию в виде таблицы.
| Причины | Суть проблемы | Способы увеличения товарооборота в магазине |
|---|---|---|
| Товар переложили в другое место | Товар долгое время лежал в одном и том же месте. Но потом продавцы его переложили на другую полку. Покупатель, привыкший находить продукцию на этом месте, остается ни с чем или идет покупать товар в другой магазин | Проверьте, все ли товары лежат на своих местах. Если какой-то переложили с одной полки на другую, посмотрите, что теперь лежит на его месте. Если новая продукция приносит больше денег и ее оборачиваемость выше, ничего менять не нужно. Если там лежит аналогичный товар или более дешевый, плохо покупаемый, верните как было |
| Сезонный фактор | Некоторые виды товары привязаны к сезону. Например, пиво и мороженое пользуются повышенным спросом летом. Санки и лыжи продаются в основном в период с осени и до конца зимы | Проверьте свой ассортимент товаров, чтобы определить, если ли в нем тот, который зависит от сезонности. Скорректируйте закупки продукции таким образом, чтобы на витринах было больше той, которая лучше продается в соответствующем сезоне |
| Непродуктивная работа сотрудников | Продавцы плохо работают. Не знают ассортимент, не побуждают клиента к покупке, откровенно хамят, или наоборот, активно «навязывают» товар. Много вероятности потерять покупателя: он уйдет в другой магазин. | Понаблюдайте, как ваши сотрудники общаются с клиентами и в целом работают |
| Товар не пользуется спросом | Например, вы продаете очки Гуччи или фирменные кроссовки Адидас в небольшом провинциальном городке, где платежеспособность населения невелика | Подбирайте товары, которые наиболее востребованы в вашем населенном пункте |
Что такое товарооборот
Товарооборот – это объем продаж товаров в магазине, торговой или коммерческой компании за отчетный период времени, выраженный в денежном или натуральном измерении. Этим же термином называют процесс обращения готовой продукции, реализуемого сырья и материалов. В структуру валового товарооборота входят все товарные категории, продовольственная и непродовольственная продукция всех видов, сортов и размеров, реализуемая конкретной компанией.
Фиксация объема товаров необходима для бухгалтерского и налогового учета, планирования продаж, принятия важных управленческих решений, разработки инвестиционных проектов.
Для эффективного анализа валовой (общий) товарооборот разбивается на розничный и оптовый товарооборот (если компания реализует продукцию оптом и в розницу). Отдельный анализ розницы и опта необходим для оценки рентабельности различных каналов сбыта, реализации товаров через розничную сеть, дилеров и оптовиков.
Анализ показателей товарооборота
Для чего нужно анализировать показатели товарооборота:
- оценка результативности работы торговой точки. Проводится качественный и количественный анализ объема продаж, ассортиментной структуры, рентабельности каждой точки продаж. Прибыль рассчитывается путем вычитания всех издержек из валовой выручки от реализации. В затраты входят: себестоимость продукции или стоимость закупки готовых товаров, заработная плата управленцев, продавцов и обслуживающего персонала, аренда торговой точки, коммунальные платежи, расходы на рекламу и пр. Чистую прибыль получают после вычета всех налогов с прибыли. Оценка рентабельности магазина необходима для грамотного подбора ассортимента, ценовой политики, разработки и проведения маркетинговых мероприятий;
- оценка выполнения запланированных объемов реализации. При выявлении резкого снижения спроса и выручки необходимо разбираться, что именно стало причиной низких продаж и устранять причину за минимальные сроки;
- формирование оптимального размера товарных запасов, с учетом скорости обращения товарной продукции, сезонных колебаний, времени доставки. Производственные компании с учетом данных анализа товарооборота планируют количество и виды товаров, которые нужно изготавливать. Анализируя скорость обращения товаров за отчетный период, менеджеры по закупкам определяют оптимальный объем складских запасов по разным товарным категориям. Учет показателей товарооборачиваемости дает возможность обеспечить постоянное наличие необходимых товаров и не перегружать склад невостребованными позициями. Этот анализ особенно важен для скоропортящихся товаров, продукции, требующей специальных условий транспортировки и хранения.
Виды и проводки учета реализации товаров в розничной торговле
Особенности работы организаций, которые ведут свою деятельность на ЕНВД или патенте представлены в статьях за номерами 346.27, 346.43 НК РФ. В основном ограничения касаются подакцизной продукции.
Ведение классического бухгалтерского учета помогает хозяйственникам управлять всеми процессами в этой сфере.
Его следует вести по следующим принципам:
- мониторить непрерывность по времени;
- учитывать абсолютно все действия и операции;
- следовать правилам и требования законов;
- держаться единой методики;
- проводить частые инвентаризации;
- распределять материальную ответственность среди сотрудников.
Добиться правильной работы помогут помощники для предпринимателей – установка компьютерных программ для автоматизации всех процессов от российского разработчика ПО «Клеверенс».
КОНТРОЛЬ ЗА УСЛОВИЯМИ РАБОТЫ С ПОСТАВЩИКАМИ
Закупочная политика, как правило, определяется исходя из целого ряда требований к фирме-поставщику. При единой закупочной политике снижаются издержки, сокращается аппарат управления. Правильный выбор поставщика напрямую связан с формированием оптимального ассортимента торгового предприятия.
В работе с поставщиками могут возникнуть следующие сложности:
- несвоевременное извещение об изменении входных цен;
- прекращение поставок отдельного согласованного ассортимента;
- снижение качества товаров при долговременных обязательствах.
Уровень закупочных цен даже у одного поставщика формируется в зависимости от разных факторов: объема поставки, условий оплаты. Первоначальную цену по прайсу, как правило, удается уменьшить при проведении грамотных переговоров с поставщиком, руководителем отдела закупок или самим руководителем торгового предприятия.
Зачастую руководитель отдела доверяет принятие решения по вводу нового поставщика категорийному менеджеру (менеджеру отдела закупки). Рекомендую таким руководителям в корне поменять подобный подход к работе с поставщиками в связи с тем, что от выбора поставщика зависит коммерческая успешность розничного бизнеса, и доверять полностью этот процесс менеджеру не стоит.
Для «прозрачности» работы с ассортиментом нужно закрепить все правила работы с ним в положении об ассортиментной политике предприятия.
В данном документе должен быть регламентирован порядок ввода и вывода товара из ассортиментной матрицы с обязательной процедурой коллегиального решения ассортиментного комитета.
Особо следует обратить внимание на критерии выбора поставщиков:
- процедура выбора поставщиков;
- широта и глубина ассортимента, превосходящая их конкурентов;
- условия закупки товара: отсрочка платежей, условия возврата и обмена товара;
- наличие штрихового кодирования товара;
- качество поставляемого товара;
- оптимальное соотношение цены и качества товара;
- стабильность поставок;
- скорость реагирования на заказ;
- наличие бюджета на проведение рекламных акций, дегустаций.
Заключение договоров с поставщиками — это один из важных этапов формирования ассортиментной политики торгового предприятия и его экономической эффективности. Поэтому данный процесс должен находиться под контролем руководителя торгового предприятия.
Первичный сбор информации о поставщиках и товарах должен подготовить менеджер товарной категории. По его рекомендации руководитель коммерческого отдела проводит переговоры, выставляя выгодные для компании условия, согласовывает с поставщиком спецификацию поставщика (протокол цен на согласованный ассортимент). Окончательное решение и подписание договора осуществляет руководитель торгового предприятия.
Для осуществления контроля работы менеджеров отдела закупки со стороны руководителя, и прежде всего для того, чтобы они этот контроль «чувствовали спинным мозгом», я применяла в своей практике (и рекомендую сейчас использовать заказчикам на консалтинговых проектах) электронный журнал регистрации поставщиков и условий работы с ними.
В этих целях необходимо обязать категорийных менеджеров (менеджеров закупки) всю информацию об условиях работы с поставщиком и контакты менеджеров-поставщиков заносить в журнал, который должен быть в общесетевом доступе для определенного круга руководителей и сотрудников компании. Это позволяет в любой момент оперативно созвониться с менеджером поставщика, решить или выяснить интересующие вопросы по поставкам товара, документам и т. д. Наличие журнала регистрации поставщиков в общесетевом доступе играет важную роль в осуществлении контроля за взаимоотношениями между менеджерами розничной компании и менеджером компании-поставщика. Кроме того, при возможной смене менеджера отдела закупки информация о контактных лицах поставщика не уйдет вместе с ним, как это зачастую бывает.
При появлении нового категорийного менеджера сократится время на его знакомство с методами работы с поставщиками по своему направлению.
Если вы предприниматель и у вас один или два магазина, то, конечно же, не обязательно создавать положение об ассортиментной политике и прописывать в нем все бизнес-процессы по управлению ассортиментом, но обязательно нужно добиваться от поставщиков лучших условий по поставке товара. Не нужно стесняться периодически просить поставщиков о скидках, об увеличении отсрочек платежей. Для поставщиков важно сохранить и расширить рынок сбыта своего товара, и они практически всегда идут навстречу требовательным предпринимателям.
Учитывая падение платежеспособности покупателей в условиях кризиса, постарайтесь «заморозить» закупочные цены на товар. Для этого нужно в письменном виде сообщить поставщикам, что ваша фирма не может себе позволить закупать у них товар по новым ценам и готова к продолжению сотрудничества только по ранее оговоренным ценам. Практика показывает, что поставщики соглашаются на условия ретейлеров.
Только эти условия должен выдвигать сам руководитель розничного предприятия. Необходимо помнить, что в настоящее время розничная торговля обеспечена большим предложением товара со стороны оптовых поставщиков и производителей, даже одному магазину можно диктовать поставщикам свои условия работы.
Целесообразнее всего для работы с поставщиками составить свой вариант договора поставки, в котором вы сможете учесть, кроме коммерческих интересов, требования, предъявляемые вашим главным бухгалтером к оформлению товаросопроводительных документов. На семинарах и консалтинговых проектах руководители коммерческого отдела, директора магазинов мне часто говорят о том, что в их городе выбора поставщиков нет. Поэтому приходится соглашаться на условия имеющихся поставщиков. Не могу с этим согласиться, так как имею практический опыт привлечения новых поставщиков для самостоятельного супермаркета, работающего в Южно-Сахалинске.
Существенную помощь в проведении анализа товародвижения, формировании заказов для поставщиков можно получить с помощью выбранного программного обеспечения для своего предприятия. При этом необходимо обратить внимание на возможности программы формировать аналитические отчеты по товарным запасам, устанавливать минимальные нормативы по ним как в целом по компании, так и в рамках формирования ассортиментных перечней для форматов (группы) магазинов.
Автоматизированная система управления запасами должна решать следующие проблемы:
- производить оптимальный расчет норм для всего ассортимента товаров;
- производить автоматическую выдачу готовых заказов для всех поставщиков.
Для вычисления коэффициента оборачиваемости в программных продуктах существует специальный отчет «Анализ оборачиваемости товаров».
Из него можно получить следующие данные:
- средневзвешенный остаток за период;
- товарооборот (расход товара) за период;
- коэффициент оборачиваемости;
- средний срок хранения товара в днях.
Нормативы минимальных запасов используются для контроля уровня запасов и являются основой для формирования автозаказов. При использовании автозаказов менеджер закупки будет тратить время только на корректировку готовых заказов, что существенно сократит время на формирование заказа поставщику. Им уже не нужно будет просматривать остатки по всем позициям и предугадывать реализацию по каждому наименованию товара при ручном управлении запасами.
Life Time Value (LTV) — пожизненная ценность клиента.
Показатель помогает спрогнозировать будущий доход от увеличения числа постоянных клиентов и понять, насколько эффективна стратегия удержания клиентов в бизнесе.
Считают так: ARPU нужно умножить на время активного использования клиентом вашего бизнеса. Например, средний доход от каждого клиента в студии танцев за месяц — 5 000 руб. Выводы делают по аналитике за год, клиент обычно занимается около полугода, то есть LTV — 30 000 руб.
Есть еще один способ посчитать LTV, который больше подходит товарному бизнесу, — средний чек умножить на частоту повторных сделок, а затем умножить на срок вашего активного взаимодействия с клиентом. Например, средний чек — 500 руб., покупает человек обычно дважды в месяц, активно пользуется вашим бизнесом полгода. Итого: 500 × 2 × 6 = 6 000 руб.
LTV хорошо работает для бизнесов, финансовая модель которых построена на длительном общении с клиентами. Например, вы развиваете студию танцев. Посчитав маркетинговые показатели, вы выяснили, что стоимость привлечения клиента для вас — 10 000 руб. Учитывая, что абонемент на месяц стоит 5 000 руб., бизнес кажется убыточным, но это не так.
Вы посчитали, что LTV у компании выходит 30 000 руб. — если клиент доволен первым месяцем, он платит в среднем еще 5 раз, но на эти сделки вы уже не тратите деньги. Получается, бизнес становится прибыльным, если какое-то количество клиентов будет платить по полгода.
Важная задача для бизнеса — поддерживать лояльность постоянных покупателей. Мы для этого используем бонусные программы.
Перед её запуском посчитайте, не будет ли в итоге LTV меньше затрат на удержание покупателя. Ведь расходы на каждого клиента не должны превышать доходы от него.
Борис Сысоев
основатель HR-стартапа TestWork.io
Советы и рекомендации от экспертов
От небольшой недостачи никто не гарантирован, и возникает необходимость списать товар. Для этого можно указать причину списания как затраты на организацию торговли или рекламу (оформление витрины, презентация продукции) или как товары, пришедшие в негодность.
Вопрос: Как лучше организовать учет товаров и контроль над продавцами, работающими посменно?
Ответ: После окончания смены обязательно должна происходить пересдача с фиксацией в журнале. Положение о материальной ответственности также следует предусмотреть в трудовом договоре.
Вопрос: Как вести учет товара в магазине с помощью специализированных программ? Стоит ли их использовать при небольших объемах продаж?
Ответ: Предлагается множество программ, призванных облегчить и упорядочить ведение учета. Опыт показывает, что даже в небольшом магазинчике они эффективны и довольно быстро окупаются.
Вопрос: На каких этапах движения товара должен вестись учет?
Ответ: Ведение учета начинается от момента поступления товара. Сначала регистрируют его приход, затем продажу или списание. По итогам дня или недели проверяют остатки.
Согласно исследованию, которое было проведено международной группой «Мастеркард» в различных странах, около 62 процентов посетителей торговых точек покидают ее без покупки, в связи с тем, что консультант или продавец не находился на своем рабочем месте. Также около 60 процентов покидают магазин без приобретения, потому что не получили ответы на свои вопросы от продавца.
В связи с этим, представители организации выяснили, что очень большое количество потребителей, уже приготовив деньги, уходят без приобретения просто по причине некомпетентности продавцов. Такая ситуация складывается в большинстве стран, даже в наиболее развитых, где шоппинг достаточно сильно популярен и соблюдается правило «клиент всегда прав».
Обратите внимание! 5 шагов продаж являются распространенной последовательностью, которая направлена на повышение качества розничной торговли, относится к общей теории продаж.
Распространено пять пунктов, однако есть теории, состоящие из семи стадий, к которым может добавляться еще восьмой этап.
При жесткой конкуренции, когда один товар можно приобрести в абсолютно разных местах, при этом будет одинаковая цена, на первое место выходит конкретно профессионализм продавца.
Выявление запроса и потребностей клиента
Распространено мнение: чтобы убедить покупателя совершить покупку, нужно как можно больше и красочнее говорить. Средний продавец думает, что если он расскажет о товаре достаточно много, то покупатель просто не сможет не купить его. На самом деле нередко происходит так, что хорошие продавцы получаются, скорее, из тех, кто умеет слушать, чем из тех, кто горазд много говорить. Вообще мнение продавца, а тем более, если оно негативное, очень редко интересует покупателя, даже если он и спрашивает продавца о чем-либо. Первоочередная задача продавца на данном этапе – понять, что нужно покупателю, что ему важно, и лишь после этого предлагать конкретный товар.
Для этого продавец может использовать две группы приемов: так называемое «активное слушание» и различные вопросы. Необходимо уметь слушать покупателя, причем слушать активно, проявляя искренний интерес. Поддержка покупателя кивками головы, короткими репликами, улыбкой – все эти действия побуждают покупателя рассказывать продавцу о том, что его интересует. Слушая покупателя, следует слегка кивать ему в такт каждой его новой мысли. А, например, чтобы показать покупателю, что продавец слышит и понимает его, можно использовать перефразирование, когда продавец повторяет мысль покупателя своими словами:
Покупатель: Покупая костюм, я хочу быть уверенным, что смогу носить его долго и без проблем.
Продавец: То есть, для Вас в первую очередь важно качество костюма?
Покупатель: Да.
Результат данного этапа – вы понимаете, что хочет покупатель, и знаете, что ему предложить.
Стадии планирования товарооборота
Это один из главных индикаторов результативности функционирования предприятия. Чтобы оценить его, следует учесть все доходы, расходы и прибыль. Его можно вести как комплексное исследование или изучать по отдельным категориям.
В результате можно будет получить развитие, снижение или стагнацию изучаемых показателей в сравнении с предыдущим периодом. В рамках оценки стоит рассмотреть несколько значений.
Так называют основные индикаторы, которые покажут настоящую эффективность деятельности компании. С его помощью можно определить качество конкретного сотрудника, персонала целого отдела или всей организации. Он же позволяет понять, насколько результативна работа.
Есть разные типы:
- результаты;
- затраты;
- производительность;
- функционал.
Можно ориентироваться на самые разные параметры – средний чек, жалобы, количество продаж, конверсия, трафик и другие.
Так как продаваемые модели можно изучать по-разному, то на предприятии обычно сразу несколько KPI. Это изучение функционирования отдельных подразделений. Но советуем не рассматривать более 10 видов одновременно, чтобы исследование не оказалось перегруженным.
Еще один популярный метод исследования, который помогает лучше познать внутреннюю организацию предприятия. Расшифровывается просто:
- S – сильные стороны, которые проявляет компания;
- W – слабые, которые следует исправлять и искать пути их решения;
- O – возможности развития и увеличения производственных мощностей;
- T – угрозы, которые необходимо учитывать и снимать, если это реально.
Если его проводить честно и подробно, то он поможет посмотреть на фирму со всех сторон, оценить, в чем она хороша или где требуется исправить. Мало просто составить, необходимо правильно анализировать полученную информацию. Это помогает справляться с трудностями и оставаться всегда конкурентоспособными.
Воронка продаж — это маркетинговая модель, изначально основанная на схеме потребительского поведения AIDA. Ее разработчик, Уильям Таунсенд, утверждал, что любую продажу можно уложить в алгоритм:
- Сначала человек обращает внимание на продукт — например, видит его рекламу на билборде.
- Затем у него появляется интерес — например, он думает, как будет пользоваться товаром.
- Возникает желание его приобрести.
- И в конце он каким-то действием выражает свой интерес — например, звонит в магазин.
Если сначала воронка использовалась только в маркетинге, то сейчас термин трансформировался и перенесся в том числе и на отдел продаж.
Чтобы разработать воронку продаж, составьте условную дорожную карту, по которой проходит ваш покупатель до сделки. Упрощенный алгоритм можно сделать в Excel, но так как обычно рекламных каналов и возможных этапов много, лучше использовать инструменты визуального конструирования. Например, любой сервис MindMap.